Dans de nombreuses organisations, les réceptionnistes sont le visage de l'entreprise. Chaque nouveau client, demandeur d'emploi, employé ou fournisseur tiers passera ou se présentera à une réceptionniste, de sorte que les employeurs sont désireux de trouver quelqu'un qui sera responsable, amical et calme.
Compétences de réceptionniste sur lesquelles se concentrer pendant une entrevue
Les réceptionnistes doivent posséder de solides compétences organisationnelles et de communication, y compris des compétences non techniques comme le service à la clientèle, le multitâche et la capacité de faire des appels rapides.
En raison des avancées technologiques toujours croissantes sur le lieu de travail, les réceptionnistes doivent également posséder certaines compétences techniques. Vous devriez avoir de l'expérience en utilisant des systèmes téléphoniques et des machines de bureau comme des imprimantes, des copieurs, des scanners et des télécopieurs (oui, encore), en plus des applications informatiques comme MS Office et des logiciels spécifiques à l'industrie.
Questions d'entretiens chez Receptionist
Passez en revue une liste de questions fréquemment posées pour les réceptionnistes, avec des exemples des meilleures réponses.
1. Que savez-vous de cette entreprise et de nos services?
Être familier avec votre employeur éventuel montre le respect et l'intérêt de votre part. Faites vos devoirs avant l'entrevue.
2. Qu'est-ce qui vous motive à faire du travail d'accueil et administratif?
C'est probablement une question culturelle ou axée sur le caractère. Faites votre réponse avec tact, mais honnête.
3. Que faites-vous pour rester dans un environnement de travail trépidant?
Votre intervieweur veut être sûr que vous pouvez suivre. Comment vous le faites est probablement hors de propos, mais vous devriez avoir une réponse claire et confiante prêt.
Exemple de réponse: La première chose que je fais est de rester calme, car une attitude frénétique et stressée n'est pas utile et n'est pas non plus un bon regard devant tout le personnel ou les clients. J'essaie de trier les tâches, de sorte que je travaille toujours sur la tâche la plus importante en premier. Habituellement, c'est tout ce qui touche l'un des clients de l'entreprise. De plus, je garde une liste de tout ce que je dois faire pour ne pas négliger les responsabilités importantes.
4. Comment organisez-vous votre emploi du temps quotidien?
De même, la façon dont vous organisez votre journée n'est pas vraiment le but, le but est de démontrer que vous êtes bien organisé et que vous accomplirez toutes vos tâches de manière compétente et opportune.
Exemple de réponse: Je commence chaque jour en dressant une liste de tout ce dont j'ai besoin pour accomplir. Je vérifie mon calendrier pour toutes les réunions ou rendez-vous, ainsi je peux être au courant d'eux, et obtenir la couverture sur la réception si nécessaire. Dans mon travail, la communication est la clé, donc je réponds constamment au téléphone et vérifie mon courrier électronique pour de nouvelles demandes, puis met à jour ma liste de choses à faire avec des tâches de suivi en conséquence.
5. Quel système de messagerie et quels programmes de calendrier utilisez-vous?
Votre enquêteur voudra peut-être savoir si vous êtes familier avec le système de votre employeur éventuel, mais le point de la question peut aussi être d'évaluer votre connaissance de votre domaine. Si vous êtes familier avec plusieurs programmes différents et que vous pouvez expliquer vos préférences intelligemment, vous démontrerez une vaste expertise et une bonne compréhension de votre domaine. Vous pouvez également être interrogé sur d'autres aspects techniques du travail de réceptionniste, ou votre culture informatique en général.
6. Quel rôle joue la réceptionniste dans la première impression d'une organisation d'un client?
Votre intervieweur doit s'assurer que vous comprenez le poste pour lequel vous postulez, mais cette question peut aussi être culturelle, touchant votre philosophie du travail.
Exemple de réponse: Une réceptionniste peut faire une grande impression - positive ou négative - sur les clients. Comme je suis l'une des premières personnes à voir les clients, une interaction frustrante ou médiocre peut vraiment aigrir leur opinion sur l'entreprise ou l'expérience globale qu'ils ont eue. Pour moi, c'est comme quand l'hôte vous accueille dans un restaurant. Si elles semblent frénétiques ou agissent rudement, alors il peut se sentir plus tard comme si votre nourriture n'a pas un goût aussi délicieux. C'est pourquoi je m'assure toujours de saluer les gens avec un sourire et de m'assurer que tous les clients ont l'impression d'avoir toute mon attention.
