Sélection du système de suivi des candidats

Sélectionnez l'équipe de sélection du système de suivi des candidats et les exigences

Trouver le bon système de suivi des candidats qui répond à tous les besoins de votre organisation peut être une tâche écrasante. Cela peut être un défi même de savoir par où commencer lorsque l'on considère les systèmes de suivi des candidats et comment comparer chaque solution.

Vous trouverez ici des domaines importants à étudier, des questions à poser et des réponses à analyser lors du processus d'évaluation des systèmes de suivi des candidats. Cette information guidera votre entreprise dans la recherche du système de suivi des candidats approprié pour répondre à vos besoins.

Identifier les décideurs du système de suivi des demandeurs

Une entreprise doit s'organiser en interne avant de commencer tout processus d'évaluation des systèmes de suivi des candidats. Lors de la préparation de l'évaluation d'un système de suivi des candidats, il est essentiel de former une collaboration entre les parties prenantes et de donner à ces décideurs le temps de prendre une décision éclairée.

Votre comité de sélection devrait être prêt à évaluer les forces et les faiblesses de chaque fournisseur de système de suivi des demandes. Le comité de sélection devrait inclure ces membres.

• Cadre de sélection: Il s'agit généralement d'un vice-président principal (vice-président principal) ou d'un vice-président (vice-président) des ressources humaines qui peut donner aux autres membres du comité une orientation et une vision claires. La personne devrait également avoir la possibilité d'expliquer la sélection du fournisseur en termes de retour sur investissement (ROI) à ses homologues.
• Gestionnaire de sélection: Cette personne doit avoir une compréhension complète du processus d'embauche et des points faibles de l'entreprise afin de créer des tactiques de recherche et de sélection appropriées.

• Membre du comité: s'assurer que la voix des utilisateurs est représentée et qu'une adoption réussie de la solution choisie aura lieu.
• Contributeurs du comité: Ce sont des membres d'autres ministères qui apportent une contribution supplémentaire au processus de sélection du système de suivi des candidats. Ceux qui ont une expertise financière peuvent donner leur avis sur la stabilité financière des fournisseurs ou comparer le coût total de chaque système de suivi des demandeurs par rapport au budget du projet. Les contributeurs informatiques peuvent éduquer les membres du comité sur les capacités techniques des systèmes de suivi des fournisseurs et aider à comparer chaque solution à votre système actuel.
  
  Les membres du comité doivent être des personnes capables de reconnaître la valeur des outils technologiques, de l'optimisation des processus et du service à la clientèle en ce qui a trait à la vision de votre entreprise en matière de gestion des talents.

Documentez votre processus d'embauche actuel

Après avoir assemblé votre comité de sélection du système de suivi des candidats, votre première tâche consiste à créer un document qui suit le processus de réquisition des employés, votre processus d'embauche et le rôle du gestionnaire d'embauche, du recruteur et du candidat . Ensuite, votre comité devrait discuter des raisons pour lesquelles chaque étape est nécessaire et de ce qui se passerait si elle était éliminée.

Simplifiez votre processus d'embauche et assurez-vous que chaque étape apporte vraiment une valeur ajoutée et vous aide à produire des embauches de qualité. Cela permettra à votre comité de comparer les besoins de votre processus d'embauche avec les capacités de chaque système de suivi des candidats. Cette évaluation est une excellente occasion de se familiariser avec les meilleures pratiques d'embauche et d'examiner et d'optimiser votre processus d'embauche actuel.

Identifier les exigences pour votre système de suivi des candidats

Maintenant que vous avez clairement identifié le processus d'embauche de votre entreprise, votre comité est entièrement prêt à identifier les exigences de votre entreprise pour un système de suivi des candidats. Gardez à l'esprit que vous voulez avoir une réponse claire aux questions suivantes:

• Pourquoi achetez-vous ce système de suivi de demandeur?
• Votre processus d'embauche actuel correspond-il aux objectifs de votre entreprise?

Garder ces questions à l'esprit aidera votre comité à faire valoir ses arguments en faveur de l'achat d'une solution de suivi des demandeurs. Pour que le système de suivi des candidats vous choisisse d'avoir une connexion forte avec le ROI, votre comité doit créer des attentes claires de ce que vous voulez dans un système de suivi des candidats.

Votre système de suivi des candidats devrait établir une meilleure relation entre les recruteurs et les gestionnaires d'embauche, rationaliser votre processus de création et d'approbation des demandes et améliorer la qualité de vos recrutements. Votre système de suivi des candidats devrait rationaliser les efforts de recrutement des professionnels des ressources humaines grâce à l'automatisation, en créant un processus d'embauche plus efficace et plus rentable. C'est le moment idéal pour relever les défis RH communs, tels que:

• Un volume élevé de CV sans aucun moyen efficace d'accepter, de réviser et de gérer.

