Comment et pourquoi enregistrer les procès-verbaux des réunions
Les minutes de réunion sont les documents écrits ou enregistrés qui sont utilisés pour informer les participants et les non-participants de ce qui a été discuté et de ce qui s'est passé pendant une réunion. Les procès-verbaux des réunions sont généralement pris ou enregistrés pendant la réunion afin que les participants aient un compte rendu de ce qui s'est passé pendant la réunion.
Les minutes comprennent généralement:
- les noms des participants
- les points de l'ordre du jour couverts
- décisions prises par les participants
- actions de suivi engagées par les participants
- dates d'échéance pour l'achèvement des engagements
- tout autre événement ou discussion méritant d'être documenté en vue d'une révision ou d'un historique
Procès-verbal de la réunion en tant que document historique
En tant que document historique, les procès-verbaux sont utiles pour documenter les idées clés ou les points de discussion qui ont mené à une décision. Par exemple, des procès-verbaux de réunion efficaces peuvent spécifier les cinq alternatives discutées par l'équipe et la raison principale pour laquelle l'une a été sélectionnée par rapport aux autres.
Les minutes de réunion pour la réunion d'affaires typique n'ont pas besoin d'enregistrer toutes les discussions. Ils n'ont pas non plus besoin de dire qui a dit quoi. Ils ne devraient pas non plus documenter ce que chaque participant dit en détail. Bien sûr, cette règle est différente pour d'autres types de réunions, comme les situations où une action en justice est en cours de discussion, les audiences du tribunal, etc. Ces minutes nécessitent un enregistrement exact de la conversation et des déclarations. Mais, à moins que les RH discutent d'une poursuite en justice, votre réunion habituelle sur le lieu de travail ne documente pas tous les iota.
Quand et comment partager les minutes de la réunion
Idéalement, les procès-verbaux des réunions sont distribués aux participants à la réunion par voie électronique à la fin de la réunion. De cette façon, les participants sont immédiatement informés de leurs engagements et de leurs échéances et peuvent poser des questions ou demander des éclaircissements. Si cela n'est pas possible (par exemple, le preneur de notes veut vérifier les erreurs), le preneur de notes devrait toujours diffuser le procès-verbal de la réunion dans les 24 heures suivant la réunion.
Le procès-verbal sert également à rappeler les engagements pris par les membres de l'équipe pendant la réunion. Ils aident les participants à transférer leurs engagements de réunion à leurs calendriers et à leurs listes de tâches quotidiennes.
Aussi, vous voudrez revoir le compte rendu de votre réunion précédente au début de la prochaine réunion afin que les gens puissent vérifier leur exactitude et les prochaines étapes.
Comment les organisations gèrent-elles les minutes de réunion?
Critique pour le succès d'une réunion, le preneur de notes ou l'enregistreur documente la réunion pour les participants, pour avoir un historique enregistré, et pour les employés qui n'ont pas pu assister à la réunion. En l'absence de procès-verbaux complets, les chances de succès de la réunion sont diminuées parce que les gens, en fin de compte, ne peuvent pas absorber et se souvenir ensuite d'une foule de renseignements en même temps.
L'employé qui prend les minutes de réunion est généralement un membre de l'équipe et prend les notes tout en participant à la réunion. Dans les réunions qui ont des procédures juridiques ou liées au gouvernement ou dans les réunions du conseil d'administration, une personne non participante prend le procès-verbal officiel et enregistre souvent les procédures.
L'employé qui enregistre les procès-verbaux doit avoir l'oreille attentive aux détails pour pouvoir enregistrer avec précision et pouvoir rester concentré. L'employé doit également effectuer plusieurs tâches de manière efficace pour participer à la réunion tout en enregistrant les minutes.
Dans certaines réunions, le même employé prend le procès-verbal à chaque réunion. Ou, le rôle du preneur de minutes passe de l'employé à l'employé. Le rôle du preneur de notes renforce le leadership, la communication et l'efficacité du leadership en réunion, et peut être un travail convoité.
Exigences d'un compte-rendu de notes de réunion?
Les exigences pour le preneur de notes incluent la capacité de:
- Enregistrer avec précision les décisions, les engagements et les principaux points de discussion lors d'une réunion
- Notez les actions que les membres de la réunion se sont engagés à faire avec la date d'échéance à laquelle les membres se sont engagés. (Les éléments d'action portent un nom, mais la discussion générale ne précise pas qui a dit quoi lors des réunions informelles sur le lieu de travail.)
- Passer en revue les principales décisions et les affectations ou les engagements volontaires et les mesures à prendre à la fin de la réunion afin que les participants puissent convenir des engagements avant de quitter la réunion
- Soyez un joueur d'équipe et soyez flexible parce que les participants peuvent ajouter ou corriger tout ce qu'ils désapprouvent dans les minutes.
- Travaillez de manière opportune pour distribuer des copies des procès-verbaux des réunions dans les 24 heures suivant la réunion, ce qui est la recommandation standard des facilitateurs de réunions depuis des décennies. Comme la plupart des enregistreurs capturent les minutes sur un appareil électronique tel qu'un ordinateur portable ou un iPad, le preneur de notes doit distribuer les notes de réunion après un examen rapide de l'orthographe, de la grammaire et de la clarté.