L'information médicale de l'employé n'est jamais trouvée dans un dossier de personnel
Le dossier médical de l'employé est le référentiel pour tout ce qui a trait à la santé, aux avantages pour la santé, aux congés liés à la santé des employés et aux sélections d'avantages sociaux et à la protection de l'employé. L'employeur tient un dossier médical séparément pour chaque employé. Le contenu de ces fichiers n'est jamais mélangé avec un autre fichier d'employé tel que le fichier personnel.
Parce que le dossier médical contient des informations sensibles et confidentielles, il doit se trouver dans un endroit sûr, verrouillé et inaccessible. Le classeur qui héberge les dossiers médicaux des employés devrait également se verrouiller et le personnel des RH devrait avoir les seules clés. L'accès aux dossiers médicaux des employés est limité au personnel des ressources humaines seulement.
La Loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA) exige que les employeurs protègent les dossiers médicaux des employés en toute confidentialité; les dossiers médicaux doivent être conservés séparément et séparément des autres documents commerciaux. Ne conservez jamais les dossiers médicaux des employés dans le dossier personnel général de l'employé.
En raison de la confidentialité des informations, les enregistrements doivent être isolés des fichiers auxquels les employés tels que les superviseurs ou les gestionnaires peuvent accéder. (En fait, ceci est également recommandé pour les dossiers personnels en général - donnez seulement l'accès au personnel des RH.)
Contenu du dossier médical de l'employé
Ce sont les types d'articles qui doivent être conservés en toute sécurité dans le dossier médical de l'employé. En cas de doute, prenez le parti de protéger les informations médicales de vos employés.
- Demandes d'assurance-maladie et formulaires
- Demandes d'assurance-vie et formulaires
- Information sur le bénéficiaire désigné
- Les demandes pour tout autre avantage de l'employé qui pourrait nécessiter des informations médicales telles que l'assurance de la vision
- Demandes de congés médicaux payés ou non payés
- Rapports de la Family Medical and Leave Act (FMLA) et applications et documents connexes
- Documents FMLA signés par un médecin
- Documentation sur les maladies d'un membre de la famille ou d'un enfant pour qui vous faites une demande de congé FMLA pour fournir des soins continus
- Documents sur les congés médicaux pour les employés qui ne sont pas admissibles aux congés FMLA
- Examens médicaux, notes, correspondance et recommandations
- Excuses médicalement liées à l'absentéisme ou au retard d'un médecin
- Restrictions d'emploi médical avec la documentation du médecin recommandant
- Rapports d'accidents et de blessures, y compris les documents requis par l'OSHA
- Rapports d'indemnisation des accidents du travail ou d'une maladie
- Tout autre formulaire ou document contenant des informations médicales privées sur un employé.
Si vous gardez ces fichiers à 100% confidentiels, vos employés vous feront confiance et vous respecterez l'esprit et l'importance de la loi.
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