Alors que certaines méthodologies de projet telles que les approches agiles compressent ou répètent les étapes suivantes en cycles plus rapides et itératifs, le travail de chaque étape est visible et distinct dans chaque projet.
Les projets formels suivent un processus en cinq étapes comme suit
- Initiation: formation d'équipe de projet, affrètement de projet et coup d'envoi.
- Planification: finaliser la portée du projet, définir la répartition détaillée du travail, évaluer les risques, identifier les besoins en ressources, finaliser le calendrier et préparer le travail effectif.
- Exécution: exécution du travail réel requis par la définition et la portée du projet.
- Surveiller et contrôler: la gestion, le rapport et le contrôle réels des ressources et des budgets pendant la phase d'exécution.
- Projet de clôture: livraison du projet, évaluation des leçons apprises, ajournement de l'équipe de projet.
Flux de projet traditionnel
Indépendamment de la taille du projet, le mouvement à travers les étapes est le même. Le projet est initié ou lancé avec une charte qui identifie le chef de projet et décrit l'importance du projet.
Une fois le projet lancé, il passe à la phase de planification. Ici, le noyau et les équipes de travail identifient le travail nécessaire pour réaliser la portée du projet et développer des estimations et des évaluations pour le temps, les coûts, les ressources et les risques.
Après la phase de planification, le travail commence et se déroule dans un ordre défini nécessaire pour passer d'un prédécesseur ou d'activités précédentes à des activités successives. Les dépendances de projet jouent un rôle important dans cette phase.
Pendant l'exécution, le chef de projet et les membres de l'équipe surveillent, rapportent et contrôlent l'ensemble du projet, en mettant l'accent sur les activités du chemin critique. Ce travail se poursuit jusqu'à la fin de la phase d'exécution et la livraison du projet au client.
La phase finale, proche du projet, consiste à conclure la livraison, à évaluer les leçons apprises et à ajourner l'équipe du projet afin que les membres puissent passer à la prochaine initiative.
Pour les projets de type développement agile ou itératif, la planification et l'exécution se déroulent par petites étapes ou sprints, les étapes se répétant jusqu'à ce que le projet soit terminé à la satisfaction du client.
Explication détaillée pour chaque étape
Initiation: Une solide initiation du projet permettra non seulement de réussir votre projet, mais aussi de jeter les bases de toutes les étapes futures. Au cours de l'initiation, les membres de l'équipe du projet sont assignés, les briefent sur les objectifs généraux du projet et demandent au client ou au propriétaire du projet autant de questions que possible afin que vous puissiez planifier le projet efficacement. C'est aussi le bon moment pour susciter l'enthousiasme de l'équipe à propos du projet et recueillir tous les détails de dernière minute qui pourraient influencer la planification du projet. Les étapes supplémentaires comprennent:
- Analyse des parties prenantes
- Affectation d'un sponsor exécutif
- Développement de document de charte et communication
- Réunion officielle de lancement
Planification : Une fois que vous avez lancé le projet et réuni toutes les informations pertinentes, vous commencez à planifier votre projet. La phase de planification dépend de la taille de votre projet, de la quantité d'informations à organiser et de la taille de votre équipe. Le résultat de la planification devrait être un plan ou un calendrier de projet clair, à partir duquel tout le monde suivra les tâches qui lui sont assignées. L'utilisation d'un programme de planification de projet tel que Microsoft Project ou Basecamp est extrêmement utile lors de la planification d'un projet. Si vous n'avez pas accès à l'un de ces programmes, faites une recherche générale en ligne pour un logiciel de planification de projet gratuit.
Même si l'utilisation d'un programme de planification de projet est utile, ce n'est pas toujours nécessaire. Utiliser Excel et Word pour créer votre plan et le communiquer à l'équipe est tout aussi efficace. Les tâches spécifiques dans la phase de planification comprennent:
- Créer un plan de communication pour les différentes parties prenantes impliquées.
- Développer une structure détaillée de répartition du travail.
- Identifier le chemin critique.
- Tracer les ressources sur le plan du projet et affiner le séquençage du travail en fonction des dépendances du projet et des contraintes de ressources.
- Développer un calendrier détaillé.
- Évaluer les risques et élaborer un plan de priorisation et d'atténuation des risques.
Exécution: Maintenant que vous avez un plan de projet solide, l'équipe peut commencer à exécuter le projet en fonction des tâches qui leur ont été assignées. C'est l'étape où tout le monde commence à faire le travail. Vous voudrez lancer officiellement la phase d'exécution avec des réunions en personne pour vous assurer que tout le monde a ce dont il a besoin pour commencer à exécuter sa partie du projet. Faire en sorte que l'équipe commence sur la bonne voie fait partie intégrante du succès du projet, alors articulez clairement le calendrier et le plan de communication.
Surveiller et contrôler: Pendant que le projet est en phase d'exécution, vous commencez à le surveiller et à le contrôler pour vous assurer qu'il se déroule comme prévu. Il existe plusieurs façons de surveiller et de contrôler un projet. Des check-ins occasionnels avec les chefs d'équipe, des «stand-ups» quotidiens organisés ou des réunions statutaires hebdomadaires plus formelles sont efficaces. L'information qui sort de ces réunions ou canaux de communication éclairera la boucle de rétroaction et, en fin de compte, toute nouvelle planification et tous les ajustements nécessaires au projet.
Les activités importantes supplémentaires dans cette étape incluent:
- Adhérer à votre plan de communication préétabli pour assurer la connaissance des parties prenantes de l'état du projet.
- Suivi des équipes de travail et des activités de travail sur le chemin critique.
- Identifier les opportunités d'amélioration des performances de planning en accélérant ou complétant les activités en parallèle ou, si nécessaire, en plantant le planning en ajoutant des ressources.
- Suivi des coûts réels par rapport aux coûts prévus
- Dans certains cas, surveiller, calculer et rapporter la valeur acquise pour le plan de projet.
- Surveiller et atténuer les risques et affiner le plan de risque au besoin.
Fermer le projet: Une fois que tous les détails et les tâches de votre projet sont complets et approuvés par le client ou le propriétaire du projet; vous pouvez enfin fermer votre projet. La clôture d'un projet est tout aussi importante que son initiation, sa planification et son exécution. Vous aurez besoin de documenter toutes les informations du projet et de les organiser soigneusement afin de pouvoir y revenir si nécessaire. C'est aussi un bon moment pour organiser un post-mortem sur le projet afin que tous les membres de l'équipe puissent réfléchir sur ce qui s'est bien passé ou mal pendant le projet.
Il devrait également être documenté afin que le résultat puisse être partagé avec d'autres membres du projet et classé dans un dossier d'historique de projet. Enfin, il est important d'ajourner formellement l'équipe de projet, en fournissant des commentaires et des évaluations de performance comme indiqué par la politique de votre entreprise.