Lorsque vous adressez une correspondance, il est important d'utiliser une formule de salutation appropriée pour le type de lettre que vous envoyez. Cela est particulièrement vrai pour la correspondance formelle, comme les lettres d'accompagnement ou les notes de remerciement.
La détermination de ce qui est approprié dépend de la façon dont vous connaissez le destinataire, la raison de votre lettre et si vous écrivez une lettre ou un courriel. Souvent, les salutations dans les courriels seront moins formelles que dans les lettres imprimées.
Lorsque vous envoyez un courriel, vous voudrez probablement changer votre formule de politesse dans une chaîne continue de correspondance par courriel - alors que «Cher» est approprié pour un courriel initial, cela peut être lourd et répétitif lorsque vous participez à une conversation par courriel rapide pour organiser une réunion. temps. Dans cette situation, il est bon d'utiliser une salutation ultérieure comme, "Bonjour à nouveau, Nom" ou même d'utiliser le nom de votre destinataire sans une salutation.
Obtenez des détails sur les différentes options de salutation, ainsi que le moment de les utiliser, ci-dessous.
Types de salutations de lettres
Puisque la salutation est la première chose que le destinataire verra, il est important que vous transmettiez un niveau approprié de familiarité et de respect. Vous pouvez vouloir sembler amical ou plus professionnel selon la correspondance que vous envoyez.
Cher: Ce salut est approprié dans beaucoup de circonstances, si vous connaissez bien la personne, ou si elles sont une connaissance d'affaires, un employeur potentiel, ou un superviseur. Si vous connaissez bien la personne, n'utilisez que son prénom.
Pour un employeur ou un superviseur potentiel, utilisez toujours M. ou Mme (Madame ou Mademoiselle lorsque vous savez si la femme est mariée ou célibataire), à moins que l'on vous demande spécifiquement d'utiliser leur prénom.
Pour une connaissance d'entreprise ou un associé, votre utilisation de «prénom seulement» dépendra de votre connaissance de la personne.
Si vous utilisez le prénom, utilisez-le. Si vous n'êtes pas sûr, utilisez Mr./Ms. Nom, ou M./Ms. Prénom nom de famille. Si le nom de votre contact est neutre (c.-à-d. Taylor Brown) et si vous ne savez pas si vous vous adressez à une femme ou à un homme, Chers Taylor Brown est également approprié.
Exemples de salutations aux lettres
Lorsque vous utilisez "Cher" comme salut, mettez une virgule ou un deux-points après le nom de la personne:
- Chère Mme Brown,
- Chère Mme Brown,
- Chere Sarah:
- Chere Sarah,
La virgule est un choix plus informel et devrait être réservé pour le courrier électronique. Comme mentionné ci-dessus, "Cher" peut lire comme étant légèrement démodé, en particulier dans la correspondance par courriel en cours. Bien que cela fonctionne bien pour un e-mail de premier contact, il peut être préférable de passer à d'autres options (telles que «Hi again») dans les e-mails suivants.
À qui cela peut concerner: Ceci est utilisé dans la correspondance commerciale où vous n'avez pas une personne spécifique à qui vous écrivez. Vous pouvez l'utiliser lorsque vous faites une demande ou lorsque vous postulez pour un emploi où vous ne connaissez pas le nom de la personne qui mène la recherche de candidats. Néanmoins, vous devriez faire tous les efforts pour trouver le nom d'une personne dans le département spécifique que vous êtes intéressé à contacter (essayez d'utiliser un site Web de l'entreprise ou LinkedIn pour trouver un contact spécifique).
Cher Monsieur ou Madame: Utilisez le titre de genre approprié si vous le savez, ou les deux si vous n'êtes pas sûr. Cela ne devrait être utilisé que lorsque vous n'avez pas de nom à utiliser, car vous devriez toujours adresser vos lettres aussi précisément que possible.
Bien que cette salutation particulière puisse être interprétée comme étant dépassée, il est toujours sage de pécher du côté du conservatisme lorsque l'on aborde la correspondance dans les relations d'affaires.
Salutations (ou, bonjour, bon après-midi): Considérez ces options comme une version légèrement plus formelle de "Bonjour" et "Salut".
Bonjour: Ne convient que par courrier électronique et devrait être utilisé principalement avec des personnes que vous connaissez bien, ou dans des circonstances très occasionnelles.
Salut: Convient dans une correspondance électronique occasionnelle avec des personnes que vous connaissez bien.
Salutations dans les emails de groupe
Lorsque vous écrivez de la correspondance à plusieurs personnes, bon nombre des options ci-dessus sont encore raisonnables.
Vous pouvez écrire "Dear Mary, Bob, et Sue" ou écrire "Salut Rick et Jen". Mais vous pouvez également opter pour un message d'accueil de groupe , tel que "Bonjour à tous" ou "Chère équipe".
Conseils pour écrire des lettres d'affaires
Il y a beaucoup à apprendre sur l'écriture de lettres d'affaires au-delà de laquelle la salutation à utiliser. Voici un guide sur la façon d'écrire des lettres d'affaires qui comprend des formats généraux de lettres d'affaires et des modèles et des exemples de lettres d'affaires liées à l'emploi.
Réviser quelques exemples de lettres
Avoir un exemple de lettre à suivre peut aider. Voici une liste d'échantillons de lettres pour les demandeurs d'emploi, y compris des lettres d'accompagnement, des lettres de remerciement, des lettres de suivi, des lettres d'acceptation et de refus, des lettres de démission, des lettres d'appréciation et d'autres exemples.