Voici ce que vous devez savoir sur le contenu des fichiers du personnel
Un dossier personnel est une documentation sauvegardée par l'employeur de l'histoire et du statut de l'ensemble de la relation de travail avec un employé individuel. L'employeur conserve ces documents d'emploi dans un dossier personnel pour trois raisons.
- L'employeur veut avoir des informations précises à portée de main et organisées lorsque vous avez besoin d'accéder à l'information pour une raison quelconque. Les changements dans les contacts d'urgence, les adresses des employés, le suivi des évaluations de rendement, les lettres disciplinaires, la reconnaissance des employés et les documents de demande d'emploi sont des exemples de types d'information que l'employeur voudra pouvoir accéder rapidement.
- L'employeur doit conserver la documentation sur les questions de personnel telles que la sélection des employés, le rendement, les antécédents de travail, la justification de la rémunération et les demandes de promotion interne, pour n'en nommer que quelques-unes.
Une réclamation EEOC, une action en justice ou même la nécessité de justifier l'absence d'une augmentation ou d'une promotion à un employé exigent que l'employeur a recueilli et conservé ce type de documentation de l'employé. - Certains registres d'employés sont requis par les gouvernements fédéraux ou d'État pour que les employeurs puissent les conserver. L'organisation de l'information sur les employés dans un dossier personnel est logique pour l'accès et la conformité et la préparation légales.
Types de fichiers du personnel
Un employeur maintient généralement plusieurs types de dossiers personnels, à des fins professionnelles, pour la confidentialité des employés, pour la confidentialité médicale et pour la conformité légale. Je ne suis au courant d'aucune loi indiquant le nombre de dossiers qu'un employeur est tenu de conserver.
Cependant, il existe de nombreuses lois, et il existe des pratiques exemplaires en matière de confidentialité des employés, qui régissent le contenu des dossiers du personnel et qui a accès à cette information.
Ce sont les dossiers personnels que la plupart des employeurs des États-Unis entretiennent. (Les lois et pratiques mondiales peuvent différer.)
- Dossier personnel: Il s'agit du dossier principal de l'employé qui contient l'historique de la relation de travail.
- Fichier de paie: Vous souhaitez conserver un fichier distinct pour tous les problèmes de paie concernant le salaire et les avantages sociaux.
- Dossier médical des employés: La Loi fédérale de 1996 sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) exige que les employeurs protègent les dossiers médicaux des employés en toute confidentialité.
- I-9 Formulaires d'employés: Vous devez conserver un fichier distinct pour tous les formulaires I-9 employés (pas par employé) puisque vous ne voulez pas que les employés du gouvernement, qui sont autorisés à vérifier ces formulaires dans diverses circonstances, examinent votre principaux dossiers confidentiels du personnel.
Accès des employés aux fichiers du personnel
Les employés ont accès aux dossiers de leurs employés sous la direction et la supervision du personnel des ressources humaines. Les dossiers personnels des employés sont considérés comme la propriété de l'employeur qui a la responsabilité de les conserver et de les sauvegarder.
Exemple de politique de dossier personnel
Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique sur les dossiers personnels à utiliser dans votre entreprise. Il aborde les différents fichiers recommandés et qui devrait avoir accès à chaque fichier.
Exemple de politique
La Société conserve trois dossiers d'employés pour chaque employé.
Un fichier personnel est conservé pour chaque employé de (nom de votre entreprise). Ces dossiers personnels contiennent des documents confidentiels et sont gérés et gérés par le personnel des ressources humaines.
L'accès à ce fichier est limité au personnel des RH et suppose que le gestionnaire de chaque employé conserve son propre dossier avec des documents pertinents au rendement de l'employé.
Les documents types d'un dossier personnel comprennent la demande d'emploi, un formulaire de contact d'urgence familial, un historique des mesures disciplinaires documentées, un curriculum vitae, un manuel de l'employé et des feuilles de signature d'employeur, des renseignements personnels actuels et des références d'emploi.
Tous les fichiers personnels ne contiennent pas les mêmes documents, mais chaque fichier personnel contient des documents identiques.
Les fichiers de paie sont également conservés; Les fichiers de paie contiennent un historique des emplois, des départements, des changements de rémunération et ainsi de suite. L'accès au fichier de paie est limité au personnel comptable et RH approprié.
Un dossier médical d'employé est également maintenu. Le contenu du dossier médical n'est accessible à personne, sauf au personnel désigné des Ressources humaines et à l'employé dont les dossiers sont conservés dans le dossier. À votre nom de compagnie), les dossiers médicaux reçoivent le plus haut degré de stockage sûr et de confidentialité.
Un employé peut consulter son dossier personnel en communiquant avec un membre du personnel des Ressources humaines pendant les heures normales de bureau. Aucun employé ne peut modifier ou retirer un document de son dossier personnel qui doit être vu en présence d'un membre du personnel des RH.
Aussi connu comme fichiers d'employés, dossiers d'employés, fichiers de ressources humaines, documentation
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