L'une des meilleures façons de renforcer le moral du personnel et d'accroître l'appropriation du projet ou du travail consiste à reconnaître les moments où un employé a franchi avec succès une étape importante du travail. Les gens aiment que leurs efforts de travail supplémentaires soient reconnus, et rédiger des notes qui louent ce dévouement est un moyen simple d'inspirer l'excellence continue - particulièrement si le budget de votre organisation ne peut pas supporter les primes ou promotions des employés.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'un courriel de félicitations - une lettre que vous pouvez envoyer par courriel à un employé qui a rempli un objectif plus tôt que prévu.
L'email est l'outil de communication le plus commun de choix pour beaucoup dans le monde des affaires. Le courrier électronique est génial car il n'est pas nécessaire d'être disponible en même temps que la personne à l'autre extrémité pour pouvoir communiquer. La transmission est instantanée et nous permet de faire bouger les projets lorsque nos collaborateurs sont indisponibles ou à l'autre bout du monde dans un fuseau horaire différent.
Mais il y a un problème: la plupart d'entre nous se noient dans les emails. En plus de cela, les courriels sont trop facilement mal compris parce que, avec le manque de contact direct, il peut être difficile de communiquer des émotions comme l'éloge ou l'urgence ou l'inquiétude. En raison du volume de courriels que nous envoyons et que nous recevons, et parce que les courriels sont souvent mal interprétés, il est important d'écrire des courriels de façon claire et concise.
Ecrire des emails clairs
Rédaction de courriels qui sont courts et précis réduira le temps que vous passez sur le courrier électronique et vous rendre plus productif. En gardant vos e-mails courts, vous passerez probablement moins de temps sur les e-mails et plus de temps sur d'autres travaux. Cela dit, écrire clairement est une compétence.
Comme toutes les compétences, vous devrez travailler à son développement.
Pour commencer, il vous faudra peut-être aussi longtemps - ou même plus longtemps - pour écrire des courriels courts, car il vous a fallu écrire de longs courriels. Cependant, même si c'est le cas, vous aiderez vos collègues, vos clients ou vos employés à être plus productifs, car vous ajouterez moins d'encombrement à leur boîte de réception, ce qui leur permettra de vous répondre plus facilement avant de passer à leurs prochaines tâches.
Les e-mails clairs ont toujours un objectif clair.
Chaque fois que vous vous asseyez pour écrire un e-mail, prenez quelques secondes pour vous demander: «Pourquoi est-ce que j'envoie ceci, de quoi ai-je besoin de la part du destinataire? "Cela vaut-il la peine d'envoyer un email?"
Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous ne devriez pas envoyer d'e-mail. Rédaction de courriels sans savoir ce dont vous avez besoin et ce que vous espérez accomplir perd votre temps et le temps du destinataire et signifie que vous aurez du mal à vous exprimer clairement et de manière concise.
Rédiger des courriels qui reconnaissent les réalisations
Les e-mails écrits pour reconnaître les réalisations du travail devraient également se concentrer sur le destinataire au lieu de vous, l'écrivain. Évitez d'abuser de la première personne «je»; Au lieu de cela, commencez les phrases avec «Vous» ou «Votre» - « Vous inspirez continuellement votre équipe par votre dévouement, votre mentorat individuel et votre attitude« fais-moi »ou« Vos efforts ont été inestimables pour atteindre notre étape de projet "
Bien que vous devriez garder votre courriel court et précis, incluez un exemple spécifique ou deux des qualités que votre destinataire a montrées qui ont permis son accomplissement de travail. Ceux-ci peuvent être: leadership, éthique de travail, travail d'équipe, volonté de faire des heures supplémentaires, dévouement, assumer des tâches supplémentaires, couvrir d'autres employés, mentorat ou formation, souci du détail, enthousiasme ou compétences en gestion de temps / projet.
Félicitations Exemple de message électronique
Sujet: Bien fait!
Chère Samantha,
Félicitations pour avoir terminé le projet de votre équipe plus tôt que prévu.
Vos capacités à organiser et motiver votre équipe sont un réel atout pour l'entreprise. Votre innovation et votre persévérance ont fait toute la différence en rendant cette réalisation possible.
Merci pour vos efforts continus.
Cordialement,
Steve
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