L'abus de congé de maladie et l'absentéisme dans le lieu de travail sont explorés
Trouvez-vous que vos employés sont portés disparus plus fréquemment pendant l'été et pendant les vacances? Les études montrent que vous avez raison. Les absences imprévues des travailleurs augmentent et, selon diverses enquêtes, les agences gouvernementales ont le plus grand nombre d'absences.
Selon «Les causes et les coûts de l'absentéisme au travail», une publication de Circadian, l'absentéisme imprévu coûte environ 3 600 $ par année pour chaque travailleur horaire et 2 650 $ chaque année pour les employés salariés. Les coûts peuvent être attribués à plusieurs facteurs.
L'indice de bien-être Gallup-Healthways a interrogé 94 000 travailleurs répartis dans 14 professions principales aux États-Unis. Parmi les 77% de travailleurs qui répondent à la définition d'un problème de santé chronique (asthme, cancer, dépression, diabète, crise cardiaque, la pression, l'hypercholestérolémie ou l'obésité), les coûts annuels totaux liés à la perte de productivité ont totalisé 84 milliards de dollars. "
Ce coût n'inclut pas les coûts indirects tels que le paiement des heures supplémentaires pour les autres employés, le temps d'embauche, les délais non respectés, les ventes perdues, le moral en baisse et la baisse de la productivité. Les coûts indirects peuvent ajouter jusqu'à 25 pour cent aux coûts directs, selon «Employee Benefit News» et «HR News».
Dans un sondage mené auprès de onze organismes de télécommunications américains, 72 cents de chaque dollar de coûts liés à l'absence des employés découlent de la perte de productivité plutôt que des coûts, comme les soins de santé et les prestations d'invalidité («Business Insurance», juillet 2000).
Les congés de maladie sont un avantage nécessaire pour tous les employés. Si un employeur n'offrait pas de congé de maladie, il accélérerait les problèmes de santé et la propagation de la maladie, réduisant ainsi la productivité et le moral.
Malgré la pression pour une présence parfaite afin d'améliorer le service à la clientèle et l'efficacité, les employés ont besoin de programmes équitables de congé de maladie pour assurer leur sécurité et leur rendement global élevé. Pourtant, certaines organisations souffrent d'abus de congé de maladie, et l'abus de congé de maladie se traduit par des dollars perdus.
Une tendance à l'abus concernant les congés de maladie fait généralement référence à des employés qui, au fil du temps, ont violé à plusieurs reprises la politique de présence de l'organisation. Afin de discipliner avec assurance les employés ayant des problèmes d'assiduité, les experts juridiques disent que le meilleur pari est d'avoir une politique clairement écrite qui spécifie les normes de l'organisation et les exigences des employés.
Assurez-vous de préciser que la discipline, y compris la résiliation, peut résulter d'abus répétés de congés de maladie et d'abus. Gardez la politique flexible, car il est pratiquement impossible d'énumérer toutes les infractions potentielles.
Exemples de violations de la politique de présence:
- Le nombre d'absences, le nombre de départs tardifs et le nombre de départs anticipés, qui dépassent tous le montant alloué à la politique de présence;
- Avoir omis d'obtenir la permission de partir tôt ou d'arriver en retard;
- Avoir omis de donner un préavis d'absence si possible;
- Ne pas signaler correctement une absence; et
- Avoir omis de soumettre une certification médicale sur demande.
Déterminer si et pourquoi les employés exploitent les politiques de congés est important. Tout comme un employeur analyse le taux de roulement, l'organisation devrait également examiner les tendances de l'abus de congé de maladie. L'utilisation des congés est-elle plus élevée dans un département ou sous un superviseur particulier?
Les pratiques ou politiques en milieu de travail affectent-elles les absences? Les maladies des enfants entraînent-elles des congés de vos employés? Trouver la cause profonde des problèmes d'abus de congé de maladie aide à résoudre les problèmes fondamentaux.
Les méthodes de surveillance des abus de congé de maladie varient d'une organisation à l'autre, mais il existe des directives communes que tous les employeurs peuvent suivre. Voici quelques conseils sur la gestion des cas d'abus de congé de maladie.
- Reconnaître le problème de l'abus de congé de maladie et intervenir tôt avant qu'il ne dégénère. Les gestionnaires doivent appliquer des politiques de congés de maladie et prendre les mesures appropriées.
- Découvrez pourquoi l'employé abuse de son congé. Parlez aux employés qui abusent des congés et voyez si leur comportement découle d'un problème personnel. Si vous trouvez que c'est le cas, recommandez des conseils ou dirigez-les vers le programme d'aide aux employés de votre organisation.
- Apprenez à dire "non". Vous ne devriez pas laisser les employés s'en tirer avec des politiques abusives. Lorsque vous entendez une demande ridicule d'abuser, dites «non».
