Exemple de résumé d'assistant personnel et liste de compétences

Les assistants personnels sont semblables aux assistants de direction ou aux assistants de bureau en ce sens qu'ils exécutent tous des tâches administratives de routine pour que quelqu'un d'autre ne soit pas obligé de le faire. Les tâches incluront probablement le filtrage ou la réponse aux appels téléphoniques, aux lettres et aux courriels, la gestion des horaires et la prise de notes lors des réunions.

La différence est que les assistants personnels aident seulement une personne seule, et ils peuvent aussi aider avec des tâches personnelles telles que le magasinage ou la planification des engagements sociaux.

Certaines personnes délèguent le travail de projet à leurs assistants ou demandent à leurs assistants de les remplacer en leur absence.

Exigences de travail pour les assistants personnels

Bien qu'il n'y ait pas de minimum requis pour les assistants personnels en termes d'éducation, une formation en affaires ou en administration aide. Une deuxième ou troisième langue peut également être importante dans certains cas. En général, les compétences que vous avez sont plus importantes que votre éducation. Une discussion de certaines de ces compétences nécessaires peut vous aider à décider si ce type d'emploi est pour vous.

Voici une liste de compétences d'assistant personnel pour les CV, les lettres de motivation, les demandes d'emploi et les interviews. Les compétences requises varieront en fonction de l'emploi pour lequel vous postulez, alors consultez également notre liste de compétences répertoriées par métier et type de compétence. Parcourez cette liste et voyez si vous avez utilisé ces compétences dans des emplois précédents ou si vous les avez acquis grâce à la formation.

Prenez des notes sur quand et comment vous avez utilisé ou développé ces compétences.

Ensuite, ajoutez-les à votre CV et lettre de motivation ou gardez à portée de main pour remplir les demandes d'emploi. Les personnes qui sélectionnent les applications recherchent souvent des compétences clés. Faites correspondre vos compétences avec celles affichées comme requis pour le travail. Ensuite, assurez-vous qu'ils sont mentionnés dans votre lettre de motivation et répertoriés sur votre CV.

Vous devriez également développer des réponses d'entrevue sur la façon dont vous avez utilisé vos compétences dans les positions précédentes. Avoir un exemple de la façon dont vous avez résolu un problème en milieu de travail en utilisant une ou plusieurs de ces compétences. Montrez comment l'utilisation de vos compétences a contribué au succès d'un projet.

Exemples de compétences d'assistant personnel

Cette liste n'est pas exhaustive mais inclut certaines des compétences les plus importantes et recherchées pour les assistants personnels.

Organisation et gestion du temps
En tant qu'assistant personnel, une grande partie de votre travail consiste à garder quelqu'un d'autre organisé et dans les délais. Vous devez donc être bien organisé vous-même. Heureusement, l'organisation peut être apprise. Il existe des techniques spécifiques que vous pouvez adapter pour rendre votre utilisation du temps plus efficace et pour garder votre vie et celle de votre manager en ordre.

Communication écrite et verbale
Vous devrez comprendre et suivre les instructions, et vous devrez transmettre des informations clairement et honnêtement. Selon les détails de votre poste, vous devrez peut-être également souhaiter la bienvenue aux clients, répondre à la correspondance ou créer des rapports et des présentations. Toutes ces tâches exigent des compétences de communication de premier ordre, y compris parler et écrire, écouter et lire.

Précision et attention aux détails
L'attention aux détails est un élément essentiel pour rester organisé et bien communiquer.

L'imprécision ou l'imprécision créent au mieux de l'inefficacité et peuvent également causer de graves erreurs ou aliéner les collègues de votre manager.

Connaissance des logiciels pertinents
Les logiciels que vous devrez gérer peuvent varier, mais ils incluront probablement le traitement de texte, les tableurs, les bases de données, les calendriers, la publication assistée par ordinateur et PowerPoint, ou quelque chose d'équivalent. Être capable de fournir au moins un support technique minimal est un plus. Vous devrez peut-être évaluer plusieurs programmes et applications différents à choisir par vous-même, ce qui vous fournira les meilleurs outils pour atteindre les objectifs de votre manager. Toujours, votre travail consiste à rendre le travail de votre gestionnaire plus facile et plus simple, et cela peut nécessiter beaucoup de résolution de problèmes en coulisses.

Tact et discrétion
En tant qu'assistant personnel, vous serez fréquemment exposé à du matériel sensible, des secrets commerciaux aux informations hautement personnelles que vous devrez garder confidentielles.

Une compétence connexe est le tact, la capacité de réagir doucement ou pas du tout à l'information que d'autres personnes pourraient trouver difficile ou embarrassante. En d'autres termes, vous devez être une personne sûre pour votre manager. Après tout, vous seul savez de combien d'assistance ils ont besoin.

Liste des compétences de l'assistant personnel

Compétences administratives

Ces compétences font souvent partie de la description d'emploi d'un assistant personnel ou sont des compétences à valeur ajoutée. Votre employeur peut avoir besoin de quelqu'un qui peut faire ces tâches pour elle.

