Fournir les meilleurs avantages pour les employés pendant la période d'inscription ouverte
Un grand merci à Erich Sternberg de AlwaysCare Benefits pour avoir participé à une interview par e-mail sur l'inscription ouverte.
Susan Heathfield - Question: Qu'est-ce que l'inscription ouverte aux prestations?
Erich Sternberg - Réponse: L'inscription ouverte est une période de temps réservée par un employeur pour éduquer les employés sur les avantages collectifs qui leur sont offerts. L'objectif de l'inscription ouverte est de s'assurer que tous les employés reçoivent un aperçu complet des offres de prestations pour leur permettre de prendre des décisions éclairées sur ce qui est le meilleur pour eux-mêmes et leurs familles.
Cela est particulièrement vrai lorsque l'employeur offre des avantages volontaires dans lesquels l'employé est responsable de payer le coût total de la prestation.
Question: Que peuvent faire les employés pendant les périodes d'inscription ouvertes?
Réponse: Une période d'inscription ouverte permet aux employés d'apporter des modifications à leurs avantages. Ils peuvent ajouter une couverture, mettre fin à leur couverture ou apporter une modification à une politique existante. L'inscription ouverte est aussi un temps pour les employeurs d'éduquer leurs employés sur les changements qu'ils ont pu apporter à leurs avantages sociaux.
Question: Que font les employés durant l'inscription ouverte?
Réponse: L'inscription ouverte est le temps pour l'employé d'assister aux réunions d'information sur l'inscription, de parler avec les fournisseurs d'avantages sociaux et le personnel des ressources humaines, et de faire ses choix de prestations.
Pour s'assurer qu'ils font les meilleurs choix pour leur famille et leur situation personnelle, lors d'une inscription ouverte, Sternberg recommande aux employés de:
- Faire leurs devoirs. Réviser attentivement les documents d'inscription ouverts sur les avantages sociaux, même si le fournisseur de prestations reste le même. Les avantages peuvent changer chaque année, de sorte que les employés devraient examiner les documents écrits et les sites Web et écrire des questions pour demander aux représentants des avantages sociaux.
- Passez en revue les dépenses de santé passées de leur famille. Personne ne peut identifier mieux que l'employé quels plans d'assurance répondront le mieux aux besoins médicaux de sa famille. Cet examen permettra à l'employé d'évaluer, pour sa situation familiale, la valeur des régimes offerts, en fonction du coût des primes, de la quote-part requise et des dépenses annuelles prévues.
- Parlez à leurs fournisseurs de soins de santé. Chaque fournisseur d'avantages sociaux aura un réseau différent de fournisseurs de soins de santé. Bien que le médecin ou le dentiste d'un employé puisse appartenir à plusieurs réseaux, il est important que les employés vérifient, à l'avance, que leurs fournisseurs de soins de santé participent au réseau du régime qu'ils envisagent d'élire.
- Envisagez d'acheter une assurance invalidité ou plus d'assurance-invalidité, si l'employeur offre une couverture. Selon le National Safety Council, toutes les deux secondes, une blessure invalidante se produit qui entraîne l'incapacité d'un employé à gagner sa vie. La plupart des employés n'ont jamais pensé à cette possibilité. Les employés doivent additionner leur coût de la vie mensuel et comparer le total à leur couverture d'assurance invalidité actuelle. Les employés voudront s'assurer que l'assurance paiera toutes leurs factures en cas d'accident.
- Examiner l'adéquation de leur couverture d'assurance-vie. Selon LIMRA International, plus de 68 millions d'Américains n'ont pas d'assurance-vie. Les employés doivent envisager une police d'assurance-vie lors de l'inscription ouverte si leur employeur n'offre pas une politique. S'ils ont une police personnelle ou fournie par l'employeur, ils doivent vérifier leurs montants de couverture et les bénéficiaires qu'ils ont énumérés pour s'assurer que leurs familles sont financièrement protégées en cas de décès.
Question: Quels sont les avantages couverts par les périodes d'inscription ouvertes?
Réponse: L'employeur travaille avec son agent pendant l'inscription ouverte pour déterminer les avantages offerts et la contribution que l'employeur fournira. Si l'employeur ne peut pas offrir aux employés un régime d'avantages sociaux standard, ils peuvent offrir des avantages volontaires. Les avantages volontaires permettent aux employeurs d'offrir à leurs employés les avantages qu'ils désirent et dont ils ont besoin à un prix plus abordable, payé par l'employé.
Question: Quand l'inscription est-elle ouverte?
Réponse: Une période d'inscription ouverte est habituellement tenue annuellement et se déroule habituellement entre 30 et 60 jours avant le renouvellement des prestations ou la date d'entrée en vigueur de la couverture.
Question: Comment un employeur fait-il réussir l'inscription ouverte pour les employés?
Réponse: Pour s'assurer que la période d'inscription ouverte est aussi réussie que possible, il faut une communication efficace. Les méthodes de communication varient pendant l'inscription ouverte selon que les avantages ont changé.
Les changements peuvent nécessiter des rencontres éducatives avec les fournisseurs de prestations. D'autres fois, des réunions de groupe pour résumer les avantages sont adéquates. Les employeurs peuvent vouloir rendre les fournisseurs de prestations disponibles pour les réunions individuelles des employés. Les employeurs voudront inclure les conjoints des employés aux réunions dans la mesure du possible.
Informer les employés des réunions d'inscription ouvertes 3 à 4 semaines avant les réunions. Planifiez les réunions de manière à ce que l'employeur ait le temps de soumettre les changements d'inscription aux fournisseurs d'assurance et de vérifier que les employés sont bien inscrits aux avantages choisis.
Fournir des trousses d'inscription aux employés qui fournissent des renseignements complets sur les avantages et leur partie du coût. Si un plan en vertu de l'article 125 est en place, informez les employés des avantages disponibles avant impôt, comme un compte de dépenses flexibles en soins de santé. Les employés ont besoin de suffisamment de temps pour examiner les documents et consulter les membres de leur famille afin de prendre des décisions éclairées.
Question: Quelles sont vos dernières réflexions sur l'inscription ouverte?
Réponse: Pour tirer le meilleur parti de l'inscription ouverte et de leurs avantages sociaux, les employés doivent comprendre pleinement les avantages que leur employeur offre. Pour comprendre, ils doivent participer au programme d'éducation des avantages de l'employeur. Des réunions d'information par des professionnels de l'assurance et des documents d'inscription complets sont essentiels pour fournir aux employés le soutien dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées en matière de prestations.