- Utiliser les procédures, les règlements, les pratiques et les connaissances pour profiter à la direction ainsi qu'à l'employé. Les superviseurs et les gestionnaires doivent travailler avec les employés. Leur travail principal est de s'assurer que tous les employés sont au courant des politiques de congé de maladie et comment les utiliser.
- Documenter tout.
Vous n'avez pas seulement à faire face à un abus de congé de maladie - vous pouvez aussi encourager l'utilisation appropriée des congés.
Pour encourager les employés à utiliser correctement les programmes de congé de maladie, de nombreuses organisations utilisent des incitatifs financiers ou d'autres avantages. Les statistiques suivantes sont tirées de l'enquête sur l'inventaire des programmes du personnel du Centre des ressources humaines, élaborée par l'International Personnel Management Association. Sur les 428 membres de l'Agence IPMA qui ont répondu, l'enquête a révélé ce qui suit:
- 58 pour cent des congés de maladie à la retraite;
- 45 pour cent offrent de l'argent / salaire pour les congés de maladie non utilisés;
- 33% offrent des congés de maladie / banques de congé;
- 11% convertissent les congés de maladie en vacances;
- Neuf pour cent convertissent les congés de maladie en assurance à la retraite;
- Trois pour cent convertissent les congés de maladie en assurance invalidité; et
- Deux pour cent convertissent les congés de maladie en frais de mieux-être.
Il existe des programmes qui peuvent aider à lutter contre les abus de congé de maladie. Par exemple, le Centre RH de l'IPMA a développé deux paquets qui offrent des suggestions importantes pour aider à réduire les abus de congé de maladie et fournir des conseils généraux sur la création de politiques saines. Le premier paquet, intitulé «Sick Leave Abuse» (abus de congé de maladie), contient des politiques et des idées sur les programmes de primes d'assiduité, les congés de maladie et la reconnaissance annuelle de l'utilisation minimale des congés de maladie.
Le deuxième paquet, "Paid Time-Off Policies", fournit des exemples de stratégies et de conseils sur le développement de programmes PTO. Ces forfaits de congés complets combinent les congés de maladie, le temps personnel et les congés en un seul «unilatéral». Pour les employeurs, cela peut signifier moins de crainte d'abus de congé de maladie et, pour les employés, cela signifie souvent plus de flexibilité et de contrôle.
De nombreuses organisations ont mis en place des programmes et des politiques d'encouragement aux congés de maladie pour décourager l'absentéisme et récompenser les employés qui maintiennent d'excellents antécédents de fréquentation. Par exemple, le comté de Broward, en Floride, offre un «jour de bonification», où les employés admissibles gagnent un jour de congé pour tout temps de maladie non utilisé dans une période de six mois.
Calvert County, Maryland offre une prime incitative, équivalente à un jour de salaire, à tout employé à temps plein admissible qui est employé le premier jour de travail d'une année de paie et qui utilise deux jours ou moins de congé de maladie pendant une année de paie. Une note de prudence: les employeurs qui envisagent la mise en place d'un programme d'encouragement aux congés de maladie devraient s'assurer que le programme ne viole pas la Loi sur le congé familial et médical.
Les critiques des programmes d'incitation au congé de maladie suggèrent que les incitations tentent de soudoyer les employés pour qu'ils agissent d'une certaine manière, plutôt que de leur donner envie de manifester les comportements de leur plein gré. Une autre objection commune est que de tels programmes punissent indirectement les employés qui doivent être sans emploi légitimement.
Les parents de jeunes enfants peuvent ressentir le favoritisme perçu envers leurs collègues sans enfants qui n'ont pas besoin d'un congé de maladie pour prendre soin d'enfants malades.
Certains critiques affirment également que les incitations à l'assiduité envoient un message erroné au sujet des congés de maladie, qui sont devenus de plus en plus importants dans l'environnement de travail très stressant d'aujourd'hui. Si l'on fait du congé de maladie un mauvais comportement, les employeurs risquent d'encourager les employés à se surmener au point de tomber malades.
Les employés qui utilisent légalement un congé de maladie peuvent se sentir obligés de se rendre au travail même s'ils sont gravement malades, ce qui pourrait entraîner des dommages importants pour la santé et une augmentation des coûts des soins de santé.
La meilleure façon de créer un programme d'incitation est, d'abord, d'examiner les politiques actuelles et le style de gestion, puis d'essayer de développer des idées pour éviter et interdire les abus. Par exemple, certains employeurs ont découvert, à la suite d'une évaluation interne, que moins il y a de superviseurs qu'un employé a, moins il risque d'abuser des congés de maladie.
En examinant les comportements des employés et de la direction et en portant attention à ceux-ci, les organisations ont de meilleures chances de mettre au point un programme d'incitation à congés réussi.