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10 choses que tout nouveau gestionnaire de programme devrait savoir

La gestion de programme est un choix de carrière gratifiant et bien rémunéré, mais il peut aussi être un défi. Si vous venez d'obtenir votre premier emploi en gestion de programme ou si vous voulez savoir si vous devriez faire le saut vers une carrière en gestion de programme, il est important de comprendre ce que la carrière implique. Considérez ces 10 choses que tout nouveau gestionnaire de programme devrait connaître avant de commencer le rôle.

La gestion de programme n'est pas la même que la gestion de projet

La gestion de projet consiste à planifier le travail, à organiser les tâches et les ressources, à contrôler les processus et à atteindre un objectif spécifique. Que ce soit en ouvrant un nouveau bureau, en lançant une nouvelle application ou en construisant un stade olympique, les projets ont un début, un milieu et une fin définis avec des objectifs clairement définis.

La gestion du programme est différente et généralement beaucoup plus large. Un gestionnaire de programme peut superviser plusieurs projets en même temps, chacun pouvant avoir sa propre équipe de projet et son propre chef de projet. Ces projets pourraient tous faire partie d'un programme plus vaste conçu pour offrir quelque chose de valeur à l'organisation au fil du temps.

Attendez-vous à être incertain

Les programmes sont intrinsèquement incertains. Alors que vous pourriez savoir ce que la grande image est, c'est juste une déclaration de vision lorsque vous démarrez. Le chemin exact de la façon d'y arriver et des projets qui seront requis sur une longue période est quelque chose que vous devez travailler au fur et à mesure.

Vous commencerez par une planification détaillée de ce que vous savez et vous obtiendrez une image de la façon d'aborder le reste à mesure que vous vous rapprochez. Étendez progressivement vos horizons de planification et de livraison jusqu'à ce que vous ne puissiez plus aller plus loin.

Bloquez le temps à intervalles réguliers pour planifier les prochaines étapes. Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie pour générer de la valeur métier.

Attention à l'épuisement professionnel

Bien qu'un projet puisse être terminé dans un an environ, les programmes peuvent s'étendre indéfiniment.

Les gestionnaires de programme doivent protéger leurs équipes contre l'épuisement professionnel. Vous ne pouvez pas travailler à toute vitesse, alors assurez-vous que les membres de votre personnel bénéficient d'un temps d'arrêt adéquat. Cela devrait inclure des périodes de temps plus calme au travail avec moins de livrables et suffisamment de temps loin du bureau pour les vacances.

Gérez les congés de maladie de près, surveillez vos rapports sur les heures supplémentaires et soyez conscient du fait que le bien-être de votre équipe est primordial si vous voulez réduire l'attrition et garder vos gens talentueux pour la vie du programme.

Vous devez gérer le rythme

Lorsque vous livrez un programme dont la date d'achèvement est éloignée, vous devez gérer le rythme du travail. Il est difficile de maintenir l'élan sur plusieurs années, alors votre rôle en tant que gestionnaire de programme est de jongler avec les priorités et les projets afin que des résultats mesurables soient fournis régulièrement.

Mélangez les victoires rapides et les progrès constants vers les grands objectifs. Cela aide l'équipe à voir que vous allez de l'avant et veille à ce qu'il y ait des réussites à court terme à partager pour maintenir la motivation élevée. Enfin, il aide les investisseurs et les cadres supérieurs à constater que des progrès sont réalisés.

Former votre équipe pour le succès

Les programmes offrent souvent quelque chose de nouveau, unique ou transformateur pour une organisation. L'un des défis de travailler sur ce genre d'initiatives est que vous n'avez probablement pas les compétences nécessaires pour accomplir toutes les tâches et les projets requis.

C'est OK et à prévoir. Votre travail en tant que nouveau directeur de programme est de vous assurer que vous pouvez améliorer, recycler et développer les personnes que vous avez afin que vous puissiez, ensemble, répondre à toutes les exigences en matière de ressources.

Il peut y avoir certaines zones où vous avez seulement besoin d'une certaine ressource pour une période limitée. Par exemple, vous ne formerez pas un de vos employés à conduire un chariot élévateur si c'est une compétence dont vous avez besoin pour une semaine seulement. Cependant, si vous transformez la façon dont la présence en ligne de votre entreprise est gérée, il serait probablement utile d'avoir des compétences de développement de site Web en interne ainsi qu'une certaine expertise sur les médias sociaux ou l'optimisation des moteurs de recherche. Ce sont des compétences sur lesquelles l'entreprise comptera à long terme.

