Quelles sont les alternatives d'un employeur à la surveillance des employés en ligne?
Les employés passent entre une et trois heures par jour à surfer sur le Web sur leurs affaires personnelles au travail, selon l'étude examinée.
Comme la plupart des études dépendent des données autodéclarées par les employés, cette perte de productivité, conjuguée aux préoccupations des employeurs quant à la façon dont leurs employés naviguent sur le Web, incite davantage d'employeurs à surveiller l'utilisation d'Internet par les employés.
Les employés magasinent, font des opérations bancaires, visitent des sites sportifs, paient des factures, discutent sur Facebook, tweetent sur Twitter et plus encore. Avec la plupart des employés, il s'agit d'activités occasionnelles qu'ils effectuent pendant les pauses et le dîner. S'ils passent quelques minutes de temps de travail, ils le rattraperont probablement en répondant au courriel après que les enfants se soient couchés.
Mais, un petit pourcentage d'employés abusent du privilège. Dans une entreprise, un superviseur mécontent passait 6-7 heures par jour à tout faire, de la recherche d'emploi à la recherche de recettes et au téléchargement de coupons.
Dans un autre cas, le changement de position de l'ordinateur d'un employé, rendant la vue de son écran impossible par quiconque, sauf l'employé, rendait l'informatique suspecte. Ils ont constaté que l'employé téléchargeait et regardait des films pornographiques. Ainsi, parfois les pires craintes des employeurs sont justifiées.
Dans ce deuxième exemple, ne découvrant pas la pornographie, l'employeur aurait été mis en position de poursuite potentielle pour harcèlement sexuel ou revendication de milieu de travail hostile. Aucun des deux n'aurait été accueilli, alors l'employeur a laissé partir l'employé.
Surveillance par l'employeur des employés qui naviguent sur le Web au travail
Les employeurs qui bloquent l'accès aux employés qui naviguent sur le Web au travail sont préoccupés par les employés qui visitent des sites pour adultes à contenu sexuel, romantique ou pornographique; sites de jeux; des sites sociaux; sites de divertissement; sites d'achat / vente aux enchères; et des sites sportifs. En outre, certaines entreprises utilisent des blocs d'URL pour empêcher les employés de consulter des blogs externes. D'autres bloquent l'accès à des sites tels que Facebook au travail.
Selon l'entreprise, la surveillance informatique prend plusieurs formes: certains employeurs suivent le contenu, les frappes au clavier et le temps passé au clavier; certains stockent et examinent des fichiers informatiques; d'autres surveillent la blogosphère pour voir ce qui est écrit sur la société par les employés, et d'autres surveillent les sites de réseautage des médias sociaux.
Parmi les entreprises qui surveillent le courrier électronique, certaines utilisent des outils technologiques pour surveiller automatiquement les courriels et d'autres assignent un employé à lire et à consulter manuellement les courriels.
Pourquoi les employeurs surveillent les employés qui naviguent sur le Web au travail
Les employeurs croient que cette surveillance des employés est nécessaire pour la productivité des employés, des raisons juridiques, la sécurité de l'information de l'entreprise, et pour prévenir un environnement de harcèlement.
Selon Manny Avramidis, vice-président senior des ressources humaines mondiales pour l'AMA:
Selon les entreprises, la productivité des employés est essentielle, et certaines entreprises déclarent que les questions de secrets commerciaux sont importantes, pas nécessairement parce que les employés partagent intentionnellement l'information de l'entreprise. ne pas se rendre compte de l'importance pour les concurrents d'éléments tels que les nouvelles caractéristiques du produit et les organigrammes.
«Les sites intranet partagent des informations que les employeurs ne veulent pas que les étrangers sachent à cause de la concurrence et de la nécessité de battre les concurrents sur le marché.» D'autres entreprises s'inquiètent de la fraude en matière de sécurité des données.
"Certaines entreprises diront que la sécurité et la productivité sont leurs principales préoccupations qui peuvent impliquer de surveiller l'emplacement des employés via le GPS, les caméras vidéo dans les zones de production et les gardes de sécurité pour vérifier les ID et le contenu des articles mis au travail. D'autres employeurs vont citer la responsabilité potentielle parce qu'ils ont été brûlés devant les tribunaux.La plupart des organisations ont un certain capital à surveiller et c'est assez bon marché pour le faire.
Plus de préoccupations des employeurs à propos de la navigation sur le Web au travail
En plus des préoccupations concernant les types de sites que les employés visitent au travail pour ces raisons, un certain nombre de préoccupations supplémentaires motivent les employeurs à surveiller les employés qui naviguent sur le Web au travail.
