Si vous conduisez votre propre voiture pour assumer vos responsabilités professionnelles, votre employeur vous rembourse habituellement le coût de la conduite de votre propre véhicule, bien que les employeurs ne soient pas tenus de le faire, sauf dans quelques États, dont la Californie et le Massachusetts. Cependant, le transport vers et depuis votre lieu de travail n'est pas remboursable.
Remboursement des employés pour l'utilisation de votre propre véhicule
Le remboursement par l'employé pour l'utilisation de sa propre automobile variera quelque peu selon l'employeur et le secteur, mais la plupart des organisations rémunèrent les employés approximativement au taux de kilométrage standard fixé par l'IRS ou le taux de remboursement du véhicule privé. Le taux est fixé chaque année par la General Services Administration (GSA) sur la base de recherches menées par un cabinet de conseil indépendant concernant les coûts actuels d'utilisation d'un véhicule.
Pour 2018, le taux de l'IRS est fixé à 54, 5 cents par mille parcouru, en hausse par rapport à 53, 5 cents en 2017, contre 54 cents en 2016 et 57, 5 cents en 2015. Ce taux standard fixe comprend les frais d'assurance, d'immatriculation, de gaz, huile et entretien. Pour quelqu'un qui conduit beaucoup pour le travail, cela peut entraîner une déduction assez importante.
La plupart des employeurs rembourseront au taux IRS ou GSA puisqu'ils peuvent déduire jusqu'à ce montant comme une dépense quand ils produisent leur déclaration de revenus des sociétés, bien qu'il existe d'autres formules fiscales complexes que les employeurs peuvent utiliser. Lorsque les travailleurs qualifiés sont difficiles à trouver pendant les phases d'expansion économique, les employeurs sont plus susceptibles de fournir des taux de remboursement concurrentiels.
L'Internal Revenue Service exige que les paiements de remboursement soient effectués séparément de la masse salariale sans qu'aucune taxe ne soit prélevée. La plupart des employeurs traiteront donc les paiements de dépenses par le biais du système des comptes fournisseurs afin de les séparer de la masse salariale et de maintenir la conformité aux lois de l'IRS.
Si votre employeur rembourse au taux GSA ou IRS, ou presque, vous pouvez être sûr que vous obtenez une offre équitable. Si vous recevez moins que le taux de l'IRS, alors vous pourriez être en mesure de déduire une partie de la dépense sur vos impôts personnels.
Remboursement des employés du gouvernement
Les employés du gouvernement seront toujours remboursés exactement au taux GSA si l'utilisation d'une voiture privée est autorisée ou quand aucun véhicule gouvernemental n'est disponible.
Exigences de remboursement des frais d'automobile
Vous devrez fournir un carnet de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépenses admissible relatif à votre voiture. Sans les dossiers détaillés, votre rapport de dépenses peut être rejeté. Ou pire, votre employeur pourrait éventuellement prendre des mesures disciplinaires s'il pense que votre demande pourrait être frauduleuse. De nombreux employeurs exigent la tenue de dossiers contemporains, tout comme l'IRS. N'essayez pas d'estimer votre kilométrage car cela pourrait enfreindre les politiques de votre employeur.
Garder stylo et papier dans votre voiture est une méthode, quoique fastidieuse; un meilleur choix est une application de suivi de kilométrage qui suit automatiquement vos voyages dans un journal contemporain que vous pouvez imprimer ou télécharger. C'est un moyen efficace de suivre le kilométrage, les points de départ et d'arrivée, ainsi que l'objectif commercial à inclure dans votre rapport de dépenses.
Conséquences fiscales
Les remboursements de miles sont considérés comme des débours non imposés par les employeurs, à condition qu'ils soient documentés et qu'ils ne dépassent pas vos dépenses réelles. Cependant, votre employeur ne peut pas payer directement les coûts d'exploitation comme les réparations ou l'entretien de votre voiture sans conséquences fiscales. D'autres dépenses comme les péages directement liés au transport d'affaires peuvent être remboursées sans imposition à condition d'avoir des reçus.
Certains employeurs fournissent une allocation mensuelle pour les dépenses d'automobile. Si les employés sont tenus de fournir des registres de dépenses, ils ne seront imposés que pour tout montant reçu en sus des dépenses enregistrées. Si les employeurs n'ont pas besoin de documents, l'allocation peut être imposable.
À compter de l'année d'imposition 2018, avec la mise en œuvre de la Loi sur la réduction des impôts et l'emploi, les travailleurs ne pourront plus déduire les frais d'automobile non remboursés. En 2017 et les années précédentes, ces dépenses étaient déductibles dans la mesure où elles dépassaient 2% du revenu brut ajusté. Ainsi, les travailleurs qui conduiront de manière intensive dans le cadre de l'exercice de leurs responsabilités professionnelles devraient évaluer soigneusement les politiques de remboursement des entreprises lors de l'examen des offres d'emploi. Si un employeur ne rembourse généralement pas les frais d'automobile, vous pouvez offrir de réduire le salaire en échange du remboursement puisque le remboursement sera à l'abri de l'impôt si les dépenses sont dûment documentées.
Alternativement, vous pourriez négocier un salaire plus élevé pour tenir compte du fardeau fiscal supplémentaire en vertu de la nouvelle loi fiscale.
Consultez votre employeur ou un comptable fiscaliste pour obtenir des conseils sur la façon dont les règlements s'appliquent à votre situation.
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