Vous n'avez pas à chercher très loin pour trouver des articles d'experts sur la gestion du temps, des cadres accomplis et d'autres gourous et experts décriant des réunions et vous suggérant d'éviter, de réduire ou de se passer autrement de ces gaspilleurs de temps souvent laborieux.
Néanmoins, parfois nous devons juste nous rencontrer. Et oui, il existe d'excellents conseils d'experts sur la gestion du temps, le contrôle de l'ordre du jour et les règles de procédure. L'objectif ici est un peu différent, offrant quelques conseils éprouvés qui aideront les gestionnaires à transformer cinq types de réunions courantes en événements indolores et productifs.
Cinq solutions de réunion commune
1. Éliminer la mort par "autour de la table" mises à jour . Vous connaissez cette réunion. Cram dix-huit personnes dans une pièce, puis exiger de chaque personne de partager une mise à jour qui sonne généralement comme une tentative de justifier leur existence et de faire valoir leur consécration dans le grand hall de la renommée des employés. Les PDG et les hauts dirigeants sont connus pour diriger ces réunions, croyant naïvement que c'est une bonne façon pour tout le monde d'entendre ce qui se passe dans l'entreprise. En réalité, les gens s'accordent pour la plupart et se concentrent sur la planification de leur propre mise à jour que personne n'écoutera.
Au lieu de cela: Rassemblez-vous avec vos pairs, les membres de votre équipe ou vos collègues clés, mais ne succombez pas à l'approche «autour de la table». Offrir des informations à titre exceptionnel. Partagez les nouvelles pertinentes, y compris les résultats financiers, les gains importants des clients ou les mises à jour sur les initiatives à l'échelle de l'organisation. En outre, étendre l'offre pour les individus à soulever des questions importantes. Si quelque chose de notable et peu connu s'est produit, quelqu'un devrait le partager. Si un groupe a besoin d'aide d'un autre groupe, augmentez la demande.
Sinon, ne forcez pas tous les participants à partager.
2. Réunions d'état en général. Ceux-ci peuvent être des tueurs de temps brutaux, en particulier lorsqu'ils se verrouillent comme des événements récurrents et sont mal gérés.
Au lieu de cela : N'appelez jamais une réunion pour quelque chose que vous pouvez rechercher. Exploitez les outils technologiques de la journée pour vous assurer que vos équipes de travail maintiennent une mise à jour de statut actuelle et visible où tout le monde peut la voir en un clic de souris. Si vous devez vous rencontrer, réduisez le temps de réunion prévu de moitié ou, utilisez des approches agiles et organisez de courtes sessions de «stand-up». Soyez draconien à propos des digressions et des distractions qui prolongent ces séances. Concentrez-vous sur le statut de partage et demandez aux gens de s'attaquer aux problèmes en dehors de ce forum.
3. Réunions de brainstorming non structurées. La plupart des réunions de brainstorming sont si mal facilitées que nous finissons par supprimer des idées, soutenir l'idée du patron ou générer de grandes listes de choses cool sur des post-its qui ne sont jamais entendus ni revus.
Au lieu de cela: Travaillez à définir le sujet du brainstorming et partagez-le avec les invités avant la session. Rassemblez leurs contributions et consolidez-les et publiez-les ou partagez-les sans les attribuer aux idées. Utilisez la session en direct pour sauter et construire sur les idées soumises, en ajoutant à la liste. Résistez à l'envie d'évaluer des idées dans cette session. Incorporer d'autres techniques qui minimisent les pressions de socialisation, telles que l'écriture cérébrale. Et par-dessus tout, consolidez les idées et créez un processus pour les évaluer et pour les archiver afin de faciliter la référence de groupe dans les sessions et situations futures.
4. Les examens des opérations qui rendent l'Inquisition apprivoisée. Si vous avez déjà souffert pendant une session où le leader de la réunion - généralement un exécutif - se concentre sur une fonction en difficulté ou recherche le point faible dans la présentation de tout le monde et grillent les messagers sans pitié, vous savez à quel point ce format est destructeur. Ne perpétuez pas ce processus.
Au lieu de cela: garder les plongées fonctionnelles profondes et les examens de proctologie d'entreprise privés et se concentrer sur le partage des principaux indicateurs opérationnels, les problèmes et les opportunités. La réunion de groupe n'est pas l'heure ou l'endroit pour déchirer une zone ou un individu sous-performant. Organisez une réunion de suivi sur place, mais ne soumettez pas tout le monde à votre contre-interrogatoire visible sur cette question. Ne reculez pas sur la responsabilité de l'amélioration, mais éliminez la cruauté et ce qui revient à honte publique de votre répertoire de gestion de réunion.
5. Réunions qui soulèvent des problèmes exigeant des décisions spontanées. Bizarrement ou ironiquement, la salle de réunion est l'un des pires endroits pour prendre des décisions rapides. Le fait de soulever un problème pour la première fois et de demander une décision met les gens sur la sellette, et ils vous en voudront d'utiliser cette approche.
Au lieu de cela: Travailler sans cesse avant les réunions de groupe pour engager les parties prenantes clés sur les questions et les options. Sollicitez leur contribution, présentez vos points de vue et travaillez à la négociation d'intérêts communs. Utilisez le forum de réunion pour valider les intérêts des parties prenantes et identifier leurs recommandations. Même si vous ne pouvez toujours pas prendre la décision immédiate sans une autre étape ou deux, vous aurez renforcé vos relations de travail avec votre travail de pré-session.
La ligne de fond pour maintenant
Nous sommes des créatures communales par nature et même avec une variété d'outils technologiques qui nous permettent de nous connecter sans être au même endroit, parfois, cela aide simplement à être face à face. Tirez le meilleur parti de ce temps et montrez votre respect pour les participants en organisant des réunions qui minimisent les investissements en temps et maximisent le partage d'informations de haute qualité dans un environnement non menaçant.