Comment planifier une réunion d'entreprise

Un exemple de plan de projet de réunion d'entreprise pour vous aider à démarrer

Toutes nos félicitations! Votre entreprise organisera une réunion pour un groupe d'employés sélectionnés à tous les niveaux de l'entreprise. Le chef de la direction vous a confié la responsabilité de gestionnaire de projet pour l'événement. Ces conseils et un exemple de plan de projet démontrent une façon dont un gestionnaire de projet pourrait aborder la construction du plan de projet pour une réunion d'entreprise ou un projet similaire complexe.

Pré-planifier le projet

Votre première étape consiste à planifier le plan. Vous commencez par discuter de l'événement avec les parties prenantes. Si cela a été fait l'année dernière, qu'est-ce qui s'est passé? Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé? Qui a géré le projet et peut-il vous aider à éviter les pièges cette année? Puisque le PDG vous a assigné le projet, que veut-il en dehors de l'événement? Quand l'événement sera-t-il? Où? Quel est le budget?

Assemblez autant d'informations que possible. Ce sera le squelette sur lequel vous construisez le plan du projet.

Construire l'équipe

De quelles autres ressources avez-vous besoin pour faire de ce projet un succès? Y a-t-il des personnes dans d'autres départements qui peuvent vous aider à faire de cet événement un succès? Que devez-vous faire pour obtenir de l'aide? Pouvez-vous simplement demander ou avez-vous besoin d'obtenir l'approbation formelle de leur patron? Combien de temps avez-vous besoin d'eux? Quelles compétences spécifiques avez-vous besoin d'eux pour fournir? Est-ce que quelqu'un d'autre peut fournir cette compétence si la personne que vous voulez n'est pas disponible?

Puisqu'il s'agit d'une réunion à l'échelle de l'entreprise, comment les RH peuvent-elles aider? Avez-vous besoin d'aide du département des installations? Qu'en est-il du service marketing? Avez-vous besoin d'aide dans ce domaine?

Planifier l'ordre du jour

Une fois que vous savez combien de temps durera la réunion, vous commencez à remplir les blocs de temps. Avez-vous besoin d'un haut-parleur d'ouverture? Qui cela sera? Allez-vous garder les participants ensemble ou allez-vous les diviser en petits groupes pour une partie du programme? Combien d'autres conférenciers aurez-vous besoin? Qui installera les plus petites sessions si vous éclatez?

L'événement prendra-t-il plus d'une journée? Comment allez-vous fermer le premier jour? Comment allez-vous rouvrir le deuxième jour?

Comment allez-vous conclure à la fin? Avez-vous besoin d'un discours de clôture? Comment allez-vous gérer la logistique des personnes qui quittent l'hôtel si vous en réservez une?

Trouver l'espace

Découvrez combien de personnes viennent. Puis déterminez la taille d'un espace dont vous avez besoin. Où se tiendra l'événement? Y a-t-il de la place au siège social ou avez-vous besoin d'un espace plus grand? Est-ce que le PDG veut que la réunion se tienne hors du site pour que les gens puissent se concentrer, ou est-ce qu'il / elle veut la garder au bureau pour minimiser les coûts?

Quelles propriétés dans votre région peuvent fournir l'espace dont vous avez besoin? Un hôtel près de l'aéroport est-il un bon choix pour minimiser le temps de trajet pour les personnes qui arrivent de l'extérieur de la ville ou devriez-vous trouver quelque chose à l'extérieur de la ville qui sera plus calme?

Que demandent les différents sites pour leurs installations? Qu'est-ce qu'ils comprennent et que devrez-vous acheter et avez-vous apporté? Vont-ils assigner un individu pour que vous travailliez avec? Quelle est leur politique concernant le matériel et les personnes de l'extérieur?

Le retirer

Après avoir recueilli les réponses à au moins la plupart de ces questions, vous pouvez commencer à mettre en place le plan du projet. Rappelez-vous que ce que nous montrons ici est la liste des tâches du projet, la structure de répartition du travail (WBS) seulement. Il n'inclut aucune des dépendances entre les tâches ou les chronologies. Ceux-ci seraient ajoutés plus tard.

