L'examen annuel du rendement des employés est un processus essentiel pour documenter la performance d'un employé tout au long de l'année, fournir une rétroaction à l'employé et servir de tremplin pour établir les objectifs de rendement et de perfectionnement pour l'année à venir.
Cependant, le rituel annuel sur le lieu de travail a été comparé à un voyage chez le dentiste pour obtenir un canal radiculaire. Les deux peuvent être des descriptions précises. Tout comme prendre soin de vos dents, la raison pour laquelle la revue de performance annuelle finit par se sentir comme un canal radiculaire est en raison d'un manque d'entretien préventif.
Grâce à une bonne planification initiale et à des bilans réguliers, l'examen annuel du rendement peut être aussi facile que le nettoyage annuel des dents. Voici sept façons pour un gestionnaire de se préparer à un examen annuel du rendement des employés afin d'en faire une discussion productive et indolore:
1. Commencer avec les attentes et les objectifs de rendement
La préparation d'une évaluation annuelle du rendement commence avec le processus d'embauche. Une offre d'emploi bien rédigée et une description de poste indiquent clairement ce que l'on attend de l'employé et à quoi doit ressembler une bonne performance.
Les attentes en matière de rendement ne doivent pas nécessairement prendre la forme d'une description de travail officielle. Voyez comment écrire des attentes de performance réelles qui font la différence pour un moyen plus informel et efficace de développer et de communiquer les attentes de performance. Assurez-vous de discuter de ces attentes et objectifs avec l'employé et de les revoir régulièrement. Les choses peuvent changer, et quand ils le font, l'employé ne devrait pas être le dernier à savoir.
2. Fournir des commentaires réguliers tout au long de l'année
Une grande partie de rendre l'examen annuel indolore est l'élimination des surprises. Les employés méritent et ont besoin de commentaires positifs et critiques sur une base régulière. Pour que la rétroaction soit efficace, elle doit être fournie en temps opportun, le plus rapidement possible après le résultat ou le comportement de la performance. Bien sûr, les commentaires critiques peuvent un peu piquer, mais c'est beaucoup moins douloureux que de les avoir tous en même temps à la fin de l'année.
3. Traiter les problèmes de performance rapidement et de manière décisive
L'examen annuel n'est PAS le moment de régler un problème de performance sérieux pour la première fois. Les gestionnaires doivent apprendre à reconnaître, diagnostiquer et discuter des problèmes de performance tout au long de l'année.
4. Maintenir la documentation tout au long de l'année
L'une des parties les plus difficiles de la préparation d'un examen est d'essayer de se souvenir de tout ce qui s'est passé au cours d'une année. Lorsqu'un gestionnaire ne tient pas un registre des performances et des comportements des employés tout au long de l'année, ils ont tendance à fonder leur évaluation sur la mémoire récente.
Un moyen simple de documenter tout au long de l'année est de garder un dossier pour chaque employé pour les rapports de performance, les exemples de bons et de mauvais comportements, les résumés des discussions, les commentaires des clients, les registres de présence et tout autre sujet.
5. Obtenir des commentaires des autres
Bien qu'un gestionnaire soit la personne la mieux placée pour évaluer le rendement d'un employé, il est également utile de solliciter les commentaires de clients, de collègues et d'autres gestionnaires. Cela peut être fait sur une base régulière et informelle, ou avec une méthodologie d'enquête plus formelle. Les commentaires devraient être confidentiels et anonymes et utilisés ensemble pour vérifier et soutenir l'évaluation du gestionnaire.
6. Demander des commentaires à l'employé
Bien qu'un gestionnaire ne devrait JAMAIS demander à un employé d'écrire sa propre évaluation, il est bon de demander une auto-évaluation à l'employé dans le cadre du processus de préparation. Il se peut que l'employé ait des renseignements que le gestionnaire ne connaissait pas et, à tout le moins, le gestionnaire peut être averti à l'avance de tous les angles morts que l'employé pourrait avoir.
7. Soyez préparé avec des exemples
Pour la performance, fournir une documentation de performance objective et mesurable si possible. Pour une rétroaction comportementale, fournissez 2-3 exemples spécifiques pour chaque compétence.
Lorsqu'un gestionnaire suit ces conseils de préparation, la discussion annuelle devrait simplement être un résumé de tout ce qui a déjà été discuté tout au long de l'année. L'accent peut ensuite tourner pour définir les attentes et les objectifs pour l'année suivante.