Utilisez cet exemple de lettre de vérification de l'emploi comme guide
Une lettre de vérification d'emploi confirme le statut d'emploi de l'employé actuel ou précédent. La lettre de vérification d'emploi est une réponse à une demande d'information d'un employeur potentiel, d'un organisme gouvernemental ou d'une banque, par exemple.
Une banque peut demander une vérification de l'emploi afin de prendre une décision au sujet d'une maison ou d'un prêt automobile. L'employeur potentiel peut vérifier les dates d'emploi et le salaire. Les organismes gouvernementaux pourraient chercher cette information pour demander une saisie-arrêt des salaires. La majorité des demandes émaneront d'employeurs et de banques potentiels ainsi que d'autres organismes de prêt.
Habituellement, la demande de vérification d'emploi vise le statut professionnel, le titre et le salaire de la personne. À l'occasion, une vérification d'emploi demande l'historique de l'emploi, l'adresse dans le dossier d'emploi, la croissance des salaires et une évaluation du rendement au travail. Certains employés demandent une lettre de vérification d'emploi lorsqu'ils quittent votre emploi.
Chaque employeur doit établir une politique de vérification de l'emploi et la suivre.
Comment assurer la vérification de l'emploi
Une lettre de vérification de l'emploi est tapé sur papeterie ou vous pouvez également utiliser un formulaire standard qui comprend le nom et le logo de votre entreprise. Assurez-vous d'aviser l'employé actuel qu'une lettre de vérification d'emploi a été demandée et par qui s'assurer que l'employé autorise la divulgation.
Cette pratique est recommandée, par courtoisie à l'employé actuel, même lorsque sa signature figure sur le formulaire qui demande et autorise la lettre de vérification d'emploi. Vous voulez que votre communication avec les organisations externes soit transparente pour l'employé.
Par exemple, un employé peut attendre avec anxiété pour savoir s'il est admissible à un prêt bancaire. Le laisser savoir que vous répondez à la demande d'information de la banque est une communication transparente qui va soulager son stress.
Divulgation d'informations sur un ancien employé
Si la demande de vérification d'emploi vous demande des renseignements sur un ancien employé, assurez-vous d'avoir une version signée de l'information au dossier. Vous auriez obtenu cette version lorsque vous avez rencontré un employé sortant pour réviser la liste de contrôle de fin d'emploi.
Ou, la demande de vérification d'emploi doit contenir la signature de l'ancien employé autorisant la demande. Vous devriez vérifier la signature par rapport aux signatures que vous avez dans le fichier de l'employé.
Exemple de lettre de vérification de l'emploi
Madame, Monsieur:
Le but de cette lettre est de vérifier l'emploi de l'employé nommé.
Nom de l'employé: Susan Smith
Numéro de sécurité sociale: 000-00-0000
Date de naissance: 08-19-78
L'employée Susan Smith est (était) une employée de la compagnie XYZ.
Dates d'emploi: 22 janvier 2011, jusqu'à ce jour.
Titre du poste: Spécialiste des relations publiques
Salaire actuel (final): 62 000 $ par année plus prime de rendement trimestrielle potentielle.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'informations supplémentaires qui ne sont pas incluses dans ce formulaire
Cordialement,
Signature de l'employé autorisé
Département des Ressources Humaines
Date de réponse
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