Utilisez la facilitation pour rendre les réunions plus productives
La facilitation est un processus que les formateurs, les bâtisseurs d'équipe, les responsables de réunions, les gestionnaires et les communicateurs utilisent pour ajouter du contenu, des processus et une structure afin de répondre aux besoins d'un individu, d'un groupe ou d'une équipe. D'une manière générale, la facilitation est utilisée pour aider un groupe de personnes à atteindre l'objectif fixé lors de leur réunion.
Le rôle principal d'un facilitateur est d'ajouter de la valeur à une séance de planification de groupe ou à une réunion en gardant le groupe sur la tâche et en se déplaçant ensemble dans la même direction.
Le facilitateur s'assure également que chaque membre du groupe participe à la réunion.
Facilitation de groupe
La facilitation des groupes ou des équipes est assurée par des employés internes, ou des consultants externes, qui sont qualifiés pour:
- Présenter du contenu et des informations,
- Concevoir et formuler un processus qui aide un groupe à atteindre ses objectifs,
- Fournir une structure appropriée pour une réunion, une formation, une séance de renforcement d'équipe ou un autre événement de travail, de sorte que la mission du groupe soit accomplie dans la session,
- Promouvoir la responsabilité partagée pour les résultats de la réunion, et
- En tirant des participants les réponses aux questions et solutions aux problèmes.
Facilitation individuelle
Lorsque des personnes participent au processus, c'est généralement parce que deux employés ou plus sont en conflit, en désaccord, ont besoin de se fixer des objectifs mutuels, ou qu'il est nécessaire de débriefer un projet, un processus ou une expérience. Un facilitateur qualifié peut fournir la structure, le contenu et le processus requis par les employés individuels pour parvenir à une solution mutuellement satisfaisante à leurs problèmes.
Caractéristiques des personnes qui assurent la facilitation
La facilitation est une compétence apprise qui vient le plus naturellement aux individus qui démontrent des caractéristiques telles que:
- Solides compétences en leadership de groupe,
- Une connaissance approfondie des processus et des structures de groupe,
- Connaissance de la dynamique de groupe et interpersonnelle et compréhension de la communication verbale et non verbale,
- La capacité de présenter de manière créative le contenu de la formation et de l'esprit d'équipe d'une manière qui encourage la participation des participants à la session,
- Empathie pour les personnes et leurs situations,
- Capacités d'écoute et de communication puissantes
- La capacité de structurer des interventions et des événements de groupe pour produire les résultats souhaités pour le groupe.
Sous la direction d'un animateur qualifié, les réunions, les séances de consolidation d'équipe et les cours de formation peuvent donner des résultats impossibles sans leader. En effet, les participants d'un groupe manquent souvent des compétences, de la permission et du soutien nécessaires pour faciliter efficacement leurs propres processus de travail.
Éviter les conversations concurrentes dans les réunions
Il est souvent difficile d'avoir des relations de travail efficaces avec les gens au travail. C'est là que la facilitation est utile. La facilitation de groupe efficace dans les réunions gère l'interaction des personnes difficiles tenant des conversations concurrentes.
Les conversations hors sujet entre deux ou plusieurs membres de la réunion perdent du temps, inhibent les progrès du groupe et limitent les contributions des individus à l'équipe dans son ensemble. En outre, des conversations contradictoires dans plusieurs petits groupes, même lorsqu'elles sont sur le sujet, prive les membres de l'équipe des idées que les membres de l'équipe discutent.
Cela aboutit finalement à des idées limitées produites dans les réunions.
Que vous soyez le responsable de la réunion, un responsable ou un membre du groupe, vous pouvez utiliser les idées suivantes pour rassembler le groupe lorsque les membres du groupe organisent plus d'une discussion à la fois.
Gérer les conversations concurrentes
- Utilisez une communication non verbale: Regardez les participants un instant. Soulevez vos sourcils en regardant, ou faites signe aux participants. Arrêtez la personne qui a la parole pendant une minute pendant que les autres participants rejoignent le groupe. N'ayez pas peur de faire cela - cela fait partie du travail d'un manager ou d'un chef d'équipe de contrôler les réunions.
- Posez une question: Appelez l'un des membres du groupe participant à la conversation en cours. Avec un bref résumé de la discussion qui a eu lieu au cours de la réunion dans son ensemble, demandez son opinion. Demandez-lui de partager ses idées avec le reste des participants à la réunion.
Dis: "Je crois que nous serions tous intéressés par vos réflexions sur ce sujet, Kerry." Cela peut être un peu inconfortable pour vous, mais il sert à deux fins: il introduit la conversation latérale dans la conversation principale et permet à tout le monde de savoir que le comportement n'est pas permis.
- Intervenir verbalement: Demander directement aux membres du groupe participant à la conversation en compétition de rejoindre la discussion de groupe, sans utiliser le sarcasme ou la colère. Dire, "J'ai peur que nous manquions de bonnes idées quand tout le monde parle à la fois Je sais que je ne peux pas garder une trace de toutes ces pensées." En général, il est préférable d'utiliser cette tactique comme deuxième ou troisième tentative pour attirer les gens. C'est direct et très efficace, mais cela peut embarrasser les membres de l'équipe.
- Établir un signal de groupe: Le signal de groupe rappelle aux participants de tenir une discussion à la fois. Un signal qui fonctionne efficacement consiste à faire un signe de non-verbal suivi d'un index pour indiquer une réunion. S'il y a une bonne relation entre les membres de l'équipe, une blague peut aussi être un outil efficace. Essayez quelque chose comme, "Hey, John et Jane, arrêtez d'essayer de planifier votre prise de contrôle du monde et revenez à la réunion."
Un dernier mot sur les conversations concurrentes dans les réunions
Les gens passent une bonne partie de leur semaine de travail à assister à des réunions d'affaires. Il est de votre responsabilité en tant que gestionnaire ou responsable de réunion de s'assurer que les employés font bon usage de leur temps. Une gestion de réunion efficace préserve leur temps et, en contrôlant les conversations secondaires, vous pouvez vous assurer que la réunion reste sur le sujet et produit un travail de qualité.