Utilisez la réponse à une question superficiellement simple pour voir la prise de décision RH
La question de l'employé semble simple, directe, et devrait être facile à répondre. Droite? Pas si votre travail est dans les ressources humaines. Même la question la plus simple des employés soulève d'innombrables drapeaux rouges pour l'équipe RH d'un employeur. Encore une fois, vous marchez sur ce chemin à cinq pointes. Comment satisfaire les cinq parties prenantes tout en traitant équitablement l'employé actuel?
Quoi de mieux pour l'employeur? Quoi de mieux pour l'employé? Qu'est-ce qui est légal ou requis par un organisme gouvernemental? Qu'est-ce qui établit le précédent pour les futures décisions et le traitement équitable des employés? Quelle décision obtiendrez vous poursuivi avec tous les coûts et l'aggravation simultanés?
Vous ne pouvez pas prendre de décision à moins que la décision satisfasse les cinq parties prenantes - dans une certaine mesure. Est-ce vraiment étonnant que parfois ce soit l'employé qui souffre? Voici comment les ressources humaines doivent réfléchir et prendre des décisions pour répondre à une question d'employé. Utilisons la modification de cette politique de voyage de salon d'entreprise comme exemple.
Comment les ressources humaines réfléchissent, prennent des décisions et répondent aux questions
La question fournie par un lecteur semblait assez simple. Un employé, qui voyage en entreprise pour assister à des salons professionnels et à d'autres événements clients, voulait prolonger son temps dans la ville de l'événement en utilisant les vacances. Aucun problème.
Aucun problème, c'est-à-dire jusqu'à ce que les RH l'informent de la façon dont les jours seraient imputés à ses congés payés. Avec sympathie envers les RH et l'employé, voici comment une personne des RH doit penser et prendre des décisions.
L'employé a voyagé dimanche à un salon professionnel. (Pas de problème avec ce temps de déplacement, la politique, que tous les employés comprennent, ne paie pas le temps de déplacement pour les employés exonérés.) L'employé travaillait du lundi au mercredi au salon et voulait commencer l'utilisation des jours fériés après l'événement .
D'accord, a déclaré le gestionnaire des ressources humaines, jeudi et vendredi sont des jours de vacances. Non, a répondu l'employé, jeudi je retournerais normalement à la compagnie; puisque ce jour-là serait payé dans le cadre de ma semaine normale de travail, il n'est pas juste de me faire prendre un jour de vacances pour couvrir le jeudi. Es-tu avec moi?
La pensée RH et la prise de décision commencent à rouler
D'accord, dit le directeur des ressources humaines, dont le premier penchant est de facturer jeudi comme jour de vacances puisque l'employé n'utilise pas, en fait, la journée pour retourner à l'entreprise. À juste titre, la personne des RH ne veut pas devoir prendre au cas par cas des décisions de congés des employés pour les employés qui assistent à des événements parrainés par la société.
Vérification avec un couple de PDG et une autre personne des ressources humaines, les deux décisions avaient des partisans. Si l'on s'attendait à ce que l'employé revienne de la conférence mercredi et travaille le jeudi, alors le jeudi devrait être un jour de vacances.
Si le jeudi serait normalement un jour de voyage, il serait considéré comme un jour de travail, pas comme un jour de vacances. Dans des circonstances normales, il voyagerait de toute façon et la compagnie ne devrait pas le pénaliser parce qu'il prolongeait son séjour avec des vacances.
Mais, il a choisi de ne pas voyager, mais plutôt de partir en vacances, ont déclaré les dissidents. Ce n'est pas le problème de l'entreprise et nous ne payons que pour le temps de déplacement si l'employé utilise le jour de la semaine pour voyager. Puisque nous ne payons pas de temps de déplacement le week-end et qu'il n'y a pas de jour de voyage, les employés ne devraient être payés que s'ils travaillent.
De plus, normalement, un employé, à moins qu'il ne soit affecté au démontage du stand, devrait revenir le mercredi et se rendre au travail jeudi. Il pourrait s'arranger pour arriver en retard avec son manager si son vol était un œil rouge.
Dans ce cas, pas question, jeudi devrait être facturé comme un jour de vacances. Mais, que s'est-il passé dans la pratique dans l'entreprise? Les employés sont-ils censés voyager le mercredi, si possible, ou est-ce le jeudi le jour normal du voyage pour revenir.
Selon mon expérience, la plupart des employés veulent retourner à la maison et travailler le plus tôt possible. Donc, ils rentrent à la maison mercredi si un vol est possible, plutôt que de passer une nuit dans une ville étrangère sans rien faire.
