Chaque projet peut bénéficier d'un audit de temps en temps. Mais ne vous inquiétez pas, ce n'est pas aussi effrayant que cela puisse paraître. Une vérification de projet consiste à faire examiner votre projet par une personne impartiale et à fournir des conseils sur ce qui pourrait être fait différemment pour améliorer ses chances de réussite. Cet article explique tout et vous guide dans la préparation d'un audit de projet.
Comment formel un audit de projet est
Un audit de projet est normalement un exercice formel. L'équivalent informel s'appelle normalement un examen par les pairs. C'est là où un collègue regarde votre projet et la documentation associée et vous donne des informations sur où vous devriez passer un peu plus de temps.
Les audits de projet sont formels dans la mesure où ils ont généralement un ensemble défini de questions et sont effectués par quelqu'un qui fait ce genre de chose régulièrement.
Qui effectue les vérifications de projet
La personne effectuant l'audit de votre projet peut être un autre chef de projet (probablement quelqu'un ayant une grande expérience dans la gestion de projets), mais il est plus probable que ce soit quelqu'un du bureau de projet qui exécute fréquemment des audits.
Ce sera quelqu'un qui peut se considérer comme impartial, donc ce ne sera pas votre supérieur hiérarchique ou votre sponsor de projet. Il pourrait même s'agir d'une équipe de personnes, selon la taille du projet.
Comment se préparer à une vérification de projet
La première et principale chose à organiser est d'avoir des copies de la documentation de votre projet que l'auditeur doit examiner. Si vous avez un coordinateur de projet, demandez-leur de rassembler un paquet de documents (de préférence électronique). Vous devriez avoir toutes vos informations facilement accessibles, mais même si vous le faites, cette étape peut encore prendre un certain temps. Assurez-vous au minimum que le plan de projet, le journal des risques, le journal des problèmes, le budget et le calendrier sont disponibles pour l'auditeur.
Qui doit être impliqué
Cela dépend du genre de choses que l'auditeur veut regarder. Vous, en tant que chef de projet, devrez passer du temps avec eux. Attendez-vous à ce que les membres de votre équipe soient également appelés pour discuter avec l'auditeur.
Gardez à l'esprit que plus ils passent de temps à travailler sur des tâches liées à l'audit, moins ils ont de temps pour le travail de projet, donc vous devrez peut-être reporter certaines activités et travailler plus lentement durant la période d'audit.
Combien de temps un audit de projet prend
Il n'y a pas de période de temps fixe pour un audit de projet. Sur les grands projets, vous trouverez que cela prend beaucoup plus de temps. Pour les petits projets, l'auditeur pourrait être fait en quelques heures. Dès que vous savez que votre projet va être audité, demandez à votre équipe de vérification combien de temps ils anticipent leur travail.
Ce que l'audit recherche
Si l'audit a été appelé en raison d'une préoccupation particulière, telle que l'échec à atteindre les cibles de qualité, attendez-vous à ce qu'il sonde profondément cette zone. Un audit de routine examinera de manière générale les différents domaines de la gestion de projet et les livrables sur lesquels le projet travaille. Il couvrira le temps, le coût et la qualité de votre projet, ainsi que l'engagement des parties prenantes.
L'objectif de l'audit est de savoir si le projet va ou non atteindre ses objectifs. Si l'auditeur estime que, sur la base des performances actuelles, le projet n'atteindra pas ces objectifs, il proposera des recommandations d'action.
Les recommandations dépendent de ce qui est trouvé
Les recommandations du rapport du vérificateur dépendront de ce qu'elles ont trouvé. Attendez-vous à ce qu'ils soient positifs et formulés d'une manière qui devrait vous permettre de les adopter facilement. Ils devraient être pratiques.
À un extrême, l'auditeur peut recommander que votre projet soit fermé, bien que cela ne se produise que si, à son avis, il n'y avait aucune chance pour qu'un projet fonctionne à partir de ce moment-là.
Regardez votre audit de projet comme une expérience positive. Il devrait vous avertir rapidement de tout signe que votre projet est en difficulté et c'est l'occasion de travailler avec un professionnel de projet expérimenté. La mise en œuvre de leurs recommandations devrait vous permettre de mieux réussir votre équipe et votre projet, ce qui ne peut être que bénéfique.