Le journal que chaque propriétaire d'entreprise doit garder
Les nouveaux propriétaires d'entreprise et les entrepreneurs en herbe n'iront pas loin en affaires sans comprendre ce qu'est un journal comptable et pourquoi il est si fondamentalement important de réussir. Vous aurez besoin d'un journal comptable pour les opérations quotidiennes, pour la budgétisation et, bien sûr, à des fins fiscales. Et vous aurez besoin de garder une trace de toutes ces choses dès que vous ouvrez vos portes aux clients ou aux clients et commencez à faire du commerce.
Qu'est-ce qu'un journal de comptabilité?
Un journal de comptabilité est juste ce que cela ressemble - c'est un endroit pour enregistrer les détails de toutes les transactions financières de votre entreprise. Et il conserve un enregistrement sur lequel de vos comptes ces transactions affectent. En termes comptables, un journal fait référence à un document financier conservé sous la forme d'un livre, d'un tableur ou d'un logiciel de comptabilité. Il contient toutes les informations sur les transactions financières enregistrées concernant une entreprise. C'est aussi connu comme un livre de première entrée.
Tenir un journal comptable peut empêcher votre entreprise de dépenser trop dans certains domaines tout en sous-dépensant dans d'autres. Cela peut également vous empêcher (ainsi que vos cadres) de surexploiter des fonds, et cela peut vous aider à repérer les irrégularités avant qu'elles ne dégénèrent. En bref, bien qu'il ne s'agisse que d'un simple livre ou d'un tableur informatique, un journal comptable peut empêcher le démarrage d'une crise potentielle; ou propagation.
Avant les ordinateurs, un journal de comptabilité était un journal de bord physique avec plusieurs colonnes pour enregistrer les transactions financières pour une entreprise. Aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un certain type de logiciel de comptabilité financière pour enregistrer et gérer leurs transactions commerciales. Ces transactions sont ensuite affectées à une classe de grand livre spécifique en utilisant un numéro de «plan comptable» pour préparer les états des résultats, les états financiers et d'autres rapports financiers importants.
Comment créer un journal de comptabilité
Un journal comptable est créé en saisissant des informations à partir de reçus, tickets de vente, bandes de caisse enregistreuse, factures et autres sources de données indiquant les transactions financières qui ont eu lieu, y compris les stocks retournés, endommagés ou volés. Les transactions commerciales doivent être présentées dans le journal dans l'ordre chronologique.
Les entrées sont initialement enregistrées en utilisant la méthode de double entrée ou la méthode de comptabilisation en une seule partie. Généralement, bien que les transactions soient essentiellement saisies dans l'ordre dans lequel elles se produisent, les dettes sont saisies dans leur propre ordre, avant que les crédits soient saisis. Vous n'avez pas besoin de vous en tenir à ce format, mais tout le monde qui enregistre dans le journal doit adhérer aux mêmes directives convenues pour éviter toute confusion.
Chaque transaction répertoriée est appelée entrée de journal. Les informations de la revue sont ensuite enregistrées dans les registres des entreprises.
Commencer
Si vous n'avez pas encore démarré votre entreprise, pensez aux personnes de votre entreprise auxquelles vous souhaitez accéder à votre journal comptable. Évidemment, il ne devrait s'agir que de personnes en qui vous avez confiance et de personnes ayant des rôles financiers ou de gestion au sein de votre organisation. C'est certainement une situation où moins est plus et cela pourrait signifier seulement accorder l'accès à votre directeur financier ou trésorier, ou - dans une organisation plus simple - vous et votre comptable.
Même si vous ne voulez pas que trop de personnes aient accès à votre journal comptable, il est également mauvais de laisser une seule personne en superviser le contenu. Quelques-uns devraient connaître le contenu de la revue pour éviter que des dépenses inappropriées ou des déficits budgétaires ne causent des ravages dans les finances de votre entreprise.