Le rôle du gestionnaire de projet
On me demande souvent ce que fait un chef de projet parce que le rôle est si vaste. Voici mon point de vue sur le rôle du chef de projet. C'est ce que font les chefs de projet toute la journée.
Chefs de projet…
Développer la grande idée
Le premier travail du chef de projet est de développer la grande idée. Cela n'a pas toujours été comme ça. Il n'y a pas si longtemps, on s'attendait à ce que les chefs de projet saisissent une idée à part entière, probablement une analyse de rentabilisation complète, et en fassent un plan de projet qui pourrait être exécuté. Aujourd'hui, le rôle du chef de projet a quelque peu évolué et il est probable que vous vous retrouviez impliqué de plus en plus tôt dans le projet avant même qu'il ne devienne un «projet».
Vous travaillerez avec le sponsor du projet pour étoffer l'idée afin de former une première image du projet et déterminer si c'est faisable.
Mettre ensemble l'équipe
Si votre grande idée est jugée faisable, votre prochaine étape consistera à constituer une équipe capable de concrétiser cette idée. Vous aurez besoin d'un certain nombre de personnes qui peuvent remplir différents rôles dans une équipe de projet.
Idéalement, vous recherchez des experts dans chaque domaine fonctionnel, mais vous devez également tenir compte de la disponibilité. Les chefs de projet ne peuvent pas toujours obtenir le personnel qu'ils veulent dans une équipe parce que ces experts sont occupés sur d'autres projets. Si vous n'êtes pas en mesure d'attendre qu'ils deviennent disponibles, vous devrez travailler avec les personnes disponibles.
Vous n'aurez pas besoin de tout le monde impliqué dans l'équipe tout le temps. Certains experts fonctionnels, tels que des avocats ou des attachés de presse, auront seulement besoin de rejoindre l'équipe à des moments pertinents en cours de route. Une partie de la compétence de la gestion de projet et de la gestion des ressources est de s'assurer que vous leur faites savoir que leurs tâches sont à venir et ensuite les mettre au courant sur le projet dès que leur expertise est nécessaire.
Organiser ce qui va se passer
Pendant le démarrage du projet et les premières étapes de démarrage, vous travaillerez avec votre équipe pour définir exactement ce qui doit être fait. Cela implique de définir clairement le travail et de s'assurer que tout le monde comprend les objectifs.
Cela vaut la peine de formuler tout cela en termes de valeur commerciale ou d'avantages: en d'autres termes, expliquez pourquoi vous vous lancez dans ce nouveau travail.
Diriger l'équipe
Maintenant que vous avez réuni votre équipe et que vous savez tous ce que vous devez accomplir ensemble, c'est le travail du chef de projet de s'assurer que toute l'équipe travaille ensemble pour y parvenir.
C'est plus dur que ça en a l'air! Diriger avec succès une équipe signifie négocier les défis des désaccords, des conflits et être au courant des communications en tout temps. Vous devez motiver votre équipe à faire du bon travail, même lorsque les temps sont durs. Cela implique également un coaching, une formation, un mentorat et le développement des personnes qui travaillent sur le projet, même si elles ne travaillent pas directement pour vous. C'est un surcoût souvent oublié dans les projets, mais rappelez-vous que les gens obtiennent de meilleurs résultats s'ils se sentent respectés et encouragés à faire leur meilleur travail.
Si vous pouvez faire de votre projet un endroit où les gens grandissent et développent de nouvelles compétences, alors les gens voudront travailler avec vous.
Diriger l'équipe implique également la mise en place et la gestion de la collaboration au sein de l'équipe. Cela peut se faire au moyen d'outils de gestion de projets en ligne ou de réunions d'équipe en face à face, ou quelque chose entre les deux. La collaboration et la construction d'un esprit d'équipe aideront les ressources de votre projet à faire face à un conflit ou à des moments difficiles sur le projet, comme une échéance soudainement mise en avant.
Gérer l'argent
Les projets coûtent de l'argent, et le fait de pouvoir établir un budget de projet est une compétence clé pour un chef de projet. Cependant, votre rôle ne s'arrête pas là. Vous devez être en mesure de gérer l'argent et de contrôler les coûts du projet à l'avenir.
Vous pouvez le faire en:
- Développer des estimations qui couvrent toutes les tâches et ressources du projet requises.
- Travailler avec vos experts en la matière pour vous assurer qu'ils sont complets et complets.
