Comment les employés sont-ils remboursés lorsqu'ils dépensent de l'argent dans leur entreprise?
Le remboursement des dépenses est une méthode pour rembourser les employés lorsqu'ils dépensent leur propre argent tout en travaillant sur le temps de l'entreprise. Ces dépenses se produisent généralement lorsqu'un employé voyage pour affaires.
Les frais de voyage peuvent comprendre l'hébergement, les vols, le transport terrestre, les pourboires, les repas et les autres dépenses accessoires qu'un employé peut faire en voyage pour se rendre au travail. Les autres dépenses d'entreprise peuvent inclure des éléments tels que prendre des clients ou des employés potentiels pour le déjeuner ou le dîner, l'achat des livres nécessaires ou d'autres matériaux éducatifs que l'employeur couvre, ou les frais de conduite.
Les types de dépenses remboursables par une organisation se retrouvent dans les politiques de voyages d'affaires, de divertissement et de frais généraux remboursables de la société dans le manuel de l'employé. Dans certains cas, les dépenses telles que le nettoyage à sec et l'adhésion à un gymnase lors de voyages prolongés sont couvertes. Alors que le divertissement des clients lors de voyages d'affaires est une dépense remboursable courante, la plupart des entreprises fixent des limites de dépenses pour la nourriture et le divertissement.
Comment les employés paient pour les dépenses
De plus en plus, les entreprises confient des employés de niveau faible à moyen qui voyagent fréquemment avec des cartes de crédit d'entreprise. Au lieu de payer les dépenses avec leur propre argent, les employés facturent tous les frais, sauf les frais accessoires et les pourboires à la carte de crédit de l'entreprise.
Il s'agit d'une approche pratique pour le remboursement des dépenses de l'employé parce que les factures de cartes de crédit documentent les dépenses exactes sans que l'employé doive enregistrer les reçus et remplir les rapports de dépenses de voyage.
Une autre méthode pour payer les employés pour les frais de voyage d'affaires est avec un per diem. L'indemnité journalière est l'indemnité journalière prédéterminée versée aux employés pour les dépenses engagées lorsqu'ils voyagent pour affaires. Ces dépenses pourraient être pour l'hébergement, les repas, les pourboires, les taxis et autres frais de transport terrestre.
Remplir le rapport de dépenses
Dans le cas de l'utilisation de la carte de crédit de l'entreprise et du paiement en espèces, les employés devront probablement remplir un rapport de remboursement des dépenses au retour du voyage. Avec la carte de crédit de l'entreprise, ils devront expliquer les frais moins qu'apparents qui apparaissent sur la facture de carte de crédit (comme un repas de fin de soirée). Ils facturent également à l'entreprise les frais accessoires supplémentaires qu'ils ont payés avec leur propre argent ou carte de crédit.
Lorsqu'un employé verse de l'argent, il devra dresser la liste et, à l'occasion, justifier chaque dépense pour laquelle le remboursement est demandé. La plupart des entreprises fixent une date à laquelle les rapports de remboursement des dépenses doivent être soumis et toutes les dépenses sont examinées par la comptabilité, tout comme les déclarations de la société de carte de crédit. Toute dépense injustifiée ou exclue par la politique de l'entreprise n'est pas remboursée, ce qui cause des problèmes à l'employé.
Situations inhabituelles
Supposons qu'un représentant prenne un animal de compagnie avec lui lors d'un voyage et facture des frais d'hôtel à la carte de crédit de l'entreprise, affirmant que l'hôtel ne sépare pas les frais et prévoit de rembourser la compagnie.
Est-ce une mauvaise utilisation des fonds de l'entreprise? Vraisemblablement. Que ce soit par écrit ou non, il est clair que l'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise doit être utilisée uniquement pour les dépenses de l'entreprise. Dans certains cas, l'utilisation personnelle d'une société peut entraîner la résiliation. Cependant, voici ce que vous devez considérer. Est-ce que l'employé est allé à la comptabilité et a expliqué le problème que l'hôtel était incapable de séparer les frais de compagnie? Ou, l'employée a-t-elle été surprise par un examen attentif de ses dépenses en comptabilité?
Une autre considération est la suivante: d'autres employés ont-ils déjà été remboursés par l'entreprise pour des dépenses similaires? Si c'est le cas, les mesures disciplinaires ne sont pas en ordre. Cependant, si la politique de l'entreprise stipule clairement qu'une dépense spécifique n'est pas autorisée et que l'employé est pris en défaut (pas franchement), alors les RH devraient prendre des mesures disciplinaires sévères. Toutes les situations ne sont pas claires. Parfois, vous devez vous renseigner et faire un peu de creuser avant de passer à l'action.