Selon Flynn, directrice exécutive de l'ePolicy Institute et auteur de The ePolicy Handbook, 2e édition (AMACOM, 2008) et d'autres livres sur Internet, les litiges sont un problème grave pour les employeurs.
Selon SHRM (consulté 1-11-18-vous devez être membre), "En cette ère de l'information numérique, les chefs d'entreprise, les professionnels des ressources humaines, les professionnels de l'informatique et les professionnels juridiques doivent travailler en étroite collaboration pour élaborer des politiques et procédures En cas de litige lié à l'emploi, une recherche approfondie sera probablement effectuée sur les dossiers électroniques de l'employeur.
«Les données électroniques comprennent les courriels, les pages Web, les fichiers de traitement de texte, les bases de données informatiques et toute autre information stockée sur un ordinateur qui existe sur un support qui ne peut être lu qu'à l'aide d'ordinateurs. laissés en arrière, par exemple lorsqu'un responsable ajoute ou supprime du texte à un examen des performances, les employés des formules utilisés pour effectuer des calculs de feuille de calcul ou des modifications dans un mémorandum et d'autres données stockées de manière non intentionnelle.
«Les données électroniques deviennent de plus en plus importantes dans les procédures judiciaires.La consultation avec le conseiller juridique sur le stockage, la conservation et la destruction des données électroniques est particulièrement importante puisque les Règles fédérales de procédure civile -Règlement 34 a été modifié spécifiquement pour traiter les règles de découverte électronique.
Selon Avramidis:
«Il y a de plus en plus d'employeurs qui surveillent l'utilisation des ordinateurs par les employés parce que la technologie devient moins chère et moins coûteuse, peu importe ce que vous en pensez, les employeurs qui ne surveillent pas deviennent de moins en moins nombreux. Cela devient de plus en plus important en Amérique: les employés ont vraiment besoin de lire et d'être au courant des politiques.
"Les employeurs devraient établir des politiques claires avec les employés sur leur relation de travail, une politique dissuasive ... En Floride, par exemple, il n'est pas inhabituel de stationner des voitures de police sur la route pour dissuader les automobilistes de circuler.
«Lorsque les employeurs sont souvent à la traîne, ils disent aux employés qu'ils seront surveillés, mais ils ne décrivent pas exactement le comportement attendu ou attendu, et il est important d'expliquer exactement ce qu'ils attendent de la politique. La définition de ce qui est juste et acceptable sur Internet et par courriel est recommandée annuellement. "
Alors qu'un nombre croissant d'États et de juridictions exigent des employeurs qu'ils informent les employés de la surveillance électronique, la majorité des employeurs font un bon travail d'alerte aux employés lorsqu'ils sont surveillés.
La plupart des employeurs informent les employés que l'entreprise surveille le contenu, les frappes au clavier et le temps passé au clavier et que la plupart des employés savent que l'entreprise examine leur utilisation de l'ordinateur. La plupart préviennent également les employés de la surveillance par courrier électronique.
Devriez-vous surveiller les employés?
Malgré cette augmentation, la surveillance du temps et de l'utilisation des employés en ligne est un signe de méfiance et d'incompatibilité avec une culture axée sur les employés qui considère les employés comme les principaux atouts de l'entreprise.
Si selon certains rapports, moins de 1% des employés abusent de leur journée de travail et de la confiance de l'employeur en ligne, pourquoi 100% des employés se sentent-ils mal à l'aise et se méfient-ils? Ainsi, la pratique de la surveillance électronique des employés au travail a de forts avantages et inconvénients.
La surveillance électronique des employés au travail peut produire des résultats qui sont bénéfiques pour l'employeur dans le contrôle des abus. Ils peuvent protéger les intérêts de l'employeur dans une action en justice ou non.
Mais, il existe de puissantes raisons pour lesquelles un employeur pourrait ne pas vouloir utiliser la surveillance Internet des employés. Avramidis dit que cette décision dépend de l'entreprise et de l'environnement de travail qu'un employeur veut créer:
«Selon le niveau de liberté permis dans une entreprise ou le type d'employeur, la surveillance électronique des employés n'est peut-être pas souhaitable.Les entreprises qui emploient de nouveaux diplômés, qui ont des lignes floues et qui sont en ligne toute la journée, en sont un exemple.
«En fait, 99% de la population ira bien sans surveillance électronique, moins de 1% des employés causent les dommages qui permettent à tous les employeurs d'intervenir.