- Utiliser vos estimations pour créer un budget de projet.
- Utiliser votre budget pour expliquer au promoteur du projet et préciser le coût du projet.
Ensuite, tout au long du projet, vous pouvez gérer vos coûts grâce à un contrôle précis des coûts. Cela implique de comparer ce que vous dépensez dans la vie réelle avec les estimations et le budget du projet que vous avez mis ensemble. Heureusement, ils ne sont pas très éloignés l'un de l'autre, mais si vous remarquez une tendance à dépenser trop ou des estimations incorrectes, vous serez assez tôt pour le corriger, avec un peu de chance. Vous ne pouvez corriger que ce que vous remarquez, donc un bon contrôle des coûts est important.
Conseil d'expert: un bon contrôle des coûts implique plus qu'un simple suivi des dépenses. Vous devez également surveiller la quantité de travail effectué sur le projet. C'est la combinaison de l'argent et des tâches accomplies qui vous permet de voir si le projet dépense au-delà de ses moyens.
Faire des décisions
Mettons-nous au clair: alors que le parrain du projet est là pour les décisions gigantesques, vous êtes le chef de projet et responsable de la majorité des décisions prises sur le projet. Même les grands. Même lorsque vous ne prenez pas la décision, vous formulerez une recommandation quant à la décision que le parrain devrait prendre, parce que vous avez tous les détails et que vous avez passé beaucoup de temps à le considérer, et ils n'ont peut-être pas la capacité de le faire cette.
Engager les parties prenantes
Il n'y a pas si longtemps, la littérature sur la gestion de projet parlait de «gestion des parties prenantes». Aujourd'hui, il est reconnu que vous ne pouvez pas «gérer» une partie prenante. C'est naïf et un peu insultant de suggérer cela, alors nous parlons de les «engager» à la place.
Concrètement, les outils n'ont pas changé - c'est juste la rhétorique et l'attitude qui est différente. Vous déterminerez toujours qui sont les parties prenantes sur le projet et si elles sont particulièrement puissantes ou influentes par rapport au travail que vous faites. Développer un plan de communication et le mettre en pratique.
L'engagement des parties prenantes signifie travailler avec les personnes touchées par le projet pour s'assurer qu'elles comprennent les changements à venir.
Lire ensuite: Traiter avec des parties prenantes difficiles (car tout le monde ne sera pas facile à travailler).
Livrer les objectifs du projet
Vous le ferez avec la participation de votre équipe, et c'est ce que tout le travail a permis de faire.
Être capable de livrer efficacement sur ce que vous avez promis repose sur être très clair sur ce que cela devrait être. Vous devrez documenter les principaux facteurs de réussite et les mesures qui seront utilisées pour évaluer si vous avez réalisé ce que vous aviez prévu de faire.
Cela devrait être indiqué dans l'analyse de rentabilisation ou le document d'initiation du projet (ou les deux, à des niveaux de détail variables). Par conséquent, il devrait être relativement simple de voir quels sont ces objectifs - il est moins simple de s'assurer que vous les livrez.
Une bonne planification, un leadership fort et la capacité de voir la grande image ainsi que les détails aideront énormément.
Gérer le transfert à Live
La réalisation des objectifs du projet n'est pas la fin de votre rôle de chef de projet. La chose la plus importante à la fin de la phase d'exécution est de s'assurer que vous fournissez un transfert clair et complet à l'équipe qui va gérer le projet à l'avenir.
Un bon transfert signifie que vous pouvez prendre du recul. Vous ne serez plus l'interlocuteur du projet et vous pourrez passer à votre prochain projet en sachant que l'équipe commerciale est en mesure de tirer le meilleur parti de ce que vous lui avez livré.
Partager les connaissances
Les «leçons apprises» sont la façon dont nous décrivons ce qui a été appris grâce au projet et qui pourrait être utilisé pour d'autres initiatives à l'avenir. Le gestionnaire de projet devrait tenir une réunion sur les leçons apprises à la fin du projet. Cela aide l'équipe à grandir et à maintenir les connaissances organisationnelles. En d'autres termes, cela empêche l'entreprise de refaire les mêmes erreurs.
C'est ce que fait un chef de projet toute la journée. Votre liste de choses à faire peut sembler un peu différente de cette liste, mais essentiellement toutes les tâches qui s'y trouvent contribueront à ces éléments d'être un chef de projet. C'est un travail vaste et stimulant, mais c'est aussi varié et un excellent choix de carrière!