Consolidez toutes vos listes en une seule
Avouons-le, nous avons tous beaucoup à faire. Chaque jour, nos listes de tâches comprennent:
- Responsabilités professionnelles
- Responsabilités à la maison
- Horaires et activités scolaires
- Courses
- Appels téléphoniques
Comment gérez-vous tout cela? Si vous êtes comme la plupart des gens, pas aussi efficacement ou efficacement que vous pourriez.
- Votre bureau est-il rempli de notes jaunes collées à chaque surface?
- Avez-vous des listes de tâches distinctes? Un pour la maison et un pour le bureau? Ou peut-être avez-vous plusieurs listes pour chacun?
- Prenez-vous des enveloppes ou même des serviettes pour noter les choses qui vous sautent à la tête pendant que vous conduisez?
- Combien de bloc-notes différents y a-t-il sur votre bureau pour l'instant, qui incluent des tâches ou des tâches à faire? Être honnête.
- Votre porte-monnaie déborde-t-il de bouts de papier qui contiennent des messages à faire ou des messages téléphoniques?
- Qu'en est-il de votre comptoir de cuisine? Est-ce plein de notes, de listes d'épicerie et de choses à faire?
Pour gérer vos listes de tâches de la manière la plus efficace, consolidez-les dans une liste principale.
L'expert en gestion du temps Kenneth Zeigler est un grand partisan de l'utilisation d'une liste principale. Dans son livre Organizing for Success, il dit: «Le but d'une liste maîtresse est de sortir tout de votre tête.Une liste maîtresse est un journal des pensées et des activités au fur et à mesure qu'elles se produisent.L'esprit peut organiser ce dont vous avez besoin pour accomplir plus efficacement quand il peut voir tout ce dont vous avez besoin pour compléter. "
Comment commencer
- Trouver le bon outil - Vous devez trouver un outil qui fonctionne pour vous de capturer votre liste maîtresse consolidée. Certains peuvent trouver qu'un simple bloc-notes fait l'affaire. D'autres peuvent vouloir utiliser un cahier à spirale spécialement conçu pour le suivi des tâches. Envisagez d'utiliser un système de note électronique tel qu'Evernote.
- Assurez-vous que l'outil est portable - Comme les tâches pop dans votre tête, vous avez besoin d'un endroit pour les enregistrer, alors assurez-vous que l'outil que vous choisissez est portable. Si vous utilisez un système de notes électroniques, portez toujours un petit cahier avec vous pour enregistrer vos pensées, vos idées, vos tâches et vos engagements. Vous pouvez les transférer sur votre agenda électronique à la fin de la journée.
- Consolider toutes vos listes - Une fois que vous avez sélectionné le bon outil, rassemblez toutes vos différentes listes de choses à faire. Transférez toutes les tâches et tous les éléments dans votre nouvelle liste principale. Ne vous inquiétez pas de les mettre dans un ordre particulier. Vous capturez simplement dans un endroit chaque chose que vous devez faire. Ne soyez pas surpris si votre liste principale est assez longue.
- Ajout à votre liste principale - Au fur et à mesure que vous avancez dans votre journée et pensez aux choses que vous devez faire, ajoutez-les à votre liste principale. Lorsque des tâches vous sont assignées, ajoutez-les à votre liste. Pendant que vos enfants vous parlent des choses dont ils ont besoin pour l'école, ajoutez-les à votre liste. Lorsque vous pensez à faire des courses, vous devez les ajouter à votre liste.
Votre liste d'actions quotidiennes
Soit la nuit avant ou la première chose chaque matin, examinez votre liste principale. Sélectionnez les tâches, les tâches et les engagements qui doivent être effectués ce jour-là et transférez-les dans une liste d'actions quotidienne. Rappelez-vous d'être raisonnable sur ce que vous pouvez réellement accomplir ce jour-là. Votre liste d'actions quotidiennes devient votre plan de travail pour la journée.
Maintenance en cours
Sur une base régulière, votre liste de tâches fonctionne maintenant comme suit:
- Vous avez une liste principale pour toutes les tâches à faire;
- Au fur et à mesure que vous passez en revue votre journée et que vous pensez à d'autres tâches ou que vous leur attribuez des tâches supplémentaires, ajoutez-les à votre liste de tâches principale.
- Chaque jour, vous passerez en revue votre liste principale de tâches et transférerez les priorités d'aujourd'hui à une liste d'actions quotidienne.
Périodiquement, évaluez votre liste principale. Vous pouvez trouver, en raison des cross-offs et des notes supplémentaires qui ont été ajoutées à la marge, qu'il est logique de copier les éléments en suspens restants dans une nouvelle liste principale. Ne jetez pas l'ancienne liste. Gardez-le pour l'examen historique et référence future.
En suivant ce processus, vous constaterez que vous êtes plus efficace, plus efficace et que vous en faites plus.