La gestion de la portée du projet est ce que vous faites pour vous assurer que votre projet comprend tout le travail pertinent pour atteindre les objectifs du projet (et rien d'autre). Il s'agit de contrôler ce qui est inclus dans le projet et ce qui ne l'est pas.
Cet article examine le domaine de connaissances sur la gestion de la portée du projet à partir du Guide du corps de connaissances sur la gestion de projet (Guide PMBOK®) - Cinquième édition. Ce n'est pas la seule façon de définir la gestion de la portée du projet, mais c'est un bon point de départ et cela vous sera très utile si vous travaillez pour votre certification PMP®.
Processus de gestion de l'étendue du projet
La gestion de la portée du projet dans le Guide PMBOK® comprend 6 processus. Les processus de gestion de la portée du projet sont les suivants:
- Gestion de la portée du plan
- Recueillir les exigences
- Définir la portée
- Créer une structure de répartition du travail
- Valider la portée
- Champ de contrôle.
Regardons chacun d'eux.
Plan de gestion de l'étendue du plan
Le but de cela est de vous donner un plan de gestion de la portée à la fin de celui-ci. Cela définit comment vous allez définir, gérer, valider et contrôler la portée de votre projet. Mettre le travail en avant pour définir cela vous donne quelque chose à consulter plus tard. Vous constaterez peut-être que vous pouvez utiliser le plan de gestion de la portée d'un autre projet, car les processus de gestion de la portée ne varient pas énormément entre les projets une fois que votre entreprise a choisi une méthode de travail réussie.
Le résultat de ce processus est le plan de gestion de la portée. Cela fait partie de votre plan de gestion de projet et comprend:
- Comment allez-vous préparer un énoncé de portée détaillé
- Comment vous allez créer votre Work Breakdown Structure (WBS) à partir de l'énoncé de portée
- Comment allez-vous maintenir et approuver cette WBS?
- Comment vous obtiendrez l'acceptation formelle des produits livrables du projet
- Comment allez-vous gérer les changements de portée.
Le document ne doit pas être incroyablement détaillé ou très formel: il doit simplement être adapté à l'objectif.
Recueillir le processus des exigences
Au cours de ce processus, vous déterminerez ce que vos parties prenantes attendent du projet. Une fois que vous avez défini votre grande idée, vous devez documenter les exigences et gérer les attentes de vos parties prenantes. Ceci est important parce que souvent ce qu'ils demandent n'est pas réaliste ou réalisable étant donné les autres contraintes du projet, comme le coût.
Le résultat de votre travail de collecte des exigences est un ensemble documenté d'exigences. Cela devrait être aussi complet que possible et inclura normalement plusieurs catégories d'exigences telles que:
- Exigences fonctionnelles et non fonctionnelles
- Exigences des parties prenantes telles que les exigences de rapport
- Exigences de support et de formation
- Besoins de l'entreprise
- Exigences du projet telles que les niveaux de service ou de qualité
Vous documenterez également les dépendances, les hypothèses et les contraintes qui se rapportent spécifiquement aux exigences.
Définir le processus de portée
Voici où vous prenez vos exigences et les transformez en une description détaillée du produit ou du service que votre projet va créer. Vous allez vous retrouver avec une déclaration d'étendue de projet à laquelle vous pouvez vous référer pendant le projet. Il inclura une liste de ce qui est dans la portée et ce qui est hors de portée. C'est important parce que souvent les gens ne se souviennent pas de ce qui est spécifiquement exclu et reviennent pour vous demander de faire du travail dans ces domaines. Toute inclusion devra passer par le contrôle des changements.
Créer un processus de structure de répartition du travail
Ce processus vous permet de transformer votre liste d'exigences en une vision structurée de ce que vous devez faire. Le travail principal ici est de décomposer les grandes tâches en morceaux plus petits et gérables.
Le résultat de ce processus est un WBS. Personnellement, je n'utilise pas un WBS sur mes projets, mais cela peut être un outil très utile. Si vous ne pensez pas visuellement, vous pouvez obtenir le même résultat en créant une liste.
Valider le processus d'étendue
Le processus Valider la portée n'est pas, comme vous pouvez le penser, amener les parties prenantes à signer votre WBS. Il s'agit de s'assurer que vous avez un processus en place pour obtenir la signature de vos produits livrables le moment venu.
Cela vaut la peine de mettre en place cette structure pour que vous n'ayez aucune question sur qui va approuver un produit livrable ou sur les critères qu'il utilisera pour dire qu'il est complet. Une fois le processus terminé, vous aurez accepté les livrables, approuvés par tous ceux qui ont besoin de les approuver.
Processus d'étendue de contrôle
Le processus de champ de contrôle est le dernier dans la zone de connaissance de la gestion de la portée du projet. Il s'agit de s'assurer qu'il y a un contrôle efficace des changements si le champ d'application doit changer. Il couvre également le suivi de votre projet avec un chapeau de «portée» pour vérifier qu'il va livrer ce que vous pensez qu'il va.
Ces 6 processus constituent la connaissance de la gestion de la portée du projet dans le Guide PMBOK® - Cinquième édition .