En tant que gestionnaires, nous passons trop de temps à essayer d'adapter davantage de travail en moins de temps. Une réponse commune pour les professionnels surmenés à tous les niveaux est d'essayer de faire plusieurs tâches en effectuant plusieurs activités en même temps. Le problème est que le multitâche ne fonctionne pas.
Le multitâche ne fonctionne pas
Par exemple, imaginez que lorsque vous vous brossez les dents le matin, vous commencez à penser à l'ordre du jour d'une grande réunion plus tard dans la journée. Il ne prend pas beaucoup de puissance de traitement de votre cerveau pour se brosser les dents et vous pourriez réellement être en mesure de se concentrer sur l'ordre du jour tout en maniant mécaniquement votre tâche de nettoyage des dents du matin.
Mais qu'en est-il de deux tâches qui nécessitent plus de la capacité de votre cerveau? Vous pourriez parler au téléphone pendant que vous préparez le petit déjeuner. Vous pouvez faire les deux tâches correctement, mais la possibilité d'erreurs dues à des défaillances dans l'attention est grande. Et comme nous le savons tous, le mélange
Chunking fonctionne mieux
Chunking "décrit comment fonctionne l'utilisation de la mémoire humaine.Il est important de se souvenir de ce concept car nous regardons accomplir plusieurs tâches simultanément.Nous sommes en fait en train de changer entre eux plutôt que de les faire en même temps (bien que dans le cas de se brosser les dents peut sembler qu'ils sont simultanés).
Imaginez que vous êtes au téléphone quand quelqu'un entre dans votre bureau. Ils demandent votre avis ou une décision rapide sur un problème. Vous arrêtez d'écouter la personne au téléphone brièvement, numérisez la note devant vous, griffonnez une réponse et revenez à l'appel téléphonique. Vous n'avez pas fait les deux activités (appel téléphonique et conversation en personne) en même temps.
Vous avez effectivement fait trois tâches dans l'ordre; commencé l'appel téléphonique, a eu la conversation en personne, puis a repris l'appel téléphonique. Tout comme dans l'exemple du petit-déjeuner ci-dessus, vous auriez pu faire mieux tous les deux, et en moins de temps total, si vous les aviez fait l'un après l'autre au lieu de le faire en même temps. La raison en est que lorsque vous commencez chaque tâche, vous devez vous concentrer dessus et commencer.
Le temps de démarrage tue le multitâche
Lorsque vous avez commencé l'appel téléphonique, vous avez dû y réfléchir, trouver le numéro de téléphone et passer l'appel. Lorsque vous avez été interrompu, vous deviez déterminer ce que la personne voulait de vous afin de pouvoir lui donner une décision. Enfin, lorsque vous avez repris l'appel téléphonique, vous avez dû vous rappeler où vous vous étiez arrêté. Vous auriez même pu dire: «Oups, désolé, quelqu'un est entré. Que disiez-vous?
Plus vous commencez à faire des arrêts et des arrêts au cours de la journée, plus vous avez de temps pour démarrer. Ces moments sont des temps non productifs. Si vous avez un rapport quotidien à préparer, le moment de démarrage est probablement assez court par rapport à celui du rapport que vous ne faites que trimestriellement. Cependant, si vous préparez ce rapport et que vous êtes interrompu, vous avez presque le même temps de démarrage à chaque fois.
Je peux écrire mon rapport hebdomadaire dans environ 30 minutes sans aucune interruption. Je l'ai fait prendre plusieurs heures pour terminer simplement parce que mon travail est opérationnel et exige que je fais face à des tâches imprévues beaucoup. (C'est le code car j'ai beaucoup d'interruptions dans ma journée.) Cependant, le coupable n'était pas les personnes qui m'ont interrompu. Le coupable était le temps requis pour les moments de démarrage chaque fois que j'ai relancé le rapport.
Quelques fois que vous devez multi-tâches
D'accord, il faut parfois faire plusieurs choses à la fois. Votre travail peut être opérationnel comme le mien. Alors quoi de mieux que le multitâche? Le découpage est meilleur.
Chunking est le concept de briser votre journée en gros morceaux au lieu de réagir à des interruptions constantes. Plus vous consacrerez de temps à des tâches spécifiques, moins vous aurez de temps de démarrage et votre efficacité s'améliorera proportionnellement. Puisque vous ne passerez pas autant de temps dans les moments de démarrage, vous aurez plus de temps, et vous aurez plus de travail. En prime, puisque vous serez en mesure de vous concentrer sur la tâche à accomplir, vous le ferez mieux.
Comme une barre latérale, les gestionnaires de projet ont depuis longtemps compris la puissance de cette technique et créer leur propre version de «chunking» via le processus de structure de répartition du travail.
Premiers pas avec le découpage
Alors, comment pouvez-vous commencer à chunking?
- Commencez petit jusqu'à ce que vous en ayez l'impression. Choisissez une seule tâche, peut-être votre rapport hebdomadaire.
- Mettez de côté les 30 minutes que vous savez qu'il faudra.
- Fermez votre porte ou placez une pancarte qui indique "Génie au travail" ou quelque chose comme ça, puis se concentre sur le rapport et rien que le rapport.
- Ignorer le téléphone.
- Ne vérifiez pas les emails.
- Il suffit d'écrire le rapport.
Essayez la même chose avec des appels téléphoniques, des réunions d'employés et d'autres activités régulières. Concentrez-vous sur vos journées, et après quelques semaines de pratique, vous vous sentirez plus efficace.
La ligne de fond
Ne perdez pas autant de votre temps à essayer de multi-tâches. Au lieu de cela, rendez-vous plus efficace et plus productif en segmentant. Alors que le terme est gênant, le concept est efficace!
-
Mis à jour par Art Petty