Il s'agit également d'une question du secteur privé par rapport à celle du secteur public. Si vous êtes un employé du secteur public, travaillant souvent dans les conditions négociées d'un contrat syndical, vous vous attendez à des considérations telles que le paiement pour chaque minute que vous travaillez. Si ce n'est pas en compensation directe, un employé du secteur public s'attend à temps de travail pour les heures travaillées et devrait s'attendre à être payé pour voyager le week-end, aussi.
Cette façon de penser est anathème pour un employeur du secteur privé qui s'attend à ce que les employés exemptés accomplissent leur travail et atteignent les objectifs. En fait, penser comme un employé horaire entravera votre carrière et vous rendra moins apprécié en tant qu'employé. Voici quelques réflexions antérieures sur la rémunération des employés pour le temps de déplacement.
Si l'employé est un employé à l'heure ou non, les employeurs doivent tenir compte du temps de déplacement payé, plus les heures travaillées au salon. Lorsqu'un employé est admissible à temps supplémentaire, ces règlements s'appliquent même sur la route.
(C'est l'une de mes théories sur les raisons pour lesquelles les employés non sollicités sont rarement invités à voyager pour des événements et des formations clients.) Les réglementations gouvernementales rendent leur coût de présence prohibitif - ou du moins - pénible pour les employeurs. Bien que ces règles puissent entraver l'utilisation et la croissance de carrière des employés horaires, mes sympathies vont aux employeurs.)
Pour en savoir plus sur la façon dont le personnel des RH doit réfléchir aux problèmes et à la décision qui en résulte.
Ne détestez-vous pas le jargon des RH? Commencez par le mot: inciter.
Plus de considérations sur la décision RH concernant la politique commerciale
Le prochain problème que les RH doivent prendre en compte, dans ce cas, est que de nombreux employés voyagent fréquemment pour des salons commerciaux et d'autres événements de l'entreprise. Une décision prise, dans ce cas, a des ramifications profondes pour l'employeur et des décisions sur les autres demandes des employés à l'avenir.
Les RH veulent-elles vraiment prendre ces décisions au cas par cas? À quel moment le travail se termine-t-il et les vacances commencent-elles? Quand le salon se termine à 16 heures mercredi?
Quand le dernier avion part pour la ville de l'employé mercredi soir? Et s'il n'y a pas d'avion mercredi? Quel volume de documentation et de recherche les RH devront-ils exiger à l'avenir des autres employés pour s'assurer que les décisions de comptabilisation des congés de l'entreprise sont cohérentes et équitables?
À un moment donné, les RH doivent déterminer qu'une décision en faveur de permettre à cet employé d'utiliser le jeudi comme jour de vacances a trop de ramifications pour des demandes similaires à l'avenir. L'employé se sentira naturellement mécontent.
Mais personne dans le domaine des ressources humaines, que je connais, ne veut passer son temps de travail en tant que policier du temps. L'employé choisit de ne pas revenir en arrière sur le temps payé; il peut revenir s'il veut payer, puis partir en vacances. Toute autre décision ouvre beaucoup trop d'une boîte de Pandore.
Une dernière pensée pour la personne des RH concerne la façon dont les employés ont été traités dans le passé. Les employés voyagent-ils généralement mercredi soir ou jeudi? Si jeudi, sont-ils censés se présenter au bureau? Si mercredi soir, combien de jeudi ont-ils été censés travailler?
Si, dans le cours normal des affaires, il revenait mercredi soir, jeudi devrait compter comme vacances. Si, dans le cours normal de ses activités, il se rendait jeudi, mais que l'on s'attendait à ce qu'il se présente également au travail jeudi, le jeudi devrait être considéré comme un jour de vacances.
Ah, c'est la première fois que vous avez déjà rencontré cette question? Génial. Vous avez la possibilité de créer un précédent et d'établir la politique et les pratiques de voyage de votre entreprise.
Vous aurez probablement même à ajouter votre décision au manuel de l'employé, de sorte que tous les employés connaissent la configuration du terrain pour guider leur prise de décision à l'avenir.
Les RH atteignent une solution
Que diriez-vous de cela pour une solution à la question actuelle? Comment l'entreprise a-t-elle géré les déplacements des employés vers les salons professionnels et les événements clients dans le passé? Est-ce que les employés reviennent cette nuit-là et travaillent le lendemain ou est-ce que l'entreprise leur donne une marge de manœuvre et les laisse revenir le lendemain de l'événement et se rendre au travail le lendemain?