• Administratif
• Rendez-vous
• Correspondance
• Courses
• Événements
• Planification d'événements
• Dépôt
• Procédures de mise en œuvre
• Maintenir les horaires
• Réunions
• Gestion de bureau
• Gestion de projet
• Recherche
• Planification
• Prendre une dictée
• Prendre des messages
• Prendre des notes
• PREPARATIFS DE VOYAGE
• Planification de voyage

Compétences en communication

En tant qu'assistant personnel, tous les aspects des communications sont importants pour le travail. Soyez prêt à montrer votre expérience ou votre formation.

• Réponse Téléphone
• la communication
• Email
• Salutation des visiteurs
• Traitement des demandes
• La mise en réseau
• La communication non verbale
• Filtrage des appels
• Communications verbales
• Communications écrites

Compétences financières

Avez-vous de l'expérience ou de la formation pour ces tâches?

• Comptabilité
• Budgétisation
• Achat
• Sourcing
• Achats

Compétences technologiques

Êtes-vous en mesure d'utiliser différentes plates-formes et périphériques et de résoudre les problèmes de base?

• Ordinateur (PC, Mac, tablette)
• Gestion de base de données
• Microsoft Office
• Préparation de la présentation
• Rapports
• Traitement de texte

Compétences personnelles de maîtrise

Ces compétences font souvent partie de votre personnalité. Montrez comment vous les avez utilisés et développés.

• Confidentialité
• Diplomatique
• Discrétion
• La flexibilité
• Interpersonnel
• Multitâche
• Organisation
• Attitude positive
• Résolution de problème
• Comportement professionnel
• Motivé par soi-même
• Joueur d'équipe
• Gestion du temps
• Travailler indépendamment

Si vous n'avez pas utilisé ces compétences lors d'un emploi précédent, regardez comment vous les avez développées dans des emplois bénévoles ou non rémunérés ou utilisez-les dans votre vie personnelle. Utilisez-vous ces compétences dans le cadre d'une communauté de foi ou pour un projet d'étudiant à l'école? Avez-vous développé des compétences dans le cadre d'une équipe sportive ou d'un sport individuel? Cette expérience peut également être utile et faire de vous un meilleur candidat pour le poste.

Exemple de résumé de l'assistant personnel

Dans l'exemple de CV conçu pour un assistant personnel, prenez note de la façon dont plusieurs des compétences mentionnées ci-dessus sont incorporées dans le texte - en particulier du «Résumé des qualifications» initial.

Karen O'Dell
2704 rue Hill
Columbia, MO 65203
[email protected]
Téléphone portable: 870.123.4567

Assistant personnel
Personal Assistant orienté sur les détails et très bien organisé pour fournir un soutien sans faille aux cadres supérieurs. Effectuer des tâches administratives, de rendez-vous et de planification de voyages, de magasinage et de planification d'événements de manière impeccable et indépendante avec une efficacité sans effort. Les compétences de base:

• Administratif : Traite les données sensibles et gère toute la correspondance et la dictée avec une intégrité et une confidentialité sans compromis. Assurer un environnement sans stress pour la prise de décision exécutive en coordonnant de manière proactive les réunions et les événements spéciaux et en résolvant les complications dans les étapes de formation.
• Communications: Établissez facilement des rapports avec les clients, les fournisseurs et les parties prenantes du projet, tant en personne que par écrit. Adepte du réseautage diplomatique entre les parties pour assurer une exécution de qualité des projets et des événements.
• Administration financière: Capable de tirer parti de la formation en comptabilité pour équilibrer avec précision les livres et exécuter les fonctions de budgétisation et d'achat.
• Points forts: Positif et professionnel dans le comportement, avec la capacité d'instiller la confiance et l'engagement des autres. Les compétences techniques incluent Microsoft Office Suite, QuickBooks et Adobe Creative Suite. Couramment en espagnol.

Glengarry Incorporated, Colombie, MO
Assistant personnel du président (20XX à aujourd'hui)
Fournir un soutien administratif et personnel complet au fondateur de la firme de conseil financier boutique, avec la responsabilité qui inclut la dictée, la correspondance, la gestion de bureau, les relations avec les fournisseurs, la planification des rendez-vous, la coordination des déplacements et les fonctions de planification d'événements.

• Prévu tous les détails pour les événements de relations avec la clientèle très réussie, y compris les week-ends de golf et de tennis, les séminaires sur la planification financière et les banquets d'actionnaires.
• Fournisseurs de voyages et de divertissement rentables et sécurisés, réduisant les dépenses de voyage de 15%.
• Utilisation d'Adobe Creative Suite pour créer de nouvelles brochures marketing attrayantes et un bulletin mensuel.

Creekside Accounting, Colombie, MO
Adjointe administrative (20XX à 20XX)
A servi comme assistant administratif au groupe de trois CPA. Accueillir les clients et recueillir des informations personnelles et financières; fichiers clients organisés. Prévu et pris des notes lors des réunions, la réception téléphonique traitée, et la correspondance traitée.

• Souvent félicité par les clients et les employeurs pour le comportement joyeux et une grande attention aux détails.
• A aidé à former les clients et le nouveau personnel à l'utilisation d'un logiciel exclusif de gestion fiscale.

Éducation

BS en administration des affaires (mineure: comptabilité); 3.52 GPA
Université du Missouri, Columbia, MO

Équipe de tennis, Kappa Alpha Theta Sorority, Club Toastmasters, Année à l'étranger à Madrid, Espagne