Le rôle du superviseur dans la gestion de l'absentéisme

Aborder les absences imprévues pour réduire l'absentéisme

Selon une enquête de CCH sur les absences imprévues, les employeurs perdent du terrain lorsqu'il s'agit de garder les travailleurs au travail. Les taux d'absentéisme imprévus ont atteint leur niveau le plus élevé depuis 1999. Ce qui continue à être le plus préoccupant, c'est que près de deux employés sur trois qui ne se présentent pas au travail ne sont pas physiquement malades.

Pour la plupart des entreprises, la responsabilité de la gestion de l'absentéisme incombe principalement aux superviseurs immédiats.

Ces superviseurs sont souvent les seuls à savoir qu'un certain employé est absent.

Ils sont dans la meilleure position pour comprendre les circonstances entourant l'absence d'un individu et pour remarquer un problème à un stade précoce. Par conséquent, leur participation active aux procédures d'absence de l'entreprise est essentielle à l'efficacité globale et au succès futur d'une politique ou d'un programme d'absence.

Pour s'assurer que les superviseurs sont à l'aise et compétents dans leur rôle de gestion de l'absentéisme, ils doivent bénéficier du plein appui de la haute direction. Toutes les parties doivent être conscientes du but des politiques et des procédures d'absence. Devrait-il y avoir des divergences entre les ministères? une politique peut perdre son efficacité.

Pour assurer une plus grande cohérence, les superviseurs devraient être formés à leurs responsabilités en matière de gestion de l'absentéisme, à la façon de mener des entrevues efficaces de retour au travail et à l'utilisation de procédures disciplinaires, au besoin.

Les responsabilités du superviseur

En plus de s'assurer que le travail est couvert adéquatement pendant l'absence de l'employé, il y a un certain nombre d'autres mesures critiques que les superviseurs doivent prendre pour gérer l'absentéisme. Ils devraient:

• s'assurer que tous les employés sont pleinement au courant des politiques et procédures de l'organisation pour faire face à l'absence,

• être le premier point de contact lorsqu'un employé téléphone
• tenir des dossiers d'absence détaillés, précis et à jour pour son personnel (p. ex., date, nature de la maladie / raison de l'absence, date prévue de retour au travail, attestation du médecin, au besoin),
• identifier les tendances ou les tendances des absences préoccupantes,
• effectuer des entrevues de retour au travail
• mettre en place des procédures disciplinaires si nécessaire.

L'entrevue de retour au travail

La formation des superviseurs sur la meilleure façon de gérer l'absentéisme devrait comprendre des instructions sur la façon de mener des entrevues efficaces et équitables sur le retour au travail. Des enquêtes nationales récentes indiquent que ces entretiens sont considérés comme l'un des outils les plus efficaces pour gérer l'absentéisme à court terme.

La discussion de retour au travail permettra au superviseur d'accueillir l'employé au travail, en plus de démontrer l'engagement ferme de la direction à contrôler et à gérer l'absentéisme au travail. L'entrevue permettra de vérifier que l'employé est suffisamment en forme pour retourner au travail.

Les documents nécessaires peuvent être remplis afin que l'absence et sa conclusion soient correctement enregistrées. Le fait qu'une procédure établie soit en place pour enquêter et discuter de l'absence avec un employé peut, en soi, avoir un effet dissuasif en cas de non-comparution pour des raisons fallacieuses.

Les entrevues doivent être effectuées le plus rapidement possible après le retour au travail de l'absent (au plus tard un jour après son retour). L'employé devrait avoir amplement l'occasion de décrire les raisons de son absence. Le superviseur devrait utiliser l'entrevue comme un moment pour explorer les problèmes que l'employé peut avoir qui mènent à l'absence.

L'objectif est de favoriser une culture ouverte et solidaire. Les procédures sont en place pour s'assurer que l'aide et les conseils sont offerts au besoin et pour s'assurer que l'employé est apte à retourner au travail.

Les employés apprécieront généralement la possibilité d'expliquer les véritables raisons de l'absence dans une structure formalisée. Si le superviseur doute de l'authenticité des raisons invoquées, il doit saisir cette opportunité pour exprimer ses doutes ou ses préoccupations.

En tout temps, l'employé doit savoir que l'entrevue ne fait pas seulement partie des procédures de l'entreprise, mais aussi une réunion importante au cours de laquelle l'absence a été notée et peut avoir des répercussions sur l'emploi futur. La procédure disciplinaire de l'entreprise, en cas de niveaux d'absence inacceptables, doit être expliquée à l'employé.

À aucun moment de la réunion, l'entrevue ne devrait devenir une forme de punition, mais devrait être considérée comme une occasion de souligner et d'expliquer les répercussions de l'absence au sein du ministère. La grande majorité des employés tirent un sentiment de fierté et de réussite de leur travail et la direction devrait être encouragée à traiter ces personnes comme des adultes responsables.

Procédures disciplinaires recommandées si l'absentéisme persiste

Les lignes directrices suivantes décrivent les mesures recommandées dans les cas où les absences à court terme sont considérées comme étant supérieures à un niveau acceptable dans une période donnée.

Stage 1: Entretien de Counseling

• Le superviseur immédiat devrait informer l'employé de ses préoccupations au sujet des absences, essayer d'établir les raisons de la maladie et déterminer ce qui doit être fait pour améliorer la fréquentation.
• Si une condition médicale est identifiée à ce stade et est susceptible d'avoir un effet sur l'aptitude au travail, le superviseur doit prendre rendez-vous avec un médecin agréé par l'entreprise. Cela doit être confirmé avec l'employé par écrit dans les cinq jours ouvrables.
• Si, d'après la discussion, le problème ne semble pas être dû à une incapacité de travail sous-jacente, le superviseur doit aviser l'employé que, même si les troubles constatés peuvent être réels, une amélioration soutenue de la participation est attendue ou la prochaine étape de la procédure seront prises.
• Un examen de la présence sera automatiquement effectué chaque mois pour les six prochains mois.