Exemple de plan de projet de réunion d'entreprise

Dans Comment planifier un projet à l'aide des outils de base de la gestion de projet, nous avons discuté de la manière de planifier le projet et d'utiliser les compétences de gestion de projet au cours du processus de planification. Voici comment une structure de répartition du travail de plan de projet (WBS) peut rechercher un projet pour planifier une réunion d'entreprise:

1. Pré-planifier le projet

1. Déterminer le budget
2. Discuter avec le chef de la direction pour établir les objectifs du projet
3. Contactez le gestionnaire de projet précédent pour obtenir des conseils
4. Déterminer la liste des parties prenantes
5. Contactez les parties prenantes pour obtenir des informations.
6. Établir la date préférée pour l'événement
7. Déterminer combien de conférenciers / présentateurs sont nécessaires
8. Déterminer combien de personnel de soutien sont nécessaires
9. Déterminer combien d'employés participeront
10. Énumérer les endroits possibles pour l'événement

2. Construire l'équipe de projet

1. Obtenez un représentant du marketing
2. Obtenez un représentant de HR
3. Voyez si les achats assigneront quelqu'un pour aider
4. Demander à Susan de gérer tous les détails des orateurs
5. Obtenez des représentants des installations
6. Planifier une réunion de lancement de l'équipe de projet

3. Développer l'agenda

3a Plan Day One

1. Définir l'heure de début
2. Fixer l'heure, organiser le lieu et la dotation pour l'inscription
3. Définir la durée de la session du matin
4. Définir la durée des discours
5. Calculer le nombre d'intervenants requis pour la session du matin
6. Recruter des conférenciers
7. Planifiez une pause en milieu de matinée (temps et longueur)
8. Organiser le rafraîchissement de la salle de conférence pendant la pause (eau, poubelle, etc.)
9. Planifiez la pause déjeuner (heure, longueur, lieu, menu, qui paie)
10. Planifier la session de l'après-midi (durée, nombre de conférenciers)
11. Recruter des conférenciers l'après-midi
12. Plan Jour 1 fermeture (heure, qui, longueur)

3b Plan Jour Deux

1. Définir l'heure de début
2. Définir la durée de la session du matin
3. Calculer le nombre d'intervenants requis pour la session du matin
4. Recruter des conférenciers
5. Planifiez une pause en milieu de matinée (temps et longueur)
6. Organiser le rafraîchissement de la salle de conférence pendant la pause (eau, poubelle, etc.)
7. Planifiez la pause déjeuner (heure, longueur, lieu, menu, qui paie)
8. Planifier la session de l'après-midi (durée, nombre de conférenciers)
9. Recruter des conférenciers l'après-midi
10. Plan Discours de clôture (temps, qui, longueur)
11. Organiser le calendrier de départ avec l'hôtel

4. Planifiez l'espace

1. Déterminer le nombre de participants
2. Planifier la disposition des sièges (rangées par rapport aux tables)
3. Calculer l'espace nécessaire
4. Enquêter sur les places disponibles avec cette quantité d'espace (coûts, emplacement, services inclus)
5. Compter le nombre de locuteurs chaque jour et le total
6. Déterminer le nombre et le type de personnel de soutien nécessaire
7. Découvrez combien de participants / conférenciers / membres du personnel auront besoin de chambres
8. Négocier les coûts et les dates avec les emplacements disponibles
9. Signer un contrat avec l'emplacement sélectionné

5. Faire connaître l'événement

1. Finaliser tous les détails avec le lieu de l'événement
2. Assurez-vous que les participants sont informés
3. Avertir tous les intervenants du sujet et de l'heure / jour de la présentation
4. Aviser tout le personnel de soutien des tâches et des quarts de travail
5. Obtenir des réponses RSVP des participants
6. Notifier les participants de remplacement si nécessaire

6. Suivi

1. Obtenez des brouillons de discours de tous les intervenants
2. Examiner les discours finaux
3. Obtenir des étiquettes de noms pour tous les participants, conférenciers, membres du personnel
4. Achetez du matériel et des cadeaux pour les participants
5. Reconfirmer avec l'emplacement de l'événement

7. Revoir et noter

1. Envoyer un sondage de satisfaction à tous les participants
2. Envoyer un sondage d'opinion à tous les conférenciers
3. Envoyer merci à tous les conférenciers et au personnel
4. Tenir une réunion de clôture avec l'équipe du projet

Planification supplémentaire

La structure de répartition du travail du plan de projet (WBS) ci-dessus montre un exemple pour planifier une réunion d'entreprise. C'est juste un aperçu. L'équipe de projet devrait encore travailler sur ces éléments et développer un grand nombre d'entre eux. En outre, ils devront travailler sur le temps nécessaire pour chaque tâche, l'importance relative des tâches et les interrelations / dépendances entre les tâches.