7. Comment avez-vous ajouté de la valeur à votre dernière entreprise?
Allez-y et parlez des avantages intangibles - si tout le monde a dit que vous avez égayé toute l'atmosphère du bureau, dites-le. Mais si possible, venez équipé de numéros aussi bien. Avez-vous sauvé l'argent de votre employeur? Augmenter les ventes? Si oui, combien d'argent était impliqué?
8. Parlez-moi d'une fois où vous avez eu à traiter avec un client ou un invité en colère, que ce soit au téléphone ou en personne. Comment avez-vous géré la situation?
Ceci est l'une des nombreuses questions que vous pouvez vous poser concernant la façon dont vous gérez des conditions stressantes et difficiles. On pourrait aussi vous demander comment vous avez réagi à une activité criminelle ou contraire à l'éthique. Être honnête. N'exagérez pas et ne vous vendez pas non plus.
Exemple de réponse: En tant que réceptionniste d'un cabinet de médecin, j'ai souvent traité avec des patients frustrés au téléphone. Une fois, une femme était si furieuse que le service de facturation ne l'avait pas rappelée le même jour, qu'elle avait commencé à me crier dessus au téléphone. C'était désagréable! Ce que j'essaie de faire dans ces situations, c'est de penser à quel point la personne doit être stressée pour se comporter de cette façon. Après une minute de cris, j'ai dit: "Tu dois être vraiment frustrée, peux-tu m'en dire plus sur ce qui se passe?" Cela a aidé à ralentir la conversation et à réduire son volume.
Elle a expliqué la situation dans son ensemble et je l'ai rassurée en lui disant que notre responsable de la facturation venait tout juste de sortir et qu'elle serait en contact. Je lui ai aussi dit que je mettrais une note sur le bureau de la personne chargée de la facturation, lui demandant de rappeler la femme comme sa première tâche. À la fin de l'appel, elle était beaucoup plus calme, et s'est excusée pour ses mots durs précédents.
9. Êtes-vous prêt à faire des heures supplémentaires?
Si vous n'êtes pas disposé à faire des heures supplémentaires, dites-le. Si vous êtes disposé à faire des heures supplémentaires, mais seulement dans certaines limites, dites-le également. Oui, il y a des entreprises où le fait de ne pas faire d'heures supplémentaires vous coûtera le travail, mais un engagement que vous ne pouvez pas garder ou sacrifier votre bien-être ou celui de votre famille pour votre travail n'est pas une option acceptable. Vous avez besoin d'un travail qui correspond à votre disponibilité.
Exemple de réponse: Je suis à l'aise de faire des heures supplémentaires plusieurs fois par mois, à condition d'en aviser un jour au préalable. Avoir un heads-up me facilite la réorganisation de mes plans. À la rigueur, je peux très probablement faire des heures supplémentaires le même jour, mais je préfère vraiment avoir un préavis d'un jour.
10. Avez-vous déjà travaillé en tant que réceptionniste?
11. Combien d'employés ont travaillé dans votre dernier bureau?
Exemple de réponse: Dans mon dernier bureau, il y avait cinq employés. C'est assez petit pour que nous commencions à nous sentir un peu comme une famille. Vous savez, tout le monde savait que Marthe, au service de facturation, avait besoin de deux tasses de café avant de pouvoir poser des questions compliquées. Avant cela, cependant, mon bureau était assez grand - 60 employés. Je me sentais à l'aise dans les deux environnements, même si le premier mois dans le grand bureau était un peu difficile car je devais déterminer qui faisait quoi, et où diriger les appels avec beaucoup d'options disponibles.
12. En moyenne, avec combien de personnes avez-vous eu des contacts quotidiens lors de votre dernier emploi?
13. Décrivez vos fonctions antérieures en tant qu'adjointe administrative, secrétaire ou réceptionniste.
Exemple de réponse : En tant que réceptionniste chez ABC Financials, j'étais la première personne pour les clients. J'ai répondu à la ligne téléphonique générale, ainsi que répondre aux téléphones pour les cinq VP de l'entreprise. De plus, j'étais responsable de la réception des colis et de la distribution du courrier, de l'accueil et de l'accompagnement des clients et des fournisseurs dans les salles de réunion, ainsi que du suivi de l'adresse électronique générale de l'entreprise. J'ai aussi eu beaucoup de responsabilités administratives: j'ai géré les calendriers de ces vice-présidents, organisé leurs voyages d'affaires, et aidé à créer et affiner des présentations PowerPoint et d'autres documents à distribuer lors d'événements.
