Évitez de vous cacher derrière votre ordinateur ou votre téléphone dans ces scénarios
Il y a tellement de façons de communiquer en ligne. Il y a des e-mails, des messages texte ou des messages via l'une des nombreuses applications qui le supportent. Mais l'utilisation du courrier électronique ou de la messagerie n'est pas toujours le moyen le plus efficace de communiquer.
En fait, dans certaines circonstances, vous devriez les éviter. Bien sûr, il est facile de se cacher derrière votre ordinateur et de dire ce que vous voulez dire via le clavier. Mais parfois, vous devez sortir dans le monde et utiliser votre voix.
Voici trois situations où il serait préférable de ne pas cliquer sur Envoyer.
Éviter de cliquer sur Envoyer pour résoudre un conflit
Nous avons tous fait partie d'un courriel ou d'une chaîne de messages entre deux parties essayant de résoudre un problème. Parfois, vous pourriez être l'un des deux principaux participants ou peut-être vous êtes simplement l'une des personnes que quelqu'un s'est senti obligé de vous inclure.
Avec chaque email ou réponse de message le problème escalade. En fin de compte, ce qui était peut-être un problème relativement petit est devenu beaucoup plus important. Cela se traduit généralement par une rencontre en personne entre les deux parties ainsi qu'un superviseur ou un gestionnaire pour résoudre le conflit.
Au lieu d'utiliser le courrier électronique ou la messagerie pour résoudre un conflit, appelez la personne ou programmez une réunion en personne. Si vous êtes le destinataire d'un courriel ou d'un message de quelqu'un d'autre qui essaie de résoudre un problème, résistez à la tentation de répondre par courriel. Décrochez le téléphone ou entrez dans le bureau de l'autre personne et dites: «J'ai reçu votre courriel et je pensais que ce serait peut-être mieux si nous discutions de cette situation en tête-à-tête plutôt que par courriel. "
Si le courrier électronique est votre seule option, ne copiez pas d'autres personnes dessus. Cela aggrave le problème. Si vous êtes à la réception d'un tel e-mail, ne cliquez pas sur "Répondre à tous". Répondez simplement à la personne qui a envoyé l'e-mail. Si vous répondez «tout», votre réponse devrait indiquer: «Je vous remercie d'avoir attiré mon attention sur cette situation, je vous appellerai dans un instant pour en discuter. Cela alertera tous ceux qui ont été copiés que vous prenez soin de la situation en tête-à-tête.
Évitez de cliquer sur Envoyer lorsque vous êtes contrarié
Avez-vous déjà été contrarié par quelque chose et tiré un courriel cinglant seulement pour ressentir un regret immédiat? Ou, peut-être que vous avez reçu la réception d'un tel courriel ou message.
Après une situation ou une interaction bouleversante, nous avons besoin d'une période de refroidissement. Le courrier électronique et la messagerie ne s'y prêtent pas; C'est instantané par conception. Au lieu de vous calmer, appelez ou visitez la personne pour discuter de la situation. Si vous recevez un courriel cinglant, évitez l'envie de répondre. Donnez-vous du temps pour vous calmer, puis appelez la personne et demandez à discuter en face-à-face.
À l'avenir, décidez à l'avance que vous n'utiliserez jamais d'e-mail ou de messagerie lorsque vous êtes contrarié. Faites-en un pacte non négociable avec vous-même.
Si vous ressentez le besoin d'écrire quelque chose lorsque vous êtes contrarié, écrivez un message à la main. Ne l'entrez pas dans le courrier électronique même si vous n'avez pas l'intention d'envoyer le message. Vous ne seriez pas la première personne à frapper accidentellement le bouton "Envoyer" au lieu du bouton "Enregistrer".
Eviter de cliquer Envoyer pour envoyer de mauvaises nouvelles
Personne n'aime recevoir de mauvaises nouvelles et le recevoir par courriel ou un message peut ajouter du sel à la plaie. Avez-vous déjà envoyé un courriel à un client pour lui dire que sa commande a été retardée? Ou envoyé un message à une amie pour lui faire savoir que vous ne pouviez pas assister à sa fête d'anniversaire? Ou que diriez-vous d'envoyer un courriel à votre patron pour l'alerter que vous n'avez pas fini avec un projet et que vous manquez votre date limite?
Si la réponse à l'une de ces questions est oui, cessez d'utiliser le courrier électronique ou la messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles. L'utilisation du courrier électronique ou de la messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles peut envoyer le message que vous ne vous en souciez pas ou que le problème n'est pas suffisamment important pour justifier votre attention personnelle. Lorsque vous utilisez le courrier électronique ou la messagerie pour communiquer de mauvaises nouvelles, vous n'avez aucun moyen de juger la réaction de la personne. Très probablement, les gens seront déçus ou contrariés. Si vous ne livrez pas les nouvelles en personne, leur sentiment de déception peut s'intensifier et créer une situation encore pire.
Enfin, lorsque vous utilisez le courrier électronique ou la messagerie dans ce scénario, vous apparaissez lâchement. Les clients, les collègues, les patrons et les amis apprécient les personnes qui ont le courage de communiquer de mauvaises nouvelles en personne.
Si vous ne savez pas si votre message est considéré comme une mauvaise nouvelle, posez-vous la question suivante: «Voudrais-je recevoir un courriel ou un message avec ce type de nouvelles ou préfèrerais-je le faire en personne?». Agissez ensuite en conséquence.
Il ne fait aucun doute que le courrier électronique ou la messagerie électronique est un moyen de communication rapide et efficace, mais ce n'est pas toujours approprié. Suivez les instructions ci-dessus et évitez d'utiliser un e-mail ou un message lorsqu'il est inapproprié de le faire.