Des présentations efficaces sont tout au sujet de connaître votre auditoire
Si vous espérez communiquer avec les gens d'une manière qui partage l'information, et surtout, change de comportement et a un impact sérieux, vous devez connaître votre auditoire. C'est un principe fondamental de bonne communication. Comprendre la perspective des personnes à qui vous parlez vous aide à devenir un meilleur présentateur et un professionnel des ressources humaines.
Connaissez votre public. Sachez ce qu'ils aiment. Sachez ce qu'ils veulent entendre. Et en les connaissant et en concentrant votre message, vous pouvez leur montrer que vous êtes une ressource. Vous engagez votre public et avez un plus grand impact.
Le problème? Connaître votre auditoire prend du temps, et il est toujours plus facile de faire un vidage de cerveau de toutes les choses que vous savez ou que vous voulez dire à votre auditoire sur un sujet. Penser de manière critique à ce que votre auditoire veut ou doit entendre est plus difficile.
Beaucoup de professionnels des RH se font prendre en donnant à leur public tout ce qu'ils devraient savoir ou faire au sujet d'une présentation de problème. Vous savez que vous êtes tombé dans ce piège lorsque vous vous retrouvez à mettre des puces sur des diapositives au lieu de penser à:
- ce que le public se soucie vraiment,
- quels sont vos points les plus importants, et
- comment les cartographier dans une histoire claire qui crée un discours engageant.
Le deuxième piège dans lequel se trouvent de nombreux professionnels des RH est de répéter ce même jour de présentation à différents publics. Le problème est que différents publics se soucient de différentes choses et y répondent. Donc, si vous voulez vous engager, vous devez personnaliser votre message chaque fois que vous parlez.
Il s'agit de vous assurer que vous personnalisez votre message, réduisez le bruit et que votre auditoire reste impliqué dans ce que vous lui dites, peu importe qui ou où il se trouve. Ces cinq rappels clés feront en sorte que vos mots atteignent l'impact qu'ils méritent - lorsque vous gagnerez l'attention et l'engagement de votre auditoire.
Savoir ce que votre public se soucie
Votre auditoire se fout de ce que vous dites jusqu'à ce que vous ayez démontré que vous vous souciez d'eux. Lorsque vous planifiez votre présentation, demandez-vous quels sont les défis et les besoins de votre public attendu? Quelles sont les trois à quatre questions ou questions principales à propos de votre sujet?
Si vous ne le savez pas, demandez à quelques personnes qui assisteront à votre présentation, demandez au directeur du département ou, si aucune information n'est disponible, faites votre meilleure estimation.
Commencez ensuite votre présentation en rappelant à votre auditoire les préoccupations identifiées. Dites: «Je sais que plusieurs d'entre vous se sont posés des questions sur nos avantages sociaux ou« J'imagine que ces trois choses sont ce que vous voulez vraiment sortir de cet atelier.
Lorsque vous parlez d'abord de votre auditoire et de ses problèmes et besoins que vous aborderez dans votre exposé, vous démontrez que vous vous souciez d'eux. Cela fait que les gens veulent écouter.
Tracer vos principaux points pour votre public
La plupart des présentations sur les ressources humaines ressemblent à une décharge d'information, pas à une histoire claire avec un ensemble de points principaux. Les professionnels des RH en savent généralement beaucoup plus que ce que les autres veulent ou ont besoin de savoir sur n'importe quel sujet nécessaire.
Les auteurs Chip et Dan Heath, dans leur livre «Made to Stick», appellent cela «la malédiction de la connaissance». Quand avez-vous ressenti pour la dernière fois qu'une présentation était trop courte ou couvrait trop peu d'informations? Probablement rarement sinon jamais.
Les gens qui se démarquent en tant que présentateurs, ceux qui sont entendus et qui ont de l'influence, commencent par reconnaître le problème du public qu'ils aident à résoudre. Puis, en préparant leur présentation, ils séparent le must du beau savoir.
