Nous passons beaucoup de notre vie professionnelle dans les réunions. Dans de nombreux cas, de mauvaises pratiques de gestion des réunions entraînent une utilisation improductive du temps des participants. Dans un article connexe, j'offre des conseils sur la transformation de cinq scénarios de réunions communs en événements productifs. Dans ce post, j'offre des idées supplémentaires pour soutenir le renforcement de l'utilité, la productivité et l'impact des réunions.
Clé de gestion de réunion - Stand PAT
Certains gestionnaires utilisent une approche PAT pour les réunions, ce qui nécessite un projet, un agenda et un calendrier. Armer les participants avec ces points de contexte critiques avant la session garantit que les gens se présentent prêts à participer et à soutenir l'intention générale de la réunion. Un contour PAT clair aide à assurer une session productive.
Vous devriez être capable de définir le but de la réunion en 1 ou 2 phrases au maximum. "Cette réunion est destinée à planifier la nouvelle campagne de marketing" ou "cette réunion est destinée à examiner la nouvelle politique d'expédition pour le traitement des retours". Le but permet de s'assurer que tout le monde sait pourquoi ils sont là, ce qui doit être fait, et comment guider les progrès et conduire à une conclusion.
Définir un agenda Dressez la liste des articles que vous allez examiner / discuter / inspecter. J'aime attribuer une limite de temps à chaque point de l'ordre du jour (voir ci-dessous) et identifier la personne responsable de la modération de la discussion. Définir une période de temps à tout le moins définir une heure de début et de fin. Je recommande également de définir une durée pour chaque élément de l'agenda. Ceux-ci devraient totaliser le temps de réunion global.
Commencez vos réunions à temps
Si vous travaillez dans l'une de ces cultures où les gens se retrouvent dans les réunions jusqu'à cinq ou dix minutes après l'heure de début prévue, il est temps de commencer une nouvelle tendance. Une entreprise encourage ses gestionnaires à fermer la porte à l'heure prévue, et ceux qui sont en retard ne sont pas les bienvenus. Même si cela peut être plus draconien que vous ne le souhaitez, vous ne devriez pas hésiter à mettre de l'ordre dans la réunion, à revoir l'objectif et à confirmer les attentes et le calendrier.
N'attendez pas que les traînards se montrent. Quand quelqu'un arrive en retard, ne revenez pas et passez en revue ce qui a déjà été couvert. Continuez avec vos sujets de réunion. Ce sera gênant pour le traînard et améliorera les chances qu'il ou elle arrive à temps lors de la prochaine réunion.
Si l'organisateur / sponsor de la réunion ne se présente pas à temps, considérez la réunion annulée et retournez au travail. Une période d'attente de cinq à sept minutes est raisonnable. Les chances sont, l'organisateur de la réunion a rencontré une difficulté inattendue et préférerait que vous ne perdiez pas votre temps à attendre pour lui / elle.
Gardez la réunion sur le sujet
Une bonne pratique consiste à attribuer à quelqu'un le rôle de garder tout le monde sur la bonne voie pendant la réunion. Trop souvent, les discussions dérivent et se dégradent en un tourbillon d'opinions, d'idées, de faits et d'émotions. Au lieu de cela, attribuez le rôle et informez toutes les personnes présentes que cette personne interviendra si et quand la discussion s'écarte de l'ordre du jour et de l'objet spécifique de la discussion. Dans certaines entreprises, ce rôle est appelé "Traffic Cope", dans d'autres, "Topic Keeper". Indépendamment de l'étiquette, le rôle est extrêmement utile pour renforcer l'efficacité et la productivité de vos réunions.
Si d'autres sujets qui ne sont pas à l'ordre du jour mais qui sont importants à discuter sont abordés, ceux-ci doivent être clairement saisis et placés dans le «parking» pour examen et discussion futurs ou pour une réunion discrète. Le propriétaire de la réunion se réserve le droit d'autoriser une discussion divergente mineure si elle répond à l'objectif général de la réunion.
Conserver et distribuer des notes de réunion / minutes
Quelqu'un, autre que l'organisateur de la réunion, devrait conserver les minutes de la réunion. Un bon enregistrement des minutes inclura:
- Heure de la réunion, date, lieu
- Description du but
- Copie de l'agenda
- Liste des participants et liste de ceux qui n'y ont pas participé
- Une liste sommaire détaillée des conclusions, des mesures à prendre, des responsabilités et des dates d'achèvement. De nombreux preneurs de notes utilisent l'agenda comme guide pour dresser la liste des conclusions et des actions.
- Réunion de suivi prévue si vraiment nécessaire.
Idéalement, distribuer les notes de réunion dès que possible après la fin de la réunion et absolument dans un délai d'un jour ouvrable. Les procès-verbaux et les notes servent de rappel important aux participants ainsi que d'une source d'information pour les autres intervenants ou, pour ceux qui ont manqué la réunion. Les procès-verbaux constituent un excellent outil pour rappeler aux personnes et aux équipes leurs actions de suivi engagées.
La ligne de fond pour maintenant:
Il est possible qu'une réunion aboutisse à un résultat positif, en aidant à propulser les projets et les personnes vers l'avant, mais ne comptez pas là-dessus. Une certaine diligence et un renforcement délibéré de vos techniques de gestion de réunion amélioreront vos chances de conduire un bon résultat.
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Mis à jour par Art Petty