Les jours comme Cyber Monday, Black Friday, les championnats de la NCAA, et d'autres événements populaires, les employeurs pourraient être tentés de réagir de manière excessive aux employés qui magasinent et regardent des jeux en ligne. Et, les employés peuvent se sentir comme s'ils ont besoin de se faufiler et de tricher pour faire leurs activités sur Internet. Mais, un équilibre sain profite à toutes les parties.
Les employeurs voudront peut-être y réfléchir à deux fois avant d'élaborer et de mettre en œuvre des politiques interdisant toute utilisation personnelle d'ordinateurs en ligne pendant la journée de travail avec des employés qui répondent encore à des courriels à 20 heures le soir.
Les employés doivent également pratiquer une utilisation raisonnable d'Internet pour les achats personnels et similaires au travail. Rares sont les employeurs qui ergotent pendant quelques minutes pour passer une commande, mais nombre d'entre eux s'opposent à juste titre à un employé qui compare les prix en ligne pour la moitié de la journée de travail.
Il appartiendra aux employés de comprendre les politiques et les attentes en matière d'Internet, de courriel et d'informatique de leur employeur. Plus de la moitié des employeurs interrogés ont renvoyé des employés pour abus de courrier électronique et sur Internet.
Les employeurs qui ont licencié des travailleurs pour une mauvaise utilisation du courrier électronique l'ont fait pour les raisons suivantes: violation d'une politique de l'entreprise; langage inapproprié ou offensant; usage personnel excessif; ou violation des règles de confidentialité de l'entreprise.
Connaissez les politiques de votre employeur concernant l'utilisation de l'Internet et du courrier électronique. Parce que le pourcentage d'employeurs qui surveillent le comportement de l'ordinateur augmente chaque année, ce que vous ne connaissez pas ou dont vous ne faites pas attention pourrait nuire à votre réputation auprès de votre employeur.
La plupart des employeurs ne se préoccupent pas de certains ou d'une petite quantité d'utilisation d'ordinateur pour des affaires personnelles au travail. Vous devez savoir comment votre employeur en définit certains.
Alternatives à la surveillance des employés
C'est un choix que chaque entreprise doit faire. Et de plus en plus d'entreprises choisissent de surveiller les employés et leur utilisation en ligne. Je ne recommande pas la surveillance internet des employés. Je recommande les actions suivantes pour créer un environnement organisationnel dans lequel les employés n'abusent pas de la confiance de leur employeur.
- Développer une politique solide d'Internet et d'email qui fournit aux employés des espérances claires au sujet de la position de l'employeur sur le temps personnel en ligne au travail. Cette politique peut généralement interdire certaines activités et visites de sites sans que les employés se sentent comme des criminels. La politique peut mettre l'accent sur la responsabilité, la foi et la confiance.
- Communiquer la politique en utilisant beaucoup d'exemples afin que les employés ne soient pas confus au sujet de leurs exigences. Communiquez continuellement vos attentes et adressez-vous aux employés qui profitent du temps de leur employeur individuellement. Si la productivité d'un employé ou des bordereaux de contribution, communiquer avec l'employé pour déterminer si l'utilisation en ligne affecte la performance. Utilisez une discipline progressive avec les employés qui violent à plusieurs reprises vos attentes et votre confiance.
- Formez vos gestionnaires et superviseurs sur la façon d'établir et de maintenir les attentes et les politiques de votre lieu de travail. Entraînez-les à reconnaître quand un employé pourrait abuser du temps Internet ou des sites au travail. Le personnel informatique, dans l'exemple ci-dessus, a reçu des instructions claires et une formation sur ce qu'il faut surveiller dans les cas potentiels d'abus sur Internet. Plutôt que de surveiller toutes les activités des employés en ligne, ils surveillaient de façon sélective quand ils pensaient qu'un problème potentiel pouvait exister.
- Développer et maintenir une culture de confiance. Développer un environnement dans lequel les employés auto-surveillent le temps personnel en ligne au travail est l'approche la plus efficace. Traiter avec les employés qui sont au-dessus de la ligne au cas par cas. Ne chargez pas la majorité de vos employés assidus avec des politiques trop lourdes en raison des actions de quelques-uns. Débarrassez-vous du peu.
L'abus de temps en ligne se produit dans les lieux de travail. Mais, la surveillance d'Internet d'employé est une réaction trop large aux activités d'un petit pourcentage d'employés. Cela contribue à créer un environnement dans lequel les employés ne se sentent pas en confiance. Cela encourage un comportement sournois de la part des employés.
Cela amène les employés à gaspiller de l'énergie à se demander si ce qu'ils font est acceptable ou non, et cela encourage une mentalité de 9 à 5 ans. Un employeur de choix trouve des alternatives à la surveillance internet des employés.