Des pénalités peuvent s'appliquer si vous négligez les détails de l'autorisation de travail I-9
L'autorisation de travail du formulaire I-9 a d'abord été requise en vertu de la loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA). Il vérifie l'admissibilité d'un employé à travailler légalement aux États-Unis et les employeurs sont tenus de vérifier cette admissibilité pour chaque employé qu'ils embauchent.
Exigences légales
Les employeurs qui ne parviennent pas à obtenir la documentation appropriée auprès des nouveaux employés peuvent se voir imposer une amende. Les pénalités vont de 110 $ à 1 100 $ par violation - chaque formulaire de vérification d'emploi de l'I-9 qu'ils ne remplissent pas et ne maintient pas. Les pénalités s'élèvent à 375 $ et jusqu'à 16 000 $ pour continuer d'employer sciemment des personnes qui ne soumettent pas de formulaires I-9 avec la vérification appropriée.
Dans le cadre du processus de vérification de l'admissibilité à l'emploi, les employés doivent fournir la preuve qu'ils sont des citoyens américains ou des citoyens américains, des résidents permanents légaux ou des personnes autrement autorisées. être employé aux États-Unis.
Chaque nouvel employé doit montrer à son employeur des documents établissant à la fois une preuve de son identité et une preuve de son admissibilité à travailler aux États-Unis dans les trois jours suivant son embauche.
Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, indépendamment de son origine nationale ou si l'employé est un citoyen américain. Un employeur a enfreint la loi fédérale sur l'immigration s'il ne vérifie pas l'identité et l'autorisation d'emploi d'un nouvel employé avec un formulaire I-9.
Les listes de documents de vérification acceptables sont très spécifiques.
Liste A - Documents établissant à la fois l'identité et l'admissibilité à l'emploi
Ces documents établissent l'identité et l'admissibilité à travailler aux États-Unis et sont considérés comme une preuve acceptable des deux.
- Passeport américain (non expiré ou expiré)
- Certificat de citoyenneté américaine ( formulaires N-560 ou N-561 )
- Certificat de naturalisation ( formulaires N-550 ou N-570 )
- Passeport étranger non expiré avec un formulaire I-94 ci- joint indiquant une autorisation d'emploi non expirée
- Carte de résident permanent ou carte de reçu d'inscription d'étranger avec photographie ( formulaire I-551 )
- Carte de résident temporaire non expirée ( formulaire I-688 )
- Carte d'autorisation d'emploi sans autorisation ( formulaire I-688A )
- Permis de rentrée non expulsé ( formulaire I-327 )
- Document de voyage pour réfugié non expiré ( formulaire 1-571 )
- Document d'autorisation d'emploi sans autorisation délivré par le Department of Homeland Security (DHS) et contenant une photographie ( formulaire I-688B )
Liste B-Documents qui établissent l'identité
En l'absence de l'un des documents ci-dessus, un employé devrait présenter deux autres, l'un pour la preuve d'identité et l'autre pour preuve d'admissibilité à l'emploi. Les documents suivants peuvent établir l'identité d'un employé:
- Un permis de conduire ou une carte d'identité délivrée par un État ou une possession des États-Unis, à condition qu'il contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
- Carte d'identité délivrée par des agences ou entités fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contienne une photo ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
- Carte d'identité de l'école avec une photo
- Carte d'inscription de l'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier provisoire
- Carte d'identité des personnes à charge militaire
- Carte de la marine marchande de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Liste spéciale pour les personnes mineures
Les employés qui ont moins de 18 ans et qui sont donc dans l'impossibilité de présenter l'un des documents ci-dessus peuvent fournir des documents appropriés à leur âge, y compris:
- Fiche scolaire ou bulletin scolaire
- Clinique, médecin ou dossier hospitalier
- Dossier de garderie ou de garderie
Liste C-Documents qui établissent l'admissibilité à l'emploi
L'un de ces documents doit être présenté en plus d'un document de la liste B.
- Carte de sécurité sociale américaine délivrée par l'Administration de la sécurité sociale, autre qu'une carte indiquant qu'elle n'est pas valable pour l'emploi
- Attestation de naissance à l'étranger délivrée par le Département d'État ( Formulaire FS-545 ou Formulaire DS-1350 )
- Copie originale ou certifiée conforme d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou une possession des États-Unis portant un sceau officiel
- Document tribal amérindien.
- Carte d'identité de citoyen américain ( formulaire I-197 )
- Carte d'identité pour l'utilisation d'un citoyen résident aux États-Unis ( formulaire I-179 )
- Document d'autorisation de travail non délivré délivré par le DHS autre que ceux énumérés dans la liste A
Formulaire supplémentaire I-9 Responsabilités de l'employeur
Assurez-vous que les formulaires I-9 sont remplis correctement et que vous et votre employé suivez exactement les instructions.
Vous devez conserver le formulaire I-9 de chaque employé dans un dossier pendant au moins trois ans ou pendant un an après la fin de l'emploi, selon la période la plus longue.
Conservez et faites des copies des documents originaux fournis par vos employés. Ce n'est pas obligatoire mais c'est conseillé. Conservez uniquement le nombre minimum de documents requis et conservez les formulaires et les photocopies de documents séparément des fichiers de vos employés.
Si des modifications sont apportées au document de fichier I-9, modifiez-les sur le formulaire d'origine et initialisez et datez les modifications. Ne remplissez pas un nouveau formulaire.
Revérifiez les autorisations de travail expirées et ne permettez pas aux employés de travailler si leur documentation a expiré.
Assurez-vous de répondre selon les instructions de temps et les directives si vous recevez une lettre de non-correspondance d'administration de sécurité sociale qui indique qu'un certain nombre de vos employés ont des numéros de sécurité sociale invérifiables.
Procurez-vous l'information actuelle sur le formulaire I-9 auprès des services américains de la citoyenneté et de l'immigration (USCIS). Des informations supplémentaires sont disponibles auprès de la Société pour la gestion des ressources humaines.
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