Lorsque le multitâche vous rend moins productif, essayez ceci
J'avais l'habitude d'aimer le multitâche.
Je pensais que cela me rendrait plus productif et me donnerait l'air surhumain, en faisant un peu de tout cela en même temps, mais les résultats ont prouvé le contraire: je n'avais jamais rien fait à la fin de la journée et était souvent frustré.
Les recherches de l'Université Stanford m'ont également prouvé que j'avais tort. Forbes raconte l'histoire d'une étude de l'Université de Londres qui montre non seulement que le multitâche vous rend moins productif, mais qu'il vous rend aussi bête!
Ensuite, j'ai rencontré la méthode GTD. Cela a semblé incroyable et j'en ai trouvé une version simplifiée pour m'aider à être plus productif et heureux au travail.
Voici comment je le fais.
1. Pensez-y
D'abord, vous devez avoir un objectif.
Cela peut aller de la signature d'un contrat d'entreprise à la tenue d'une campagne de charité. Ou, ce peut être un voyage du personnel de l'entreprise, comme dans mon cas.
Je savais exactement ce que je voulais accomplir, donc c'était ma destination. Il n'y avait pas besoin de s'inquiéter de la façon d'y arriver parce que je savais que je remplirais les détails plus tard.
2. Videz-le
Tout comme David Allen l'a dit, votre esprit est d'avoir des idées, de ne pas les retenir.
Maintenant que vous avez fait la partie la plus facile, passons à l'étape suivante: sortez toutes vos pensées de votre tête.
Je savais que la plupart de nos employés aimeraient visiter le Japon, amener leurs familles et leurs amis, voir les magnifiques feuilles d'érable à l'automne, essayer le célèbre Sanuki Udon, etc., et je savais que je devais trouver une agence de voyage raisonnable pour m'aider.
Vous pouvez utiliser un stylo ou un bloc-notes pour rédiger les idées ou les saisir sur TextEdit, Notepad ou Google Docs. Ou faites ce que j'ai fait, utilisez une simple application web et une application mobile comme Evernote.
La bonne chose à propos de cette application gratuite est que chaque fois qu'une pensée vient à vous, vous pouvez l'ajouter à vos notes tout de suite, car il est disponible sur tous vos appareils. De cette façon, vous risquez moins de manquer un détail important, comme (sur mon projet) vérifier si un membre du personnel était végétarien ou avait des allergies.
3. Brisez-le
Ensuite, placez vos idées dans les catégories appropriées, et divisez-les en éléments concrets.
Éloignez-vous des tâches de prise de notes pour quelque chose qui vous aidera à le faire. Les outils de gestion des tâches, en particulier ceux avec un nombre illimité et des niveaux de tâches comme Quire, vous seront utiles maintenant.
En regardant mes notes, qui étaient à la fois malpropres et laids, j'ai fait une liste de tâches comme «itinéraire» avec des tâches secondaires (ou enfant), y compris «Quels endroits à visiter», «Quels restaurants manger» et «Quels magasins faire des emplettes à 'dans un projet que j'ai appelé' Staff Trip 2015 '.
Pendant que vous y êtes, vous pouvez ajouter des détails comme la date d'échéance et les balises pour vos tâches comme 'Urgent' ou 'Plus tard'. Cela vous aide simplement à vous rappeler ce qui doit être fait en premier. Vous pouvez également les réorganiser à tout moment si leur priorité change.
4. Faites-le
Enfin, il est temps de passer aux détails.
C'est probablement l'étape la plus longue, où vous devrez discuter, obtenir de l'aide extérieure et terminer chaque tâche avant d'arriver à votre destination - dans mon cas, l'aéroport de Narita, dans votre cas à la clôture du projet sur lequel vous travaillez .
Par exemple, des mois avant notre atterrissage à l'aéroport de Narita, nous devions d'abord discuter de l'itinéraire entre nous. J'avais cassé cela à l'étape 3 et ensuite j'ai dû chercher pour trouver les meilleures agences de voyages, avoir une discussion à propos de laquelle travailler, contacter l'agence et ainsi de suite.
Heureusement, je pouvais zoomer sur une tâche particulière ou filtrer par date d'échéance et tag pour rester concentré en utilisant mes outils de gestion des tâches, de sorte que je ne me sentais pas pressé ou submergé.
Alors, me voilà, finissant ce post avec mon téléviseur éteint, iTunes fermé, et ma bouche fermée, tout en me sentant bien et fier de moi-même. Vous pouvez être aussi.