Comment communiquer pour que les employés écoutent et agissent pour améliorer
Les employés ont besoin de rétroaction pour savoir comment ils vont et s'ils répondent aux attentes de leur gestionnaire. Tout le monde aime une critique quand vous offrez louange et satisfaction; C'est plus difficile quand vous devez discuter de l'amélioration des performances.
Les organisations organisent un examen du rendement pour fournir des commentaires, encourager le perfectionnement des employés et évaluer les progrès et la contribution des employés. Le fait qu'un employé atteigne ou dépasse les attentes professionnelles est un élément essentiel de la rétroaction de l'évaluation du rendement.
Une évaluation formelle du rendement met à l'épreuve les compétences en communication du gestionnaire parce que l'employé comprend que l'examen du rendement aura une incidence sur sa rémunération. Cela peut causer des conflits, de l'anxiété et des sentiments blessés. Peu importe comment votre organisation pratique la rétroaction sur le rendement, lorsque vous devez tenir une conversation difficile, ces phrases et ces approches vous aideront. Voici quelques tactiques pour fournir des commentaires.
Votre performance est exceptionnelle
Cette communication est facile, mais vous pouvez améliorer son impact et son effet. Mentionnez pourquoi et donnez des exemples des raisons pour lesquelles le rendement de l'employé est jugé exceptionnel. L'employée tirera des leçons de vos exemples et vous pourrez l'encourager à faire plus d'actions identifiées comme étant dignes de mention.
Vous effectuez actuellement et votre performance peut être améliorée
Communiquez que l'employé est performant et répond aux attentes des exigences du poste, mais il a la possibilité d'améliorer la performance et de viser à devenir un contributeur exceptionnel. Décrivez les domaines qui ont besoin d'attention.
Indiquez que même si sa performance le qualifie pour une augmentation parce qu'il remplit avec succès les exigences les plus importantes, vous aimeriez voir des améliorations dans des domaines spécifiques.
Soulignez que si l'employé doit obtenir la plus grande augmentation de salaire possible chaque année, il doit améliorer son rendement actuel pour atteindre cet objectif. Discutez des domaines dans lesquels il a le plus de possibilités d'amélioration.
Votre performance ne répond pas aux attentes
Notez que bien que nous ayons discuté de sa performance lors des réunions hebdomadaires, cela ne s'améliore pas et il est temps de parler d'un plan d'action. Tous les employés sont tenus d'accomplir au minimum leurs attentes professionnelles.
Indiquez les domaines de performance clés qui doivent être améliorés avant de pouvoir déterminer que sa performance répond aux attentes minimales de l'emploi.
Soulignez que l'employé n'atteint pas les attentes minimales d'emploi dont vous avez discuté pour l'année. Vous pourriez ajouter: «Peut-être que je ne communique pas clairement cette information pour que vous compreniez les implications de votre performance médiocre continue.J'ai décidé que notre prochaine étape est un plan d'amélioration de la performance dans lequel nous fixons des objectifs, établissons des dates d'échéance et se rencontrent fréquemment pour évaluer vos progrès. "
L'employé ne comprend pas ce que vous lui dites
Ne continuez pas à répéter la même information lorsqu'un employé ne semble pas comprendre ce que vous essayez de communiquer. Trouvez d'autres façons de dire la même chose et espérez que l'un d'entre eux communiquera clairement vos préoccupations. (Gardez à l'esprit que parfois un manque de clarté signale un désaccord.)
Dites à l'employé que vous êtes ouvert à toute question qui pourrait aider à clarifier les points qu'il ne comprend pas. Enfin, demandez-lui de résumer sa compréhension de vos principaux sujets de préoccupation. (Vous pouvez alors déterminer ce qui n'est pas compris et à quelle distance vous êtes en communication.)
L'employé est en désaccord avec ce que vous lui dites
Lorsque vous avez essayé de communiquer clairement les problèmes que vous remarquez avec le rendement d'un employé et que l'employé est en désaccord, l'interrogation est une approche recommandée.
- Pouvez-vous fournir des exemples qui me montreront ce qui ne va pas avec mon évaluation de votre performance?
- Que pensez-vous que je suis malentendu sur les performances que j'ai observées régulièrement ce trimestre?
Les commentaires que j'ai reçus de vos collègues, des membres de l'équipe et d'autres gestionnaires concordent avec mes observations. Par conséquent, je sais que vous n'êtes pas d'accord avec mon évaluation, mais je n'ai rien entendu aujourd'hui qui me donne envie de le modifier. Pour l'instant, mon évaluation sera maintenue. Je serai heureux de discuter de votre performance plus loin dans un mois à notre réunion hebdomadaire après que j'ai vu des preuves d'amélioration dans ces domaines ...
Résumer pour assurer la compréhension
Dites à l'employé: «John, résumerez-vous notre discussion ici aujourd'hui pour que je sache que vous et moi sommes sur la même page? Exprimer sa confiance dans la capacité de l'employé à apprendre, à grandir, à changer ou à s'améliorer: «Je suis confiant que vous serez en mesure d'apporter les changements dont nous avons discuté aujourd'hui, je crois que vous pourrez apporter ces améliorations parce que vous avez Je suis disponible pour vous aider lorsque vous rencontrez des obstacles à votre réussite ou si vous pensez que vous manquerez une date limite ou une date limite.
Faites-moi juste savoir quand cela se produit dès que vous en êtes conscient. "
Établir le plan de suivi
État: «Faisons un plan ensemble pour poursuivre ces améliorations Je veux avoir des points de rétroaction assez fréquemment pour que nous sachions quand un problème survient Prenez le temps entre maintenant et jeudi pour arriver à un plan pour faire ces changements. Jeudi, vous et moi pouvons nous mettre d'accord sur les objectifs et les échéances du plan, j'y penserai aussi et je me préparerai avec mes idées. "
Atteindre un accord sur un plan d'action
Demandez à l'employé: « Êtes-vous d'accord qu'il s'agit d'un plan réalisable? Nous avons élaboré ce plan et je suis convaincu que vous serez en mesure d'apporter les améliorations nécessaires dans les délais que nous avons établis. que nous pouvons parler aujourd'hui? "
Annonce d'une décision salariale qui sera impopulaire
Dites à l'employé: «Compte tenu de votre rendement cette année, j'ai déterminé que vous n'êtes pas admissible à une augmentation de salaire, car vous n'avez pas répondu à vos attentes, vous ne recevrez pas d'augmentation de salaire pour ce cycle. plus tard dans 4-6 mois après que j'ai vu une amélioration soutenue de votre performance. "
Indiquer le montant de l'augmentation de salaire et le montant de la rémunération que l'augmentation apportera dans le chèque de paie de l'employé avec une nouvelle augmentation de salaire. Les pourcentages ne sont pas toujours motivants. Alors que l'employé fera probablement le calcul, votre objectif est de le rendre conscient du changement de salaire. Exemple: «Votre augmentation de salaire est de 500 $, portant votre salaire total à 55 000 $.
Lorsque vous communiquez clairement et évitez une réaction défensive, vous pouvez exprimer vos attentes d'une manière que l'employé entend. Parlez pour que l'employé écoute, comprenne et s'améliore - après tout, n'est-ce pas le but?