Faire un registre des risques du projet que tout le monde peut facilement utiliser
Combien de fois avez-vous vu un registre de risque languir dans le système de classement? Ils sont créés au début d'un projet puis ils sont oubliés, devenant rapidement obsolètes.
Nous savons tous qu'une bonne gestion des risques exige l'identification régulière de nouveaux risques, ainsi que l'examen des risques existants et la planification des activités d'atténuation. Alors, comment pouvons-nous rendre cela plus probable?
Bonne conception du registre des risques
Une façon d'encourager la participation à la gestion des risques consiste à concevoir un registre des risques efficace. Un registre bien conçu communiquera rapidement le niveau de risque global du projet à vous et aux autres membres de l'équipe de projet.
Il devrait permettre aux utilisateurs d'accéder facilement à plus de détails sur les risques individuels lorsque cela est nécessaire. Ceci, à son tour, devrait inciter tout le monde à réfléchir en termes de risques - en repérant les nouveaux dès qu'ils surviennent et en surveillant et en prenant des mesures pour atténuer les risques existants.
Inclure les bons champs
Au minimum, votre registre des risques devrait inclure:
- Un identifiant unique pour chaque risque
- Une description du risque, y compris la cause, l'événement à risque et l'effet, tels que «En raison de fortes pluies, il y a une menace d'inondation sur le terrain qui gâcherait les récoltes».
- Actions de réponse au risque
- Propriétaire du risque
Mesures supplémentaires
Vous pouvez inclure des mesures quantitatives de la probabilité, de l'impact et du risque global, ainsi que des valeurs résiduelles après atténuation pour les projets plus risqués.
Numérique et les champs qui sont calculés automatiquement peuvent être utiles si vous utilisez une technique d'évaluation des risques comme la méthode Monte Carlo ou la valeur monétaire attendue. Les autres champs utiles comprennent les dates clés, la catégorie de risque, la catégorie de réponse au risque, la proximité, les coûts d'atténuation et le statut.
Il n'y a pas de limite au nombre de champs que vous pouvez inclure, mais seuls les champs clés doivent être affichés dans la liste de tous les risques. Sinon, l'affichage de la liste peut être submergé de trop de détails. Idéalement, les utilisateurs sont redirigés vers la vue détaillée qui affiche tous les champs pour ce risque particulier lorsqu'ils cliquent sur l'entrée de risque dans la vue de liste.
Une autre option
Vous pouvez également créer une base de données de registre des risques pour chaque projet afin de ne pas vous limiter à un ensemble standard de champs. Bien qu'une feuille de calcul puisse vous aider à suivre vos projets, en particulier les plus petits, une base de données réelle peut être meilleure, comme celles que vous pouvez créer dans Kahootz ou Podio. Ils facilitent l'ajout de documents et de grandes quantités de texte lorsque cela est nécessaire.
Feux de circulation
Il est difficile de battre le système de feux de circulation pour un impact visuel. Les utilisateurs savent intuitivement que le rouge signifie un risque élevé, que l'orange signifie un risque moyen et que le vert est un risque faible. Cela fournit des indices visuels rapides aux lecteurs pour faciliter leur compréhension.
Fonctions de sécurité
Vous pourriez encourager la participation en permettant à tous les membres de l'équipe de projet et peut-être à certains intervenants de consulter le registre des risques. Toutefois, vous devez définir des droits d'accès utilisateur pour votre registre. Par conséquent, seuls certains rôles de projet, tels que Project Manager, Project Support ou Risk Owners, peuvent être modifiés. Vous pouvez créer une piste d'audit de qui a changé quoi et quand.
Profil de risque sommaire
Les membres principaux de l'équipe de projet et les parties prenantes telles que le comité de projet et la direction de l'entreprise / du programme n'ont peut-être pas le temps de digérer la liste de tous les risques. Pour eux, un profil de risque récapitulatif donne un aperçu du risque agrégé présenté par le projet en un coup d'œil. Il illustre le nombre de risques à chaque niveau de probabilité et d'impact.
Tout est dans la communication
Rappelez-vous qu'il ne s'agit pas seulement de répertorier les risques et les actions d'atténuation lorsque vous concevez un registre de risque de projet. L'objectif est de communiquer et d'engager vos collègues dans la gestion des risques. Votre conception devrait refléter cet objectif avec des points de vue différents pour différents publics. Un registre des risques bien conçu peut ainsi améliorer la gestion des risques dans votre projet.