Une lettre d'affaires est une pièce de correspondance professionnelle. Si vous écrivez une lettre de motivation, une lettre de recommandation, ou une note de remerciement, vous devrez suivre les conventions formelles d'une lettre d'affaires. Suivre ces directives est important. Il donne le ton que vous prenez la correspondance au sérieux et veille à ce que le destinataire de la lettre peut se concentrer sur votre message (et non sur le formatage des incohérences, des fautes de frappe ou de toute autre petite erreur).
Avant d'écrire - ou de finaliser - votre prochaine lettre commerciale, prenez le temps d'examiner comment mettre en forme la lettre, du choix de la police au style, avec les salutations et les approbations qu'il convient d'utiliser.
Différents formats pour les lettres d'affaires
Une note sur les formats pour les lettres d'affaires. Il existe trois styles de base de lettres d'affaires:
- Format de bloc: Dans ce style, tout le texte est justifié à gauche. Passer une ligne entre chaque section.
- Format de bloc modifié: La plupart du contenu est justifié à gauche dans ce style, tout comme dans la lettre au format bloc. Voici les exceptions: pour vos informations de contact et de fermeture gratuite, onglet au centre de la page, et écrire des informations là-bas.
- Format de semi-bloc: Aussi parfois appelé format de bloc indenté, ce style est le même que le format de bloc modifié, sauf qu'il a chaque paragraphe en retrait.
N'importe lequel de ces styles est acceptable pour une lettre commerciale, mais puisque les règles pour le format de bloc sont si claires, cela peut être l'option la plus facile à sélectionner.
Beaucoup de programmes de traitement de texte auront des modèles disponibles pour vous aider à formater votre lettre de manière appropriée. Quel que soit le format que vous choisissez, veillez à espacer la lettre et à passer un espace entre chaque paragraphe et section.
Apparence professionnelle
Les apparences comptent! Une lettre d'affaires est une pièce de correspondance professionnelle, mais elle ne sera pas perçue de cette façon si vous optez pour une fonte loufoque ou si vous avez beaucoup de fautes de frappe.
Voici quelques lignes directrices à suivre:
- Choisissez une police et une taille de police appropriées.
- Évitez le langage occasionnel ou l'argot.
- Prévenez les fautes de frappe et les erreurs grammaticales en relisant soigneusement.
- Si vous imprimez la lettre, pensez à choisir du papier de haute qualité. Quel que soit le papier que vous choisissez, pliez soigneusement la lettre avant de la placer dans l'enveloppe. Si vous le pouvez, tapez l'adresse du destinataire sur l'enveloppe; Si ce n'est pas possible, utilisez votre écriture la plus soignée.
Le modèle de lettre commerciale suivant énumère les informations que vous devez inclure dans une lettre commerciale.
Modèle de lettre d'affaires
Coordonnées: insérez vos coordonnées dans l'ordre suivant.
Si vous utilisez un papier à en-tête personnalisé contenant cette information, laissez cette section.
votre nom
Votre adresse
Votre ville, état, code postal
Votre numéro de téléphone
Votre adresse email
Date: Aux États-Unis, le format d'écriture de la date est le mois, la date et l'année. Par exemple, le 3 septembre 2017 . N'abrégez pas le mois.
Information de contact: Inclure les coordonnées de la personne à qui vous écrivez. Si vous n'avez pas de nom spécifique, laissez-le.
prénom
Titre
Compagnie
Adresse
Ville (*): État (*): Code Postal
Salutation: Commencez la lettre avec une salutation, comme "Cher" suivi du titre et du nom.
Voir plus d'exemples de salutations appropriées à utiliser dans une lettre d'affaires, ainsi que des conseils sur ce qu'il faut faire si vous n'avez pas de contact spécifique. Suivez le nom de la personne avec deux points.
Cher Mr./Ms. Nom de famille:
Corps de lettre d'affaires
Gardez votre lettre simple et ciblée, de sorte que le but de votre lettre est claire.
Le premier paragraphe de votre lettre d'affaires devrait fournir une introduction à la raison pour laquelle vous écrivez. Ensuite, dans les paragraphes suivants, fournissez plus d'informations et de détails sur votre demande. Le dernier paragraphe devrait réitérer la raison pour laquelle vous écrivez et remercier le lecteur d'avoir examiné votre demande.
Espacez votre lettre et justifiez votre lettre à gauche. Laissez une ligne vide entre chaque paragraphe.
Fermer gratuitement:
Respectueusement vôtre,
Signature:
Signature manuscrite (pour une lettre envoyée)
Signature dactylographiée
Si vous ne savez pas quoi écrire le corps d'une lettre commerciale, examinez ces exemples de lettres de recherche d'emploi et d'emploi pour vous inspirer.
Envisagez d'utiliser un modèle
Accablé par toutes les étapes impliquées dans le formatage de la correspondance de lettres d'affaires? Un modèle peut aider. Les modèles de lettres Microsoft sont disponibles en téléchargement gratuit pour les utilisateurs de Microsoft Word ou sont disponibles dans votre programme Word, à utiliser pour créer une variété de lettres d'affaires et d'emploi.