La première et la plus importante mesure à prendre pour travailler plus efficacement consiste à mettre en place un plan quotidien. Il est important que votre plan soit écrit quelque part, sur un calendrier, un bloc-notes ou stocké sur votre ordinateur. Ne pas simplement passer par une liste de contrôle mental chaque jour.
Avoir un plan écrit est un must pour garder les pensées lancinantes hors de votre tête et pour aider à prévenir les catastrophes parce que vous oubliez quelque chose d'important. La plupart des femmes trouveront qu'elles ont besoin de se détourner d'un plan quotidien de temps en temps, mais en avoir un vous aidera à mieux organiser votre temps, se préparer à des projets spécifiques à l'avance, et un plan vous donnera une image plus claire de toutes les choses tu dois faire.
Se débarrasser des distractions quotidiennes avec un plan
Si vous arrivez au travail chaque jour et que vous êtes immédiatement submergé par votre longue liste de choses à faire et votre fouillis de bureau, vous ferez le plein d'énergie comme un cheval de course (et brûlez rapidement après un sprint, comme un cheval de course). sur tout ce qui semble le plus pressant à un moment donné. Le pire des cas est que vous vous asseyez dans un funk ne sachant pas par où commencer. Quoi qu'il en soit, simplement «éteindre les incendies» chaque jour est le moyen le moins efficace d'attaquer votre charge de travail et la meilleure façon de vous épuiser tout en étant encore plus loin.
Sans plan, les distractions du jour prendront rapidement le dessus: le téléphone sonne, vous commencez à répondre aux courriels, les collègues commencent à bavarder et avant que vous ne le sachiez, l'heure du déjeuner est arrivée et vous avez peu accompli. Votre plan quotidien peut inclure une heure chaque matin pour vous installer en renvoyant des appels, en vérifiant votre adresse e-mail avant de commencer à effectuer d'autres tâches, mais cela fera plus que simplement servir de guide sur ce qu'il faut faire de votre temps. Par exemple, si vous avez délibérément mis de côté une heure pour faire quelque chose et que vous dépassez ce délai, vous saurez que vous devez ajuster votre plan pour le jour suivant.
En cartographiant votre journée en segments ou en tâches, vous pouvez plus facilement identifier les zones problématiques et les temps de pointe (c'est-à-dire que vous pouvez être moins efficace après le déjeuner si vous souffrez d'affaissement après-midi ou de lenteur le matin).
Évitez de prendre plus que ce que vous pouvez gérer
Un optimiste est quelqu'un qui est capable de voir le positif dans une situation donnée se concentrera généralement sur la conviction que «tout est possible». Il n'y a rien de mal à être un optimiste à moins que cela ne vous amène à sous-estimer vos capacités, le temps que cela prendra pour accomplir quelque chose, et qui vous amène à assumer plus que vous ne pouvez gérer.
Un réaliste peut être un optimiste, mais un réaliste voit aussi la logistique qui peut être impliquée dans le traitement d'une situation et prendra en compte les obstacles potentiels et les contraintes.
Si vous n'avez pas votre propre plan de match pour la journée, vous aurez peut-être du mal à dire non à aider les autres ou à entreprendre d'autres projets parce que vous avez une attitude positive qui dépasse la réalité ou le bon sens. Il est facile de sous-estimer combien de temps les choses prendront pour accomplir vos propres tâches et beaucoup moins celles de quelqu'un d'autre si vous pensez que vous êtes une superwoman et qu'une perspective ensoleillée est tout ce qu'il faut pour faire avancer les choses.
Savoir ce qui est dans votre assiette pour la journée, et avoir déjà déterminé un budget pour votre propre temps pour des tâches spécifiques peut vous aider à respecter les délais, à en faire plus chaque jour et à être plus réaliste quant à l'accomplissement de tâches supplémentaires.
Créer votre plan d'attaque
Avant de partir au travail, décidez à l'avance de ce sur quoi vous allez vous concentrer lorsque vous y serez. Mieux encore, planifiez votre journée la veille et préparez votre bureau pour les tâches que vous voulez accomplir le matin. Par exemple, procurez-vous des fichiers ou du matériel de lecture organisés pour la matinée, de sorte que vous puissiez y accéder directement ou que vous ayez besoin d'articles à saisir ou d'appels téléphoniques à retourner dans l'ordre où vous avez besoin de les faire.
Avoir un plan peut vous aider à créer des routines prévisibles qui, à leur tour, vous permettront de mieux vous préparer à faire face à des jours chaotiques lorsque votre patron ou un client à forte maintenance demande plus de temps.