Le rôle des secrétaires juridiques, également appelés adjoints administratifs et assistants juridiques, a évolué au cours des deux dernières décennies. Alors que la technologie continue de transformer le cabinet d'avocats, les secrétaires juridiques ont transcendé les rôles traditionnels de dactylographie et de réponse téléphonique pour effectuer des activités de grande valeur autrefois réservées au personnel professionnel et de gestion comme la sélection des fournisseurs, la gestion des relations clients et la rédaction de documents juridiques.
Cependant, malgré l'environnement de pratique du secrétaire juridique, la taille de l'entreprise ou la spécialité juridique, certaines responsabilités de base sont restées les mêmes. Pour réussir dans le cabinet d'avocats ou le département de droit des sociétés d'aujourd'hui, les secrétaires juridiques doivent maîtriser les 10 compétences ci-dessous. Pour plus sur le succès en tant que secrétaire juridique ou assistant juridique, examiner ces traits d'une secrétaire juridique réussie.
Compétences technologiques
De nombreux avocats n'ont ni le temps ni l'expertise nécessaires pour faire fonctionner la technologie des cabinets d'avocats. Ils comptent sur des secrétaires juridiques chevronnés pour exécuter diverses tâches informatiques, notamment: créer des feuilles de calcul, préparer des présentations, entrer du temps à des fins de facturation, créer et dactylographier des documents, tenir des calendriers et suivre les échéances.
Par conséquent, les secrétaires juridiques qui maîtrisent une variété de logiciels informatiques auront le plus de possibilités de carrière. Certaines des technologies les plus courantes que les secrétaires juridiques doivent maîtriser comprennent:
- Traitement de texte
- Tableur
- Présentation
- Gestion de documents
- Temps et facturation
- Calendrier et mise en place
- Transcription
- Publication sur ordinateur
- Vidéo conférence
Compétences interpersonnelles
Les secrétaires juridiques interagissent quotidiennement avec les avocats, les parajuristes, le personnel, les clients, les avocats adverses, le personnel judiciaire, les vendeurs et d'autres tiers.
Par conséquent, des compétences interpersonnelles et de communication de premier ordre sont essentielles. En plus du contact direct, les secrétaires communiquent par courriel, par téléphone et par vidéoconférence.
Compétences en écriture
Pensez que les avocats effectuent toute l'écriture? Réfléchis encore. Les secrétaires juridiques sont souvent chargés de rédiger la correspondance courante et les notes de service, ainsi que de relire les documents juridiques tels que les plaidoiries, les mémoires, les documents de découverte et les documents transactionnels.
L'écriture fait partie intégrante du travail du secrétaire juridique; ceux qui développent de solides compétences en rédaction deviendront indispensables aux avocats qu'ils aident.
Compétences organisationnelles
Les avocats sont notoirement désorganisés. Puisque les secrétaires juridiques sont le «bras droit» de l'avocat, les compétences organisationnelles sont essentielles pour gérer efficacement un cabinet juridique ou un service juridique d'entreprise.
Les secrétaires juridiques doivent conserver les dossiers papier et électroniques, gérer les projets, suivre les échéances multiples, maintenir les calendriers, planifier les réunions, organiser les événements et tout garder ordonné et accessible.
Compétences en transcription
Les compétences de transcription sont fondamentales à la pratique du secrétariat. En plus d'une vitesse de dactylographie rapide (les exigences de l'employeur varient de 50 à 100 mots par minute), de grandes compétences d'écoute sont nécessaires pour comprendre les fichiers de dictée vocale.
Une grammaire, une orthographe, un vocabulaire et des compétences linguistiques solides sont nécessaires ainsi qu'une compréhension de la terminologie juridique. En outre, les secrétaires doivent maîtriser les applications de traitement de texte et les équipements de transcription.
Attention au détail
L'attention aux détails est essentielle dans la profession juridique. Par exemple, saisir 600 000 $ dans une offre de règlement au lieu de 60 000 $ pourrait coûter un client à votre entreprise. Les secrétaires juridiques s'occupent des minuties de la pratique quotidienne du droit et l'attention au détail est importante dans presque toutes les tâches de secrétariat, depuis la rédaction et la correction des documents jusqu'à la planification des réunions et des échéances de calendrier.
Connaissance des documents juridiques et de la terminologie
Quelle est la différence entre une secrétaire et une secrétaire juridique ? Les secrétaires juridiques sont familiers avec tout ce qui est légal. Des termes tels que subpoena, pro se et voir dire ne les brouillent pas.
Ils comprennent les nuances de la procédure légale et savent comment créer et mettre en forme les plaidoiries, les documents de découverte et les documents transactionnels.
Travail en équipe
Le travail d'équipe est crucial pour le rôle des secrétaires juridiques dans la prestation de services juridiques. Dans tous les contextes de pratique - du grand service juridique d'entreprise au praticien solo - les secrétaires juridiques doivent faire équipe avec des avocats, parajuristes, secrétaires, commis aux dossiers, vendeurs et autres pour fournir des services juridiques efficaces.
Les secrétaires juridiques les plus efficaces savent comment s'entendre avec les collègues et collaborer avec des tiers pour faire le travail.
Compétences multi-tâches
La plupart des secrétaires juridiques travaillent pour plus d'une personne dans plus d'un dossier. L'exécution simultanée de plusieurs tâches est une seconde nature pour un secrétaire juridique compétent.
Ils savent comment jongler avec des affectations multiples et des priorités concurrentes et comment gérer des charges de travail croissantes dans le bureau d'avocats occupé d'aujourd'hui où une personne effectue souvent le travail de trois ans.
Compétences en recherche
Les secrétaires juridiques effectuent des recherches sur Internet pour une multitude de tâches telles que la recherche de directions, la collecte d'informations sur les clients, la recherche de la concurrence et la recherche de témoins experts.
De nombreux secrétaires juridiques, en particulier dans les petits bureaux d'avocats, exercent également des fonctions de parajuriste, y compris la recherche juridique, la vérification des références et le suivi de la jurisprudence. L'apprentissage de plateformes de recherche juridiques telles que Westlaw ou Lexis / Nexis peut vous donner un avantage concurrentiel.