14. Avez-vous eu besoin de gérer des tâches sensibles ou confidentielles dans le passé? Étiez-vous à l'aise avec ces tâches?
15. Comment priorisez-vous les appels, les clients, les livraisons et d'autres questions qui doivent être traitées immédiatement?
Exemple de réponse: Le multitâche est essentiel lorsque le bureau est occupé. Chaque fois que ce n'est pas impoli, j'essaie d'effectuer quelques tâches en même temps. Par exemple, je peux facilement répondre à un appel téléphonique en signant un colis auprès du livreur. Lorsque le multitâche n'est pas possible, je me concentre sur les clients et les clients en tant que priorité numéro un. Si nécessaire, je demanderai s'ils peuvent me donner une minute pour faire une autre tâche en premier - et, si les choses sont vraiment occupées, j'essaie d'appeler un collègue pour me fournir une couverture.
16. Comment organisez-vous votre emploi du temps quotidien?
17. Parlez-moi d'une fois que vous avez dû faire plusieurs tâches au travail.
18. Quelle est la force de vos compétences informatiques?
Exemple de réponse: J'ai de très bonnes compétences en informatique. En plus d'être familier avec Microsoft Office, j'ai également utilisé des mises à jour du site Web de l'entreprise dans mon dernier rôle, donc je suis à l'aise avec Wordpress. Quand je commence à utiliser un nouveau programme ou une nouvelle application, je trouve généralement que la plupart de mes questions peuvent être résolues par une recherche en ligne, bien que j'apprécie aussi de recevoir un tutoriel d'un collègue.
19. Quelles contributions avez-vous faites en augmentant vos revenus, en réduisant vos coûts et en gagnant du temps?
20. Quelle est votre vitesse de frappe, et quel est votre niveau d'erreur moyen?
21. Parlez-moi de votre expérience de service à la clientèle.
Exemple de réponse: Je travaille dans le service à la clientèle depuis mon adolescence. Mon premier travail consistait à travailler dans une librairie où j'aidais les clients à trouver des livres et couvrait parfois la caisse enregistreuse. Pendant les études collégiales, j'ai également occupé un emploi de détail à temps partiel, cette fois-ci, en vendant des vêtements. Puis, bien sûr, en tant que réceptionniste chez ABC Company, j'ai également traité avec des clients, bien que dans ce rôle, je ne faisais pas directement de ventes. Je me sens vraiment à l'aise d'interagir avec les clients et de résoudre leurs problèmes, que ce soit de trouver le livre qu'ils recherchent ou de changer leur temps de rencontre avec un dirigeant.
22. Quel type de protocole de sécurité avez-vous suivi lors de votre dernier emploi?
23. Quelle était la procédure d'acceptation des livraisons? Forfaits personnels?
24. Parlez-moi d'un moment où vous avez été poussé à partager des informations confidentielles ou privées.
25. Parlez-moi d'une fois que vous êtes allé au-dessus et au-delà à un emploi précédent.
Comment faire la meilleure impression
Un poste de réceptionniste peut être considéré comme un niveau d'entrée de gamme, mais il peut aussi être la première étape dans l'échelle de l'entreprise. Un employeur éventuel sera attiré par une personne confiante et sûre d'elle. Souvent, vous serez la première personne que vos clients ou patients rencontreront en entrant au bureau pour la première fois.
Assurez-vous que votre première impression est la meilleure possible. Voici comment se préparer pour une interview. Avec un CV hors concours, prenez le temps d'habiller la partie lorsque vous interviewez. Si vous obtenez le poste, vous serez la personne de première ligne et il est important de montrer à votre employeur votre image professionnelle.
Si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il faut porter à votre entrevue, consultez ces conseils sur la façon de s'habiller pour une entrevue. Si votre CV et votre tenue professionnelle sont sur le point, et vous êtes prêt à répondre aux questions probables, vous serez en mesure d'obtenir le poste que vous interviewez.