Savez-vous ce qu'est la gouvernance de projet et à quoi elle ressemble? Ou que faire si vous travaillez dans un environnement où il n'existe pas? Commençons par une définition.
Gouvernance de projet: une définition
La «gouvernance» en termes de gestion de projet fait référence aux politiques, processus, normes, procédures et directives qui déterminent comment les projets sont dirigés, gérés et contrôlés par votre organisation.
La gouvernance peut être étendue et «lourde» avec beaucoup de bureaucratie, ou sommaire et «léger» (dans ce cas, il est probablement inefficace). Les gestionnaires devraient viser le bon niveau de gouvernance pour leur environnement et leur culture. S'assurer que vos politiques de gouvernance sont adaptées à l'objectif est un facteur clé pour s'assurer qu'elles sont efficaces.
La gouvernance commence au sommet. Le conseil d'administration de la société devrait être attaché à l'idée d'une bonne gouvernance et au fait que les projets devraient être gérés correctement, dans le respect de lignes directrices précises. Cette attitude et les normes attendues seront transmises aux comités de projet et aux chefs de projet (et aux équipes de programme, là où elles existent).
Pourquoi la gouvernance de projet est importante
Votre sponsor de projet et les autres parties prenantes clés veulent savoir que vous dépensez le budget du projet de la bonne manière. Ils veulent que vous suiviez les progrès de votre projet de manière efficace et que vous interveniez pour gérer le risque du projet au besoin.
Mais la justification de la bonne gouvernance sur les projets va plus loin que cela.
La gouvernance est exigée par les clients, en particulier ceux du secteur public. Les gouvernements et les organismes de réglementation demandent (et dans certains cas, appliquent) certaines normes pour certains projets. La gouvernance n'est pas seulement une question interne: de nombreuses entreprises opérant sur des marchés réglementés devront suivre les directives de la législation externe, comme Sarbanes-Oxley. La gouvernance de projet constitue une petite partie de la capacité à prouver que votre entreprise fonctionne efficacement et dans les limites des directives et des réglementations spécifiées pour votre industrie.
La gouvernance de projet vous aide également à:
- Améliorez votre retour sur investissement et suivez efficacement ces investissements
- Gain de buy-in pour les projets
- Évitez les raisons communes pour lesquelles les projets échouent
- Communiquer plus efficacement
- Introduire la standardisation entre les projets, ce qui facilite la comparaison des performances
- Minimiser les risques
- Développer et motiver le personnel dans un environnement structuré
À quoi ressemble la gouvernance de projet?
Alors maintenant, nous savons ce qu'est la gouvernance de projet, à quoi ressemble-t-elle sur un projet? Voici les types d'activités qui illustrent la gouvernance dans un environnement de projet:
- Il y a un cycle de vie de gestion de projet discipliné qui inclut des points définis pour l'approbation. Ce sont des points où la viabilité du projet est discutée et une décision est prise quant à la poursuite ou non du travail.
- Les projets présentent une analyse de rentabilisation claire et les analyses de rentabilisation contiennent suffisamment d'informations pour permettre aux équipes de gestion de prendre les bonnes décisions.
- Ces décisions sont correctement documentées et communiquées.
- Les personnes travaillant sur des projets ont des rôles et des responsabilités définis.
- Il existe une culture de l'apprentissage continu qui permet aux équipes de projet de s'améliorer continuellement et de discuter des leçons apprises dans un environnement sans blâme.
- Il existe des processus et des procédures qui permettent aux équipes de projet d'examiner leur projet et de demander un soutien indépendant si nécessaire.
- Les parties prenantes sont engagées et font confiance au processus.
- Les équipes de projet sont composées de personnes expérimentées et qualifiées dans les rôles pertinents.
La gouvernance des projets est liée aux structures de gouvernance de l'organisation dans son ensemble. Si vous pensez que l'objectif principal de la gouvernance de projet est de s'assurer que les projets sont réalisés de la bonne manière, vous pouvez voir comment cela se rapporte à la gouvernance financière au niveau de l'entreprise, la gestion des risques d'entreprise et plus encore.
La gouvernance du projet doit s'intégrer parfaitement dans vos processus organisationnels actuels. En d'autres termes, ne créez pas un tout nouveau processus de gestion financière lorsque vous en avez déjà un qui fonctionne dans d'autres domaines! Utilisez ce qui existe actuellement et modifiez les processus d'entreprise pour les rendre adaptés à l'utilisation dans un environnement de projet.
5 domaines d'intérêt pour la gouvernance de projet
Lorsque vous commencez à l'examiner, vous vous rendrez compte que la gouvernance du projet est omniprésente à travers tous les éléments de la gestion de projet. Cependant, il existe des domaines d'intervention clés où la gouvernance est particulièrement pertinente.
- Méthodologies et processus: Ceux-ci vous aident à livrer le travail de manière fiable et durable.
- Gestion des connaissances: Ceci est crucial pour les leçons apprises et pour s'assurer que l'organisation tire des leçons de l'expérience du projet. La gestion des connaissances est essentielle si vous voulez arrêter de faire les mêmes erreurs plusieurs fois.
- Maturité de la gestion de projet: Au fur et à mesure que votre maturité de gestion de projet organisationnel augmente, votre capacité à livrer avec succès augmente également.
- Buy-in de niveau senior: L'engagement à la gouvernance du projet commence au sommet. Si vous avez un soutien de la direction, cela se répercutera à tous les niveaux de l'entreprise et l'approche de la gouvernance sera plus durable.
- Culture de soutien: Une culture de soutien, et non de blâme, assurera que les gestionnaires de projet ont le bon environnement pour prospérer. Une culture de soutien, dirigée par le bureau de gestion de projet ou le directeur de projet, aidera les gestionnaires de projet à atteindre leurs objectifs et ceux du projet.
Que faire s'il n'y a pas de norme d'entreprise
De nombreux chefs de projet dans de petites organisations se retrouvent à gérer des projets dans un environnement favorable et où le concept de gestion de projet est accepté, mais sans les structures organisationnelles formelles en place pour se nourrir.
Dans cette situation - et ce n'est pas exclusif aux petites organisations - vous allez concevoir votre modèle de gouvernance de projet à partir de zéro. S'il n'y a pas une approche de gouvernance de projet que vous pouvez prendre en charge et adapter à votre projet, vous devrez créer le vôtre.
Ce n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître!
Commencez par configurer les bases:
- Créer un document sur les rôles et les responsabilités
- Assurez-vous d'avoir un sponsor du projet
- Assurez-vous d'avoir un comité de projet ou un groupe de pilotage et organisez des réunions régulières pour lesquelles vous prenez et distribuez des minutes
- Mettre en place un processus de gestion des risques
- Mettre en place un processus de gestion des modifications
- Construire des points dans votre calendrier de projet où vous vérifiez la viabilité du projet par rapport aux objectifs initiaux de l'analyse de rentabilisation (la fin de chaque étape de la phase est le point naturel pour mettre ces contrôles).
En fin de compte, il incombe au promoteur du projet de veiller à ce qu'il y ait une gouvernance adéquate, mais les chefs de projet peuvent également jouer un rôle actif dans ce domaine.
La gouvernance pourrait être l'un des sujets les plus sèches dans la gestion de projet, mais c'est l'un des plus importants. C'est ainsi que les équipes de direction savent que vous faites du bon travail et vous rassurent que le projet se déroule comme il se doit. Il fournit également les vérifications et les équilibres nécessaires pour que les gestionnaires sachent que l'argent est dépensé de manière appropriée et alignée sur l'analyse de rentabilisation.