Conseils pour savoir quand, pourquoi, comment et quoi documenter
Dans le monde des ressources humaines et de l'emploi, la documentation sur la performance d'un employé peut faire ou défaire votre capacité à discipliner, mettre fin, ou promouvoir, récompenser et reconnaître les employés.
La documentation est essentielle pour les gestionnaires et le personnel des RH, car vous devez faire un effort sérieux pour enregistrer tous les événements dans l'histoire de l'emploi de vos employés, à la fois des incidents de performance positifs et négatifs.
Voici pourquoi les gestionnaires et le personnel des RH voudront documenter soigneusement tous les événements.
Pourquoi
- La documentation fournit la preuve que les problèmes de rendement ont été discutés avec l'employé de façon rapide et concise.
- La documentation offre un historique de l'amélioration de l'employé ou l'échec d'améliorer la performance au fil du temps. Il s'agit d'une description chronologique et précise des actions de l'employé, des actions du gestionnaire et des événements au fur et à mesure qu'ils surviennent.
- La documentation fournit des preuves qui soutiennent les décisions de la direction de prendre des mesures défavorables telles que la discipline ou la résiliation avec un employé.
- La documentation offre la preuve qu'un employé mérite une promotion ou une opportunité disponible par rapport à d'autres employés qui sont également admissibles.
- La documentation fournit des preuves pour justifier les augmentations de salaire, les diminutions, ou pourquoi un employé n'a reçu aucune augmentation.
- En cas de poursuite, une documentation complète et complète protège les intérêts de l'employeur. La documentation peut prendre en charge les actions de la direction pour mettre fin à un employé qui a échoué. Il peut également prouver que l'employé a été licencié pour des raisons légales contrairement à d'autres, telles que la discrimination illégale.
Quelle
Les gestionnaires doivent documenter la performance des employés, à la fois les contributions positives et les échecs de performance. Ils doivent documenter exactement ce que l'employé a fait et dit et ce que le gestionnaire a fait et a dit en réponse pendant la réunion ou la conversation.
Vous devez documenter les accords conclus au cours de la conversation, les objectifs fixés, les améliorations requises et attendues, ainsi que le calendrier d'amélioration. La documentation devrait également contenir des engagements que le gestionnaire prend pour aider l'employé.
Comment
La documentation doit être écrite pendant ou immédiatement après la réunion ou la conversation avec l'employé. À aucun moment, vous ne devriez manquer de noter la conversation le jour où elle s'est réellement produite. Attendre plus tard affecte la qualité de la documentation car elle est basée sur la mémoire.
L'une des pires erreurs commises par les gestionnaires consiste à croire qu'ils peuvent reconstituer les antécédents de counseling d'un employé au besoin. Aucune personne des RH qui a l'expérience d'une documentation correcte et opportune n'est jamais trompée par un dossier reconstitué. Les gestionnaires qui reconstruisent de mémoire font courir des risques inutiles et inacceptables à leur entreprise, car un historique inventé ne résistera pas à un procès potentiel.
Vous avez besoin de votre documentation pour paraître professionnelle, soignée et organisée. Ecrire la documentation comme si vous parlez de l'histoire à un tiers. Vous ne savez jamais qui peut lire votre documentation un jour, alors assurez-vous que cela reflète votre professionnalisme. (Le dos d'une serviette de cocktail, d'une enveloppe ou d'une note autocollante n'est pas considéré comme une documentation professionnelle.)
Votre documentation doit être envoyée au nouveau responsable de l'employé si celui-ci obtient un nouvel emploi, ou si vous le faites, dans votre organisation. Pour votre mémoire et pour informer le nouveau gestionnaire de l'employé, vous devez inscrire le nom et le titre de l'employé, votre nom et titre, et la date complète sur chaque document.
Rédiger une documentation factuelle, juste, légale, objective, complète et cohérente. Évitez les opinions (Mike est bâclé, Alice est paresseuse, Tom me mentait), les insultes, l'éditorialisation (John est un abruti, Mark a un problème d'attitude) et l'étiquetage (Mary est irresponsable. joueur.).
Évitez également d'essayer d'interpréter le comportement de l'employé. (Marsha ne doit pas aimer cette mission Paula semble être dans sa tête.) Minimisez votre utilisation de mots descriptifs tels que les adjectifs et les adverbes (lentement, négligemment, malheureux, lunatique, grossier). Indiquer le comportement et les actions spécifiques de l'employé, et non votre opinion ou votre interprétation de celui-ci.
Dans la documentation, ce qui est nécessaire est un enregistrement précis de la conversation. Stick avec les faits et écrire juste ce que vous avez dit et ce que l'employé a dit. Assurez-vous que votre documentation est sans ambiguïté et qu'elle corrige les faits. (Dans toute situation juridique potentielle, des erreurs dans l'un des événements documentés rendent toute la documentation suspecte.)
Enfin, documentez les accords, les engagements, les délais, les améliorations nécessaires, les points d'enregistrement et d'autres détails qui pourraient échapper à la mémoire. Assurez-vous que vous fixez une date et une heure pour les dates limites et les dates d'échéance afin que le malentendu ne se produise pas.
Connaissez la politique de documentation de votre service des ressources humaines, qui vous indiquera quelle documentation doit être placée dans le dossier personnel de l'employé. Toute documentation sur les mesures disciplinaires doit certainement être incluse.
Où
Étant donné que la documentation sur les employés est confidentielle et privée à l'employé, vous devez veiller à ce que toute documentation demeure confidentielle pour le gestionnaire, les RH et éventuellement le prochain gestionnaire de l'employé. Ainsi, mettre de la documentation sur un lecteur d'ordinateur partagé n'est pas recommandé. La documentation manuscrite et la documentation imprimée d'un gestionnaire sont mieux conservées dans un espace de stockage verrouillé.
Si vous suivez ces directives, lorsque vous vous adresserez aux RH pour demander de l'aide pour discipliner, terminer ou transférer un employé vers un emploi mieux adapté, les RH vous aideront à résoudre le problème ou à améliorer la situation. Quand les RH vous disent de documenter, documenter, documenter ou ils ne peuvent pas vous aider; vous aurez toutes vos bases couvertes.
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