Ne laissez pas votre message hors de portée des autres
Il est important de créer le bon courriel de réponse lorsque quelqu'un vous envoie un courriel pendant que vous êtes en congé de maternité. Ce message crée une limite personnelle qui indique à l'expéditeur que vous serez indisponible pendant votre congé et à qui il peut s'adresser pendant votre absence. Lorsque vous configurez votre e-mail d'absence du bureau à l'avance, vous pouvez prendre votre temps pour l'écrire. De cette façon, vous aurez confiance en votre message et vos collègues et clients se sentiront pris en charge pendant votre absence.
Voici d'autres explications pour vous aider à comprendre l'importance de votre message «d'absence du bureau» et pourquoi vous devriez prévoir du temps pour y travailler.
Il définit les attentes ... pour tout le monde
(J'espère que vous prendrez un congé de maternité après la naissance de votre bébé. Cette fois loin du bureau est privé et très spécial. Vous n'obtiendrez jamais cette fois avec votre nouveau-né. Déjà. Il est donc important de protéger cette période de votre vie.
Vous savez ce que c'est que d'avoir un e-mail de travail pendant vos vacances, n'est-ce pas? Vous vous sentez obligé d'envoyer une réponse rapide! Mais pendant que vous êtes en congé, vous n'avez pas vraiment le temps de répondre «rapidement».
Vous et votre famille êtes en train d'accueillir un autre membre dans le monde. Ce temps de liaison sera rempli de nuits blanches, d'un horaire imprévisible, de fluctuations hormonales, de rendez-vous chez le médecin, de visiteurs, et qui sait quoi d'autre. En outre, il y aura une bonne quantité de changements en vous et autour de vous que vous voudrez gérer.
Rédaction de courriels dans ces conditions ne produira pas votre meilleur travail. Votre message «absent du bureau» vous protègera des interruptions de travail ainsi que des courriels mal conçus.
Définir les limites est un must pendant cette période. Pour aider à mettre votre vie professionnelle en attente, établissez une nouvelle priorité que votre nouveau-né et tout ce qui vient avec elle vient en premier.
Lorsque vous créez le bon message d'absence du bureau, vos clients, vos collègues et toute personne qui tente de vous joindre comprennent votre nouvelle priorité et, espérons-le, ne la traverseront pas.
Alors, comment créez-vous un message génial "ne pas déranger" pour aider à protéger un moment si spécial?
Donnez votre message "Out of Office"
Lorsque vous êtes enceinte de 26 semaines, commencez à travailler sur votre message «Absent du bureau». Si vous avez la possibilité d'enregistrer un titre pour ce message, attribuez-lui le titre "Congé de maternité - Absent du bureau".
Préparer le message à l'avance vous donne plus de contrôle sur ce que votre message va dire. Vous êtes celui qui connaît votre travail, qui assumera vos responsabilités, et quand vous serez de retour au bureau. Décidez si vous voulez dire que vous serez de retour sur un jour particulier, au cours d'une semaine spécifique, ou ne pas mentionner une date du tout. Si vous ne donnez pas à une personne en particulier, l'expéditeur peut contacter, décider si vous souhaitez mentionner l'adresse e-mail de votre responsable ou un numéro de téléphone à appeler.
En créant ce message à l'avance, vous sauverez tout le monde, y compris vous-même, le temps et l'énergie. Vous devrez peut-être quitter le bureau de façon inattendue (vous savez, pour aller livrer votre bébé) afin d'avoir le message mis en place donne à votre administrateur informatique ou votre gestionnaire un message préparé à utiliser.
Souhaitez-vous que le service informatique ou votre responsable définisse le ton de ce message? Heck non!
Une fois votre message «absent du bureau» enregistré, dites-le à votre responsable. Ils aimeront entendre que vous êtes prêt pour votre sortie et il y a une chose de moins qu'ils devront faire pour vous soutenir.
Choses à inclure dans votre message
Voici un exemple de message "d'absence du bureau" que vous pouvez utiliser. Une fois que vous avez activé le message dans votre logiciel de messagerie, celui-ci répond automatiquement aux courriels qui vous sont envoyés pendant la période que vous avez définie.
C'est à vous de décider si vous souhaitez informer les destinataires où vous êtes. Vous pouvez simplement dire que vous êtes «absent du bureau» ou vous pouvez les informer que vous êtes en congé de maternité. Si vous préférez ne pas informer tout le monde que vous êtes en congé de maternité, supprimez simplement les trois mots «pour congé de maternité». Vous pouvez également utiliser une variante de cet e-mail pour des vacances prolongées ou des voyages d'affaires!
Lorsque vous voyez (parenthèses), insérez les mots ou expressions appropriés pour votre situation.
Merci pour votre courriel. Je suis absent du bureau en congé de maternité jusqu'au (date à laquelle vous prévoyez retourner).
Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter (nom du collègue qui vous couvre, coordonnées, adresse e-mail de votre responsable ou numéro de téléphone).
(Si vous avez certains projets, vous couvrez la liste du nom du projet et de la personne qui vous couvre).
Si votre problème n'est pas urgent, je répondrai à votre e-mail à mon retour.
Sincères amitiés,
(Votre nom)