Déterminer ce qui a régi la gestion de ces pratiques dans le passé, selon plusieurs de vos gestionnaires qui sont responsables des employés qui assistent à des événements face à la clientèle. La pratique passée déterminera l'utilisation d'un jour de vacances - ou non - pour l'absence le jeudi.
Que se passe-t-il si vous découvrez - comme cela est probable - que les pratiques ont été incohérentes dans tous les domaines et qu'il n'existe aucune pratique antérieure claire? Je dessinerais une ligne dans le sable. Dites à l'employé actuellement en demande, qui n'a pas de règles pour le guider, qu'il peut utiliser un jour de vacances pour jeudi. Alors:
- développer votre politique,
- ajouter la politique au manuel de l'employé,
- former les employés qui voyagent à propos de la politique révisée,
- que les gestionnaires sachent que le pouvoir discrétionnaire de la direction ne guidera plus les décisions de voyage des employés parce que les décisions n'ont pas été cohérentes et équitables, et
- utiliser la nouvelle politique pour prendre des décisions cohérentes et équitables à l'avenir.
Politique linguistique de voyage pour l'avenir
Dans une entreprise où les employés voyagent fréquemment pour affaires, et surtout si le groupe d'employés est important, ce serait un cauchemar pour l'entreprise de prendre des décisions au cas par cas et l'entreprise ne pourrait jamais être juste dans tous les domaines. Les exigences de documentation pour les employés ajoutent un fardeau inutile.
Nitpicking avec de bons employés, contribuant au suivi de la minute est insultant et avilissant - pour le gestionnaire, les RH et l'employé. Et cela va à l'encontre de votre objectif de faire confiance aux employés, de traiter les employés comme des adultes et d'attendre des employés qu'ils prennent des décisions responsables en respectant les lignes directrices établies.
Donc, en fonction des besoins de votre entreprise, voici la politique que je recommanderais dans le cadre de votre politique globale de voyage. (Vous avez beaucoup de décisions supplémentaires pour une politique globale.)
Et, au fait, si vous avez seulement quelques employés qui voyagent? Ignorer toute cette pensée RH et la prise de décision. Duh! Les gestionnaires peuvent prendre des décisions de comptabilisation du temps au cas par cas.
Voyage de et vers des événements sponsorisés par la société:
En (nom de l'entreprise), les employés voyagent fréquemment pour affaires. Les employés assistent à des réunions de formation ou d'association professionnelle, visitent des fournisseurs et des concurrents, rencontrent des clients et assistent à des salons professionnels et à d'autres événements d'interaction avec la clientèle, pour ne citer que quelques exemples. Parce que ces événements sont souvent tenus dans des endroits souhaitables, les employés demandent fréquemment d'utiliser leur prise de force ou des vacances pour prolonger leur séjour sur le lieu de l'événement.
Dans ces cas, l'entreprise est responsable du coût des déplacements des employés, y compris les avions, les taxis, les bus de l'aéroport et les moyens de transport nécessaires à partir du jour où l'employé se rend à l'événement. L'employé doit comptabiliser chaque jour de semaine supplémentaire retiré du travail après l'événement en tant que congé payé, heure du PTO ou congé sans solde avec la permission de la direction.
Tous les coûts engagés par l'employé ou les compagnons de voyage pour le voyage, la nourriture, l'hébergement, le transport, etc., tout en prenant des congés, doivent être payés par l'employé. La partie du billet d'avion, achetée par la compagnie pour le retour de l'employé après la participation à l'événement, ou le kilométrage, normalement payé pour le retour de l'employé par la compagnie, peut être utilisée pour le retour de l'employé.
L'entreprise ne paiera pas de frais supplémentaires. L'employé doit comptabiliser chaque jour retiré après l'événement parrainé par l'entreprise.
Oui, c'est une longue réponse à la question de l'employé sur l'utilisation de vacances pour prolonger le voyage de son entreprise. Mais, c'est un bon exemple de tous les facteurs que les RH doivent prendre en compte dans la réflexion et la prise de décision en matière de ressources humaines. Ce n'est pas drôle pour les ressources humaines, mais c'est la réflexion et la prise de décision nécessaires pour répondre aux besoins des cinq parties prenantes de l'entreprise.
Pour en savoir plus sur la façon dont le personnel des RH doit réfléchir aux problèmes.
Voir les réflexions sur le jargon des ressources humaines.