Conseils de formatage pour l'envoi de courriels professionnels
Lorsque vous envoyez une demande de renseignements sur un emploi ou que vous postulez pour un emploi, il est important de formater votre courriel de façon professionnelle comme vous le feriez pour toute autre lettre d'affaires professionnelle. Après tout, tout le monde - les recruteurs et les gestionnaires d'embauche inclus - reçoivent beaucoup de courriels. Assurez-vous que vos courriels se démarquent en raison du contenu, et non à cause d'erreurs négligentes, d'un formatage médiocre ou d'un langage trop superficiel.
Utilisez une police lisible dans une taille de 10 ou 12 points dans vos courriels.
Envoyez des e-mails liés à la recherche d'emploi à partir d'une adresse e-mail professionnelle. Idéalement, votre adresse e-mail doit simplement inclure une combinaison de votre prénom et de votre nom ou de votre prénom et de votre prénom. Voici ce qu'il faut inclure lors de l'envoi de la correspondance de recherche d'emploi et le format de message électronique que vous devez utiliser lorsque vous envoyez des messages électroniques liés à l'emploi.
Ligne de sujet
N'oubliez pas d'inclure une ligne d'objet dans votre courriel.
Si vous oubliez d'en inclure un, votre message ne sera probablement même pas ouvert. Utilisez la ligne d'objet pour résumer pourquoi vous envoyez un e-mail. Quelques exemples de sujets forts:
- Demande de marketing associé - Jane Smith
- Demande d'entrevue informative
- Entretien de Thank You - Marketing Associate
- Référé par [Nom de la personne] pour [Entretien informatif, Discussion XYZ, etc.]
Salutation
Si vous avez une personne de contact, adressez votre email à Dear Mr./Ms. Nom de famille. Si possible, renseignez-vous sur le nom du gestionnaire d'embauche, l'information est parfois répertoriée dans la liste d'emplois.
Si ce n'est pas le cas, utilisez des sites tels que LinkedIn pour déterminer la personne à contacter ou consultez le site Web de l'entreprise pour plus d'informations.
S'il y a un numéro de contact, vous pouvez également appeler la réception de l'entreprise et voir si la réceptionniste peut fournir des informations. Vérifiez également votre propre réseau: Connaissez-vous quelqu'un qui travaille dans l'entreprise et pourrait être en mesure de partager plus d'informations?
Si vous n'avez pas le nom de la personne à contacter, adressez simplement votre courriel à Dear Hiring Manager. Une autre option est de ne pas inclure une formule de salutation et de commencer simplement avec le premier paragraphe de votre message. Voici plus d'informations sur les salutations de lettres d'affaires appropriées.
Corps du message
Lorsque vous postulez pour un emploi par courrier électronique, copiez et collez votre lettre de motivation dans le message électronique ou écrivez votre lettre de motivation dans le corps d'un e-mail. Si l'offre d'emploi vous demande d'envoyer votre CV en pièce jointe, envoyez votre CV en format PDF ou Word. Lorsque vous demandez des informations sur les postes disponibles ou sur la mise en réseau, clarifiez les raisons pour lesquelles vous écrivez et le but de votre message électronique.
Formater votre message électronique
Votre message électronique devrait être formaté comme une lettre d'affaires typique, avec des espaces entre les paragraphes et sans fautes de frappe ou d'erreurs grammaticales. Ne confondez pas la longueur pour la qualité - gardez votre courriel bref et précis. Évitez les phrases trop compliquées ou longues. Faites en sorte que les destinataires de l'e-mail puissent facilement parcourir votre courrier électronique et savoir pourquoi vous envoyez des e-mails.
Relisez-le, comme vous le feriez pour toute autre correspondance. Si vous êtes vraiment préoccupé par les fautes de frappe, envisagez d'imprimer le brouillon de l'e-mail.
Souvent, il est plus facile d'attraper les fautes de frappe et les erreurs grammaticales sur une copie papier que lors d'un examen sur un écran. Consultez le modèle de message ci-dessous et écoutez des messages électroniques pour voir à quoi devrait ressembler votre message.
Inclure une signature électronique
Il est important de créer une signature électronique et d'inclure votre signature dans tous les messages que vous envoyez. Incluez votre nom complet, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone dans votre signature électronique, afin que le responsable du recrutement puisse voir en un coup d'œil comment vous contacter. Vous pouvez également inclure un lien vers votre page de profil LinkedIn ou votre site Web afin que les recruteurs et les gestionnaires d'embauche puissent facilement trouver plus d'informations à votre sujet.
Ne pas oublier les pièces jointes
L'envoi d'un e-mail de recherche d'emploi implique souvent l'ajout de fichiers, d'un CV, d'un portfolio ou d'un autre exemple de travail. Assurez-vous de vérifier que vous avez joint tous les fichiers mentionnés dans votre e-mail avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer".
Modèle de message électronique
Le modèle de message électronique suivant répertorie les informations que vous devez inclure dans les e-mails que vous envoyez lors de la recherche d'un travail. Utilisez le modèle comme ligne directrice pour créer des messages électroniques personnalisés à envoyer aux employeurs et aux connexions.
Sujet Ligne du message électronique: Position du gérant du magasin - Votre nom
Message électronique:
Salutation:
Cher Mr./Ms. Nom de famille ou Cher gestionnaire d'embauche,
Premier paragraphe:
Le premier paragraphe de votre lettre devrait inclure des informations sur les raisons pour lesquelles vous écrivez. Soyez clair et direct - si vous postulez pour un emploi, mentionnez le titre du poste. Si vous voulez une entrevue d'information, indiquez-le dans vos phrases d'ouverture.Paragraphe du milieu:
La section suivante de votre courriel devrait décrire ce que vous avez à offrir à l'employeur ou, si vous écrivez pour demander de l'aide, quel type d'aide vous recherchez.Paragraphe final:
Concluez votre lettre de motivation en remerciant l'employeur de vous considérer pour le poste ou votre lien pour aider à votre recherche d'emploi.Signature d'email
Prénom nom de famille
Adresse e-mail
Téléphone
Profil LinkedIn (facultatif)
Étiquette de l'adresse courriel
Examinez les astuces relatives à l'étiquette de votre recherche d'emploi, notamment ce qu'il faut écrire dans vos courriels de recherche d'emploi, comment formater votre courrier électronique, comment vous assurer que votre message électronique est lu et les messages de recherche d'emploi.