Augmentez votre confiance dans votre projet avec la gestion des risques
Les meilleurs chefs de projet ont la confiance totale de leur responsable hiérarchique et de leur sponsor. Les dirigeants derrière leurs projets les croient quand ils disent qu'ils ont besoin de financement supplémentaire, de ressources ou d'aide pour résoudre un problème.
Lorsque vous travaillez dans des situations à risque, vous avez besoin du bon kit. Comme un randonneur avec un sac à dos de corde et des crampons, vous avez aussi besoin d'outils pour gérer les risques du projet.
Vous pouvez augmenter la confiance de votre gestionnaire dans votre projet grâce à un plan de gestion des risques. Un simple processus en 5 étapes peut considérablement transformer la façon dont votre patron voit votre projet (et vous).
Qu'est-ce que la gestion des risques dans la gestion de projet?
La gestion des risques dans la gestion de projet est le processus d'identification, d'évaluation et de réponse aux risques du projet.
Les risques du projet peuvent affecter le projet (positivement ou négativement, mais généralement les gens interprètent les risques comme des événements qui auraient un impact négatif sur le projet).
Que votre projet soit grand ou petit, il aura des risques associés. Ceux-ci pourraient être quelque chose du risque de votre défilé de l'école étant pleuvoir au risque d'une augmentation de prix à une composante critique de votre nouveau circuit.
Le risque du projet, s'il n'est pas géré correctement, peut compliquer la livraison de votre projet. Les risques non contrôlés peuvent ajouter du temps à votre emploi du temps, travailler pour votre temps et votre argent à votre budget. Les gestionnaires s'inquiètent de ce genre de chose. Tout cela peut être évité avec un plan de gestion des risques.
Plan de gestion des risques
Un plan de gestion des risques est un excellent moyen d'accroître votre confiance dans la capacité de votre équipe de projet à livrer - et cela se répercute sur la confiance de votre gestionnaire. Vous voulez qu'ils croient que vous pouvez le faire, et vous voulez qu'ils soient conscients de ce qui pourrait vous empêcher de livrer le projet avec succès. Un plan de gestion des risques est un outil parfait pour le faire.
Et devine quoi? C'est vraiment facile de commencer.
La gestion des risques du projet est un processus simple en cinq étapes. Ne le rendons pas plus compliqué que nécessaire. C'est quelque chose que vous pouvez commencer dès aujourd'hui, préparez-vous à en discuter lors de votre prochaine réunion et à le terminer lorsque quelqu'un tapera les minutes.
Un processus de gestion des risques en 5 étapes
Comme pour de nombreuses parties de la gestion de projet, la gestion des risques est un processus. Les 5 étapes sont:
- Lancer
- Identifier
- Évaluer
- Planifier les réponses
- Mettre en place
Si ces termes ne signifient pas grand chose pour vous maintenant, s'il vous plaît, respectez-le - je vais tout expliquer.
Étape 1: Initier
D'abord, vous voulez définir le contexte de votre gestion des risques dans votre environnement de gestion de projet.
Il n'y a probablement pas beaucoup de travail à faire ici parce que quelqu'un dans votre entreprise aura déjà préparé une politique de risque d'entreprise et tout ce que vous devez faire est de le retracer. Cela expliquera l'approche de l'entreprise en matière de risque et pourrait même rendre obligatoires les modèles dont vous avez besoin. Les modèles vous sauvent toujours un emploi, alors faites attention à ceux-là aussi!
Même si vous n'avez pas de politique de risque d'entreprise, quelqu'un d'autre qui gère des projets à vos côtés peut avoir un plan de gestion des risques de projet que vous pouvez copier. Pourquoi réinventer la roue? Réutiliser des documents est un must si vous voulez gagner du temps et en faire plus.
Utilisez ce que vous avez découvert pour produire un plan de gestion des risques pour votre projet. Cela fait partie de votre plan de gestion de projet global et parle de la façon dont vous allez aborder la gestion des risques sur votre projet.
Si vous ne savez pas quoi y mettre, lisez la suite! Les prochaines étapes vous donneront une meilleure idée de ce dont il faut parler dans votre plan de gestion des risques.
Cela améliore la confiance en: Montrant à votre gestionnaire que vous avez une approche pour faire face à l'incertitude sur votre projet et que vous allez activement gérer le risque.
Étape 2: Identifier
Une fois que vous avez défini une approche, vous pouvez commencer à y travailler.
Vous identifiez maintenant les risques qui vont affecter votre projet. Il ne s'agit que d'un instantané dans le temps et votre registre des risques est quelque chose que vous aurez envie de revenir à maintes reprises pour vous assurer que quelque chose de nouveau est mis là-bas aussi.
Vous pouvez identifier les risques en utilisant une liste de risques communs, en interrogeant les parties prenantes sur le projet (en particulier les parties prenantes difficiles car elles ont généralement beaucoup à dire sur ce qui pourrait mal tourner), en organisant des sessions de brainstorming et en utilisant votre bon sens.
Vous cherchez des choses qui pourraient causer des problèmes si jamais elles se produisaient. (Rappelez-vous, les risques ne se sont pas encore produits Les problèmes de projet sont des choses qui se sont déjà produites.)
Cependant, vous allez certainement le faire, vous devriez certainement impliquer d'autres personnes. Seul, vous n'aurez pas l'image complète et vous finirez par manquer des choses.
