Les projets existent formellement dans une organisation en raison de la charte de projet. C'est un document qui autorise le travail et nomme le chef de projet. Il vous donne, en tant que chef de projet, le mandat de faire le travail qui y est décrit.
Le rôle le plus important d'une charte de projet est de définir exactement ce que le projet va réaliser. Regardons ce qu'il y a dans ce document de projet essentiel.
Qu'est-ce qui va dans une charte de projet?
La première section d'une charte de projet précisera le nom du projet, les noms du promoteur et du gestionnaire de projet et la date à laquelle le document a été préparé.
Ensuite, vous entrez dans la chair du document.
Les sections principales d'une charte de projet sont les suivantes.
Objectif du projet
Cela explique pourquoi le projet est recherché. Vous pouvez vous référer à une analyse de rentabilisation ou au contrat qui sous-tend ce projet ou simplement expliquer pourquoi il est important de faire ce travail.
Description du projet
Expliquez dans cette section ce que le projet va réaliser. Vous devez inclure des détails sur les éléments qui vont être construits ou les services qui vont être livrés.
Budget
À ce stade, vous n'avez peut-être pas tous les détails sur les tâches du projet. Vous ne pouvez donc pas établir un budget de projet complet et détaillé. Notez toutes les contraintes budgétaires ou la gamme initiale de dépenses de haut niveau que vous attendez.
Des risques
Tous les projets ont des risques. Cette section de la charte de projet constitue la première version du journal des risques de votre projet. Documentez les risques que vous connaissez à ce stade afin que l'équipe de gestion puisse voir ce qui pourrait affecter le projet à l'avenir.
Les étapes
Si vous connaissez les jalons de haut niveau, incluez-les dans la charte du projet dans cette section. Vous pouvez les transférer plus tard dans votre diagramme de Gantt lorsque vous élaborerez un plan plus détaillé. En ce moment, vous recherchez simplement des dates de tombée ou tout ce qui est spécifié dans les contrats auxquels vous travaillez.
Objectifs du projet
C'est une section très importante, mais elle peut être difficile à mettre en place. Vous essayez de répondre à la question: «Comment saurons-nous quand nous aurons fini?» Notez ce que vous attendez du projet et comment vous saurez si vous y êtes. Par exemple, dans un projet de lancement d'un système d'enregistrement du temps pour tous les départements, l'objectif pourrait être: «Toutes les équipes utiliseront le système de feuilles de temps d'ici la fin de l'année.» Notez également qui sera responsable pour avoir accepté que vous avez atteint cet objectif. Cela évite tout problème à la fin du projet où tout à coup personne n'est prêt à signer le travail comme terminé.
Niveaux d'autorité du gestionnaire de projet
À moins que ce ne soit clair et documenté ailleurs, il vaut la peine d'inclure dans la Charte une section sur ce que vous pouvez faire sans obtenir d'autres signatures de la part d'une personne plus âgée. Il se rapporte généralement à ce que les niveaux de tolérance ont été fixés sur le budget et les délais et serait exprimé comme ceci: «Le gestionnaire de projet a une tolérance de 10% sur le budget et une tolérance de 5% dans les délais. Toute déviation au-delà de ces limites approuvées doit être approuvée par le promoteur du projet. »Vous pouvez étendre cette section pour préciser, le cas échéant, l'autorité du gestionnaire de projet sur l'embauche et le licenciement de l'équipe de projet.
Approbation de la charte du projet
La dernière section de la charte de projet est la section des approbations. Le gestionnaire de projet et le promoteur du projet (ou la personne qui a lancé le travail, si un parrain à plus long terme n'a pas encore été nommé) doivent signer et dater le document. Aujourd'hui, il est probable que ce soit par e-mail, alors gardez une copie de l'autorisation d'email dans vos fichiers de projet au cas où vous auriez besoin de vous y référer.