Décidez lesquelles de ces tâches doivent être intégrées à l'équipe et lesquelles doivent être sous-traitées, puis assurez-vous que votre programme peut fournir les tâches de formation et de recrutement nécessaires pour être prêt à gérer les résultats à chaque livraison.

La gouvernance est plus complexe

Si vous êtes issu de la gestion de projet, la gouvernance ne vous surprendra pas. C'est la façon dont les structures de projet et de programme sont organisées et contrôlées pour s'assurer que la prise de décision est bien faite et que les bonnes personnes sont impliquées. Il est essentiel de veiller à ce que le travail progresse d'une manière qui corresponde à l'analyse de rentabilisation globale, et cela permet de garder les gens responsables.

La gouvernance est également la façon dont le bureau de gestion de projet et les cadres supérieurs peuvent s'assurer qu'un programme est sur la bonne voie pour offrir des avantages. Il fournit également une voie officielle pour fermer des projets ou un programme entier s'il peut être démontré que ces avantages ne seront plus atteints.

La gouvernance est plus complexe dans un environnement de programme que dans un environnement de projet. Les conseils de projet et les groupes de pilotage ont normalement une composition de niveau exécutif. Cela est à prévoir car le résultat final d'un programme est normalement la transformation de l'entreprise.

La planification est plus difficile ...

Les gestionnaires de projet qui participent à un programme établissent généralement leurs plans de projet, puis une équipe de gestion de programme - sous votre direction en tant que gestionnaire de programme - se réunit et les plans sont intégrés.

C'est plus facile à dire qu'à faire. Cela nécessite d'identifier les dépendances entre les projets et les tâches du projet. Cela vous oblige à examiner les besoins en ressources pour l'ensemble du programme et à jongler avec les activités en fonction de la disponibilité des personnes clés.

Une fois votre plan de programme intégré établi, vous pouvez le suivre dans un diagramme de Gantt ou un autre outil logiciel. Au fur et à mesure que vos chefs de projet suivent leurs projets en temps réel, vous devrez apporter des modifications au plan du programme, en informant tout le monde des changements et en expliquant ce que cela signifie pour leurs domaines de travail.

... mais vous n'avez pas à planifier chaque ligne

En tant que gestionnaire de programme, vous comptez sur vos gestionnaires de projet pour faire la planification détaillée. Il n'est pas pratique ou souhaitable pour vous de suivre un programme avec des milliers de tâches.

Vous avez besoin d'une vue d'ensemble de haut niveau des projets avec suffisamment de détails pour vous montrer si quelque chose va avoir un impact au niveau du programme.

Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser des applications logicielles dédiées. Essayer de gérer votre programme de plusieurs millions de dollars sur une feuille de calcul de base serait trop difficile.

Vous devez déléguer

Même si vous êtes doué pour déléguer, être dans un rôle de gestion de programme signifie que vous devez aller encore mieux.

Les bonnes nouvelles sont que vous devriez avoir une équipe de gestionnaires de projet, et vous pourriez même avoir un bureau de gestion de programme dédié pour soutenir votre changement transformateur.

Il y a beaucoup de travail à faire sur un programme, et le mettre en place pour s'assurer que toutes les parties mobiles bougent ensemble au bon moment est un effort énorme. Vous ne pouvez pas le faire seul et vous ne devriez pas essayer. Calculez le temps dont vous avez besoin pour lancer le programme, puis assurez-vous d'avoir une équipe en place pour vous soutenir.

Si vous n'avez personne dans votre bureau de gestion de programme, demandez à quelqu'un d'être détaché auprès de l'équipe de gestion du programme. Il y a beaucoup à faire pour eux. Par exemple, quelqu'un dans un rôle de coordination de projet serait parfaitement placé pour assurer la coordination requise au niveau du programme, ce qui vous libérerait pour vous impliquer dans des tâches stratégiques.

N'ayez pas peur du conflit

Il y a beaucoup de liens avec les programmes. De projets avec des parties prenantes difficiles à des délais apparemment irréalisables, chaque jour va vous donner des opportunités de conflit. Faites attention aux choses qui perturbent la performance du projet et soyez prêt à intervenir lorsque cela est nécessaire pour éviter une situation de conflit avant qu'elle ne commence.

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