Prenez la moitié du temps de préparation dont vous avez besoin pour vous concentrer sur le cœur de votre présentation et ce que votre auditoire a besoin de savoir pour l'aider. La meilleure façon de briser la «malédiction de la connaissance» est de se concentrer sur ce qui est le plus important pour vous et le public.
Mappez votre présentation sur un tableau blanc ou une feuille de papier, ou utilisez un ensemble de notes autocollantes. Quelle séquence de points est la meilleure? Y a-t-il un ordre pour les points qui auront plus de sens pour votre public? Comment vos points se rapportent les uns aux autres? Rends-les clairs. Si ce n'est pas le cas, dites aux gens: «Voici un sujet totalement différent, mais important.
Raconter des histoires et utiliser des exemples que votre auditoire pourra trouver
En plus d'essayer de présenter trop de choses à la fois, trop souvent, les présentations sur les ressources humaines semblent abstraites et sans rapport avec la vie quotidienne et le travail du public. Ce qui se passe alors, c'est que les gens s'accordent, s'assoient à travers la conversation, supposent que ce n'est pas à propos d'eux, et ne prennent aucune mesure. Cela fait de la présentation une perte de temps et la vôtre.
Pour se rapprocher d'eux, pour les aider à agir, les gens ont besoin des idées fondées sur des histoires et des exemples. Les cerveaux humains sont câblés pour se rapporter aux histoires et se souvenir d'eux. Donc, couvrir moins de points-mieux-avec de nombreux exemples. Et, autant que possible, faites les exemples de leur département et de leur expérience quotidienne au travail.
Racontez des histoires sur la façon d'utiliser l'idée que vous partagez. Que ce soit pour résoudre un problème de rémunération, comment donner votre avis, comment vous inscrire à votre plan de vision, ou comment la nouvelle organisation est différente de l'ancienne, racontez des histoires. Faites le pont entre votre sujet et leurs vies et intérêts.
Montrer, ne pas seulement dire à votre auditoire
Une image vaut mille mots dans de nombreux cas. Les vidéos deviennent la norme pour une communication efficace. En cette journée d'outils vidéo accessibles, les présentateurs qui utilisent trop de texte utilisent souvent des excuses. Ils disent: «Mais je dois communiquer des informations très précises» ou «Mon public sera mieux en mesure de digérer cette idée compliquée si je l'écris». Non, vous ne le faites pas, et non, ils ne le feront pas.
À moins que votre objectif soit de calmer, d'aliéner et de dévaloriser votre auditoire, et d'avoir aucune influence dans le pire des cas, coupez le texte. Envoyez-le dans un e-mail de suivi ou partagez-le dans un document Google. Les visuels que vous utilisez doivent soutenir l'histoire, ne pas devenir votre script. Une fois que vous avez votre ensemble clair de points principaux et un bon flux soutenu par des histoires et des exemples, alors seulement devriez-vous lancer un outil de présentation.
Sinon, vous finirez avec vos diapositives servant de double devoir comme notes de votre conférencier. Dans ce cas, vous devriez avoir envoyé la présentation par courriel au lieu de perdre votre temps.
Personnalisez et improvisez en connaissant votre public
Une fois que vous avez créé une bonne présentation qui soutient visuellement votre message principal, vous avez la liberté de l'adapter à chaque audience que vous servez. Vous pouvez faire valoir votre point de vue et ensuite demander à haute voix, "Alors, pourquoi devriez-vous vous soucier de cela?" Et adapter votre réponse à l'auditoire qui est en face de vous. Ce que vos membres de l'équipe marketing recherchent peut être très différent des besoins de vos équipes de développement.
Au cours de nombreuses années de formation et de présentation pour des dirigeants de douzaines d'organisations telles que Apple, Oracle, SAP et T-Mobile, la puissance d'un simple ensemble de messages a brillé. Lorsque les messages ont été supportés par des images simples et livrés par un présentateur ciblé qui pouvait faire des points clairs et les relier à la vie quotidienne de leur public, la communication s'est produite. Et, n'est-ce pas le point de faire une présentation?