Étape 2: Première révision officielle (étape d'avertissement verbal)

• Si les absences de l'employé continuent de s'aggraver à la suite d'une analyse et d'un suivi régulier, il devrait être invité à assister à une réunion d'examen officielle avec le superviseur.
• Le dossier d'absence devrait être détaillé dans une lettre invitant l'employé à cette entrevue. L'employée devrait être informée qu'elle a le droit d'être représentée par un représentant syndical ou un collègue, selon le cas.
• Le but de cette réunion sera de:
  - continuer à discuter des raisons sous-jacentes des absences,
  --adresser à l'employée les conséquences du service et des coûts de son absence, et
  - avertir l'employée (sauf si elle décide de consulter un médecin) que s'il n'y a pas d'amélioration substantielle et durable, son emploi peut être résilié en raison de son incapacité à maintenir un niveau de fréquentation acceptable. Ceci constitue l'avertissement verbal.
• Lorsque des soins médicaux sont nécessaires, des mesures doivent être prises immédiatement. La réunion est donc seulement ajournée pour permettre l'achèvement de cette partie du processus. Dans les cinq jours ouvrables, l'employé doit recevoir un avis médical. La réunion est ensuite reconvoquée avec HR et l'avis du médecin est discuté.
• Si le médecin confirme son aptitude au travail, l'employé doit être averti des conséquences d'une absence continue.

Étape 3: Deuxième examen officiel (étape d'avertissement écrite)

• Un suivi régulier indique qu'aucune amélioration du schéma d'absence n'a eu lieu, une deuxième réunion formelle sera organisée avec les RH.
• La lettre invitant l'employé à la réunion comprendra le dossier d'absence et, encore une fois, des conseils sur la représentation.
• Toute nouvelle information donnée lors de la réunion concernant une mauvaise santé ou un changement dans la nature de la maladie peut devoir être évaluée par un médecin agréé par l'entreprise.
• L'employé devrait avoir l'occasion d'expliquer son dossier d'absence. Le cas échéant, le superviseur doit informer l'employé qu'un avertissement écrit officiel est émis et que cet avertissement demeurera dans le dossier de l'employé pendant une période déterminée. Une copie de l'avertissement devrait être envoyée à l'employé et à son représentant.
• L'employé doit être informé que le non-respect des attentes de la compagnie en matière de présence et l'amélioration de la situation actuelle d'absence inacceptable entraîneront la cessation de son emploi.
• Lorsque l'aptitude au travail est mise en doute, procéder à des options de redéploiement selon les directives reçues par le médecin. Consulter le représentant syndical de l'employé (s'il y a lieu) au sujet du processus de redéploiement et des options.

Étape 4: Suspension temporaire du travail

• Si, à la suite de la mise en œuvre des étapes précédentes du processus disciplinaire, aucune amélioration de la présence n'a lieu, la direction peut procéder à une suspension temporaire sans solde. L'intention de suspendre doit être confirmée par écrit avec les détails des dates de début et de fin. Une copie de la lettre de suspension doit être envoyée au représentant de l'employé (le cas échéant).

Étape 5: Cessation d'emploi

• C'est la dernière étape du processus disciplinaire par lequel l'employé est congédié pour incapacité de se conformer aux exigences de l'entreprise pour la présence au travail. Le congédiement ne peut avoir lieu qu'avec l'autorisation écrite d'un cadre supérieur et des RH.
• La lettre d'appel à l'employé inclura à nouveau des conseils sur la représentation et précisera le registre des absences. L'employé devrait être informé qu'à la suite de l'entrevue, il pourrait être congédié pour incapacité d'accomplir ses tâches.
• Encore une fois, il se peut que le médecin d'entreprise doive être consulté si de nouvelles informations sont disponibles concernant la santé ou la capacité de travail de l'employé.
• Si une décision est prise de rejeter sur la base de la capacité, une copie de la lettre de licenciement doit être envoyée au représentant de l'employé (le cas échéant).
• L'employé peut avoir le droit de faire appel contre le renvoi. L'appel devrait être conforme aux procédures disciplinaires de l'entreprise.

Les défis de la gestion de l'absentéisme

Sachez que les superviseurs sont souvent mal à l'aise ou ne sont pas disposés à signaler ceux qui ont dépassé les niveaux acceptables d'absentéisme. En raison des nombreuses pressions qui pèsent déjà sur les superviseurs, la mise en œuvre cohérente des politiques d'absentéisme n'est pas toujours leur priorité absolue.

Il est important d'essayer d'éliminer la subjectivité de la gestion de l'absentéisme et de s'assurer que tous les employés sont traités de la même façon. Il est essentiel d'être cohérent, persévérant et juste envers tous. Lorsque l'absence n'est pas abordée ou abordée de manière incohérente, le moral peut diminuer.

La majorité des employés apprécieront les politiques et les programmes qui facilitent, plutôt que punitifs. Des mesures rigoureuses ou punitives qui forcent les employés à venir au travail peuvent faire en sorte que les employés deviennent «absents au travail».

Ils font aussi peu que possible et résistent à tout effort pour les amener à en faire plus. D'autres programmes devraient être mis en place pour aider les employés à être présents au travail, tels que l'horaire de travail flexible, le partage d'emploi, les prix de présence et les programmes de mieux-être.