Entreprise

Utilisation des organigrammes en tant qu'outil de gestion

Organigrammes, ou organigrammes en abrégé, sont utilisés pour montrer aux gens la structure prévue de l'organisation. Cette organisation «formelle» est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Parfois, les organigrammes ne servent qu'à embrouiller les gens quant à la nature de la structure. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais reflète la confusion des personnes impliquées.

Cependant, il est également possible d'utiliser un organigramme en tant qu'outil de gestion pour favoriser la réalisation des objectifs de votre organisation. Nous examinerons des exemples typiques de cartes organigrammes «standard». Nous regarderons les organigrammes déroutants. Enfin, nous discuterons de l'utilisation de l'organigramme en tant qu'outil de gestion.

Organigrammes "standard"

Les organigrammes standard sont généralement utilisés pour montrer aux gens la structure prévue de l'organisation. Cette organisation «formelle» est censée refléter la structure de pouvoir de l'entreprise. Souvent, cela reflète seulement la structure de responsabilité. Le pouvoir réel dans l'organisation suit souvent des lignes de communication au lieu de lignes dans l'organigramme.

Les cartes sont généralement de forme pyramidale. Ils montrent la personne en charge au sommet. Au-dessous de lui ou elle est subordonnée groupée, habituellement dans des boîtes de plus en plus petites. Habituellement, les individus représentés au même niveau horizontal dans l'organigramme sont perçus comme des «pairs» au sein de l'organisation.

Cet organigramme du département d'informatique du Collège impérial (DOC) est typique de la carte pyramidale. Le chef de département a cinq directeurs qui relèvent directement de lui, plus un chef adjoint et un comité de recherche. Chacun des directeurs a ses rapports directs affichés dans les ovales verts ci-dessous leurs comités.

Organigrammes déroutants

Parfois, les organigrammes peuvent dérouter les gens quant à la structure réelle. Ce n'est généralement pas intentionnel, mais reflète plutôt la confusion des personnes impliquées. Si vous n'êtes pas sûr des relations fonctionnelles du groupe, ou si elles changent fréquemment, il est pratiquement impossible de les représenter avec précision.

Peut-être l'endroit le plus commun pour trouver des organigrammes confus est dans le gouvernement fédéral américain. L'organigramme de la Division de l'informatique et des mathématiques du Laboratoire national d'Oak Ridge ne permet pas de comprendre rapidement la structure de l'Organisation. Il semble suggérer que onze fonctions relèvent directement du directeur.

Bien que la portée du contrôle (le nombre de rapports directs qu'un superviseur peut superviser efficacement) varie considérablement, j'ai du mal à croire qu'il s'agit d'une organisation fonctionnant de manière optimale. Je soupçonne que certains des responsables des fonctions sont "plus égaux". Si nous devions tracer le flux des communications au sein de cette organisation, et le temps que chaque subordonné passait avec le directeur, certains rapports directs auraient probablement besoin d'être reclassés en tant que subordonnés d'autres fonctions.

Organigrammes en tant qu'outil de gestion

Les organigrammes sont généralement un dispositif réactif plutôt que proactif. Nous avons créé une organisation ou permis à une organisation d'évoluer, et elle a grandi. Il n'est plus clair pour les personnes au sein de l'organisation, ou pour les personnes avec lesquelles elles interagissent, qui est responsable de quoi. Donc, nous élaborons un tas de boîtes et de lignes pour montrer à tout le monde qui fait quoi. Ensuite, nous ajoutons des lignes pointillées et des artifices similaires pour montrer que ce que nous avons dessiné en premier n'est pas toujours le cas.

Une meilleure option, cependant, est de créer un organigramme qui reflète où vous voulez que l'organisation aille, plutôt que reflète simplement comment c'est maintenant. Si vous voulez une organisation horizontale et horizontale, dessinez l'organigramme de cette façon. Montrer que six ou huit (ou même onze comme nous l'avons vu ci-dessus) les gestionnaires rapportent au vice-président. Montrer que tous les dix programmeurs relèvent directement du gestionnaire de projet.

Si votre organisation compte sur des cercles de qualité ou des équipes de production pour accomplir sa mission, vous devriez le montrer dans votre organigramme. Ne vous sentez pas contraint de vous en tenir aux groupements horizontaux et aux lignes verticales. Si vos employés comprennent mieux leurs rôles, vous pouvez utiliser des cercles, des triangles inversés ou tout ce dont vous avez besoin.

Il existe de nombreux logiciels sur le marché pour vous aider à montrer comment vous voulez que votre organisation fonctionne. OrgPlus est un exemple des types d'outils qui peuvent être utilisés pour clarifier de nombreux aspects de l'entreprise, y compris les organigrammes.

La façon dont cela devrait être fait

L'exemple ci-dessous est une représentation d'un organigramme qui m'a beaucoup impressionné. Il a été libéré pour inaugurer une nouvelle ère pour une compagnie qui a exigé la nouvelle action créatrice de tous ses employés.

Il montre clairement la structure plate et horizontale destinée à favoriser la communication et l'innovation. Il montre clairement l'équipe formée par les deux meilleurs dirigeants, indiquant ce que les employés sont censés faire. Pourtant, il conserve les lignes sans équivoque de la responsabilité finale. Le président dirige clairement l'entreprise, mais tout le monde sait qu'ils doivent faire leur part pour réussir.

La façon dont un organigramme devrait être

Il est encore trop tôt pour dire si cet organigramme aura l'effet désiré. Il n'a été mis en place que quelques semaines. Cependant, les dirigeants de l'entreprise l'ont clairement utilisé comme un outil de gestion efficace pour aider leur organisation à atteindre ses nouveaux objectifs.


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