Les risques peuvent et doivent être identifiés par n'importe qui. En tant que chef de projet, votre travail consiste à encourager vos collègues à augmenter les risques avec vous afin que vous puissiez faire quelque chose en équipe.
Tous les risques identifiés doivent être enregistrés dans le registre des risques. Si vous avez un coordinateur de projet dans l'équipe ou une personne de soutien du projet, ils peuvent le faire. Sinon, cela fait partie des tâches administratives à faire pour vous.
Cela améliore la confiance en: Démontrant que vous êtes conscient des principaux risques qui pourraient affecter votre projet et que vous avez un moyen en place pour rester constamment conscient des nouveaux risques.
Étape 3: Évaluer
Les risques sont ensuite évalués pour la probabilité et l'impact. Cet article détaillé sur la façon d'évaluer un risque de projet vous couvre pour cela. Donnez-lui une bonne lecture si vous n'êtes pas familier avec le processus.
Comme mesure supplémentaire, vous pouvez également évaluer la proximité, ce qui signifie à quel point le risque est proche. Un risque de proximité élevée pourrait se produire bientôt. Un risque de faible proximité pourrait survenir à un moment donné dans un avenir lointain. Cela peut vous donner un autre facteur pour prioriser votre temps et votre énergie quand il s'agit de gérer les risques.
Cela améliore la confiance en: Assurant que votre manager et tous les membres de l'équipe ont une idée claire de ce qui se passerait si l'un de ces risques se concrétisait.
Étape 4: Planifier les réponses
Nous arrivons maintenant à la partie charnue de votre plan de gestion des risques. Dans cette étape, vous déterminez comment gérer le risque en identifiant une réponse appropriée.
Nous faisons cela parce que jusqu'à présent, tout ce que vous avez, c'est une liste de ce qui pourrait arriver à ce que votre projet déraille à l'avenir et à quel point ce serait. Ce que votre manager voudra savoir, c'est: Que vas-tu faire à ce sujet?
Généralement, il y a 4 choses que vous pouvez faire pour traiter et gérer un risque de projet. Elles sont:
- Éviter
- Transfert
- Atténuer (c'est-à-dire réduire)
- Acceptez.
Ceux-ci sont couverts en détail dans cette plongée profonde dans les stratégies de réponse au risque pour le risque négatif.
Certains de vos risques pourraient avoir un résultat positif. Par exemple: Il y a un risque que vous vendiez autant de votre nouveau produit que vous plantez les lignes téléphoniques. Ce serait un beau problème, mais c'est toujours un risque que nous devrions planifier.
Il existe plusieurs façons de vous préparer à un risque positif, notamment:
- Exploit
- Partager
- Améliorer
- Acceptez.
Ceux-ci sont discutés plus en détail dans cet article sur les stratégies de réponse au risque pour le risque positif.
Vous aurez besoin de déterminer quelle stratégie de réponse est la meilleure pour chaque risque sur votre registre. Par exemple, vous pourriez décider que le risque d'effondrement du toit de l'usine est quelque chose que vous accepterez simplement, car il est peu probable que cela se produise. Cependant, le risque que l'empoisonnement alimentaire enlève la moitié de votre main-d'œuvre est quelque chose que vous allez activement atténuer en recyclant tout votre personnel de restauration. Si cela s'est produit avant et est en fait assez probable, sauf si vous faites quelque chose à ce sujet, vous voulez atténuer le risque.
Une fois la réponse identifiée et acceptée, les propriétaires de risques peuvent être désignés pour exécuter le plan d'action de gestion des risques. En d'autres termes, vous avez besoin de quelqu'un pour être responsable de voir à travers les tâches que vous êtes d'accord.
Cela améliore la confiance en: montrant à votre gestionnaire que vous avez envisagé quoi faire au sujet des choses qui pourraient causer des problèmes à votre projet et que vous mettez en place des plans pour réduire l'incertitude et les risques associés au projet.
Étape 5: Mettre en œuvre
Votre plan de gestion des risques devrait maintenant inclure qui sera responsable de l'exécution des activités d'atténuation des risques pour chaque risque. Ils devraient maintenant travailler à travers ces tâches afin que vous soyez activement en train de gérer les risques ouverts.
Cela améliore la confiance en: Démontrant que vous et votre équipe de projet pouvez suivre ce que vous avez dit que vous feriez. En rendant compte de ce que vous avez réalisé et des risques que vous avez atténués, vous montrez à votre équipe de direction que vous tenez à livrer et à faire ce qu'il faut pour assurer la pérennité de votre projet.
Une fois qu'un risque est passé - quand il n'est plus pertinent parce qu'il s'est produit ou ne peut plus se produire - vous pouvez le fermer à partir de votre registre des risques.
Mettre en place ce plan de gestion des risques du projet peut vous démarquer des autres gestionnaires. Votre propre chef aura la preuve que vous pouvez penser stratégiquement et de façon créative à ce qui pourrait causer le décollage de votre projet, et - le plus important - faire quelque chose à ce sujet. Vous serez la personne qui gère activement les problèmes avant qu'ils ne surviennent, balayant les barrages routiers et se préparant à tout!
Être vu pour être bon à la gestion du risque du projet est un moyen infaillible d'être vu comme une paire ou des mains sûres par la direction. Vous n'avez pas besoin de beaucoup d'expérience ou de certificats pour commencer à gérer le risque du projet avec succès (bien qu'il existe des qualifications formelles en gestion des risques). Ce processus simple en 5 étapes signifie rapidement que la gestion des risques du projet est intégrée dans vos plans de projet.