L'une des caractéristiques déterminantes d'un projet est qu'il dure pendant une période déterminée. Cela peut aller de quelques semaines à plusieurs années, et dans certains cas pour des projets de construction à grande échelle ou des travaux publics, des décennies.
Pour suivre les progrès en cours et s'assurer que les produits livrables clés sont atteints conformément au calendrier, les gestionnaires de projet utilisent des jalons.
La définition d'un jalon de projet est une tâche avec une durée de zéro qui signifie la réalisation dans le projet. Ils sont utilisés comme un moyen de montrer le mouvement et le progrès et de montrer aux gens ce qui se passe, même s'ils n'ont pas une connaissance détaillée des tâches à accomplir pour y arriver. À cet égard, ils sont très utiles pour la communication avec les parties prenantes et la définition des attentes.
Quand utiliser les jalons du projet
Des jalons dans la gestion de projet sont utilisés pour marquer:
- Le début des phases significatives de travail
- La fin des phases significatives de travail
- Pour marquer la date limite pour quelque chose
- Montrer quand une décision importante est prise.
Et d'autres points fixes dans le temps qui nécessitent des appels spécifiques, car les jalons sont un excellent moyen de suivre votre projet.
Comment fréquemment mettre des jalons dans votre plan
On m'a conseillé un cours de formation pour mettre des jalons dans votre plan environ une fois par mois. C'est bien et c'est une bonne règle, mais vous devez utiliser votre jugement professionnel. Certains mois peuvent avoir beaucoup d'activité avec des réunions importantes marquées comme des jalons, des décisions prises et la clôture d'une phase et le début d'une autre.
Dans les autres mois, vous pourriez être concentré sur l'exécution, et il y a très peu, voire rien, que vous pouvez accrocher une étape importante.
Pour les besoins du reporting, il est utile de créer une raison d'avoir une étape au moins une fois dans chaque cycle de reporting, et nous parlerons plus en détail des jalons et de la communication.
Comment les jalons sont représentés sur votre diagramme de Gantt
Les jalons sont l'un des composants d'un diagramme de Gantt et sont indiqués sur le graphique sous forme de losange. Ils ne sont pas représentés comme une tâche normale car ils ont une durée de zéro: en d'autres termes, ils ne prennent pas de temps. Pour les besoins de la planification sur un diagramme de Gantt, ils arrivent juste!
Si vous n'utilisez pas les diagrammes de Gantt, vous pouvez toujours utiliser des jalons. Voici 5 alternatives aux diagrammes de Gantt: vous pouvez toujours incorporer des jalons dans votre plan en utilisant ceux-ci.
Si vous souhaitez rester personnellement organisé et que votre logiciel de gestion de projet n'est pas entièrement intégré à votre calendrier, vous pouvez copier et coller les dates clés dans votre agenda. Selon la façon dont vous aimez travailler, ceci peut être une astuce utile pour vous rappeler ce qui devrait arriver!
Comment nommer les jalons
Les jalons doivent avoir une description claire de votre calendrier de projet, mais pas un qui implique qu'ils sont une tâche. Ils ne devraient donc pas s'appeler 'Obtenir un accord pour passer à la phase 2' mais 'Phase 2 commence'. Si vous voulez refléter l'effort d'obtenir un accord pour passer à la phase 2, ajoutez une tâche juste avant cela.
Les jalons doivent décrire le moment qu'ils représentent comme ceci:
- Phase de test terminée
- PID approuvé
- Contrat signé
- Réunion du personnel de la mairie
De nombreux chefs de projet choisissent de numéroter leurs étapes pour faciliter la consultation. Si vous utilisez une structure de répartition du travail, vous pouvez utiliser la numérotation de cette structure. Sinon, il est bon d'utiliser M1, M2 et ainsi de suite pour préciser ce à quoi vous faites référence. Une structure de nommage claire devient plus importante, plus vous avez de jalons, alors réfléchissez à la façon dont vous allez le faire si votre projet dure plusieurs mois.
Comment faire signer des jalons
Les jalons font partie de votre calendrier de projet. Par conséquent, lorsque votre planning est défini, vous devez considérer que vos jalons ont été validés.
Si vous devez modifier les dates de vos jalons, vous devez utiliser votre procédure standard de contrôle des modifications pour apporter des modifications à votre plan. Cela peut être aussi simple que de discuter avec votre sponsor de projet et de lui faire savoir pourquoi les dates doivent changer, ou aussi formellement que de préparer un nouveau calendrier recommandé et de le soumettre à un comité de planification pour qu'il le ratifie.
Il est préférable de déterminer le processus d'approbation de votre jalon, le cas échéant, avant de l'utiliser, afin de ne pas perdre de temps lorsque vous devez effectuer un changement.
Utilisation des jalons pour la communication
Les jalons sont utiles pour la communication et les rapports, car ils représentent les points de contrôle minimum dans le plan. En d'autres termes, si vous supprimiez toutes les autres tâches, vous pouviez toujours voir ce qui se passait et faire avancer le projet en utilisant uniquement les jalons.
Vous devriez être en mesure de sortir les jalons et les mettre sur un tableau de bord ou un rapport de projet. Ils doivent raconter l'histoire du projet de manière suffisamment détaillée pour satisfaire les personnes que vous signalez, normalement votre sponsor de projet ou un autre groupe de direction tel que le groupe de pilotage (ou le comité de projet). Chaque mois, ou à la fréquence de rapport que vous utilisez, vous pouvez montrer quels jalons ont été atteints.
Le reporting par rapport aux jalons est assez simple et se fait souvent sous forme de tableau. Vous indiquez la description de l'étape, la date d'échéance et la nouvelle date prévue. Lorsque le jalon est atteint et peut être marqué comme terminé, vous ajoutez également cette date. Espérons que ce sera la même que la date prévue, mais les projets ne fonctionnent pas toujours comme ça.
Une table comme celle-ci rend évident ce qui a été accompli et ce qui est remarquable. Vous serez en mesure de planifier la réponse à la question «Pourquoi n'avons-nous pas franchi cette étape importante?» Avant d'aller rencontrer votre sponsor ou d'envoyer le rapport!
Lorsque votre plan de projet est très long et que vous avez franchi plusieurs jalons, vous trouverez plus facile de supprimer les jalons terminés à chaque cycle de reporting. Ne rapportez que les étapes qui seront terminées ou complétées ce mois-ci: le mois prochain, supprimez tout ce qui a été achevé le mois dernier, de sorte que vous n'augmentiez pas constamment la durée du rapport en informant les gens du travail déjà accompli.
Les jalons sont un outil de gestion de projet très utile pour la planification, la planification et la création de rapports, et ils sont faciles à utiliser. Mettez-en dans votre prochain plan de projet, suivez-les et vous découvrirez vous-même quelle fréquence vous convient le mieux.
Comme pour tout ce qui concerne la gestion de projet, utilisez-les de manière flexible pour obtenir le résultat que vous souhaitez, en utilisant ces conseils et directives pour prendre vos propres décisions.