• Grand volume de possibilités d'emploi avec une communication interne lourde.
• Impossibilité d'accéder rapidement aux informations et de signaler toutes les statistiques de recrutement.
• Perdre des candidats qualifiés en raison du stockage hasardeux des CV.
• Duplication des efforts de recrutement entre les différentes succursales et divisions locales ou étrangères.
• Dépenses de maintenance et de support informatiques excessives avec la technologie locale.
• Suivi inefficace des données de conformité EEO-OFCCP.
• Lutter pour obtenir l'attention appropriée de la part de l'informatique pour les mises à niveau et les améliorations technologiques.

De plus, profitez de cette occasion pour considérer la valeur des améliorations apportées par les nouveaux processus et technologies tels que:

• évitant d'utiliser différents modules,
• améliorer la communication, et
• aborder les problèmes mondiaux.

Pour garder cela gérable, vous devez identifier les «must have» essentiels afin d'éliminer les vendeurs non qualifiés. Par exemple, en tant que facteur fondamental, votre comité peut décider que vous ne considérerez que les fournisseurs qui fournissent une solution basée sur le Web plutôt qu'un système installé, car la solution hébergée élimine tout fardeau pour votre équipe informatique.

Identifier les exigences pour votre système de suivi des candidats

Identifier des objectifs commerciaux clairs reliera vos priorités à vos besoins. Il est impératif que votre comité reste concentré sur ses exigences initiales du système. Le comité doit éviter de se laisser distraire par des éléments du système qui ne correspondent pas aux priorités de votre entreprise. Vous avez reconnu les objectifs commerciaux importants et les exigences clés à prendre en compte lors de la formation de vos propres objectifs.

Principales exigences à prendre en compte dans un système de suivi des demandeurs

• Efficacité des processus: la centralisation d'un processus peut améliorer diverses tâches, y compris, mais sans s'y limiter, les demandes d'emploi, le suivi, la gestion des programmes de référence et de transfert des employés.
• Permet aux candidats de postuler rapidement et facilement à votre organisation pour un salaire et une rémunération horaire sans passer par plusieurs pages de questions.
• Peut faciliter le recrutement à haut volume tout en restant rentable.
• Une solution hautement configurable et évolutive qui peut être configurée selon notre processus de gestion d'embauche unique et capable de s'adapter à l'évolution de nos besoins au fur et à mesure que notre organisation se développe ou que nos processus changent.
• Amélioration des capacités de création de rapports: de nombreuses entreprises doivent déterminer leurs dépenses totales pour les fournisseurs, l'approvisionnement et la comparaison des statistiques. La coordination par le biais d'une source unique permettra des rapports centralisés précis.
• Permet aux recruteurs de rechercher dans la base de données toutes les informations et les paramètres spécifiques.

• Inclut un centre de rapports qui permet aux utilisateurs de générer des rapports ad hoc et d'enregistrer des critères pour une utilisation future, ainsi que de générer des rapports standard, y compris le coût par embauche, le délai d'exécution, l'efficacité des sources, etc.

Construire l'identité et la notoriété de la marque

• Créer un lien entre un candidat et une expérience d'emploi positive créera une reconnaissance de la marque. Une marque forte peut générer une confiance qui stimulera le trafic des candidats et améliorera votre bassin de talents.

• Les pages Web du Centre des carrières de marque peuvent être accessibles sur le site Web de votre entreprise.
• Permet aux recruteurs d'afficher facilement des informations sur les carrières sur le site Web de la société.
• Fournir des capacités multilingues pour un support global.
• Conforme à l'EEO / AAP.
• La capacité de maintenir une mesure précise de ces informations restera en accord avec les règlements fédéraux et évitera toute action en justice contre l'organisation. Cela aidera également à établir la qualité du candidat.
• Capable de capturer, de suivre et de déclarer les données EEO volontaires, tout en restant en conformité avec les directives établies par l'EEO / OFCCP.
• Capable de présélectionner les candidats avec des questions d'élimination afin d'indiquer ceux qui répondent aux qualifications de base pour le poste.
• Communications améliorées.
• Établit un environnement qui informe, unit tous les utilisateurs et rationalise les opérations de l'organisation.
• Comprend un centre de communication pour faciliter la communication entre les recruteurs, les gestionnaires d'embauche et les candidats. Permet également aux utilisateurs de planifier des rendez-vous, de laisser des notes et d'interviewer des commentaires, d'envoyer des messages de masse et de répondre automatiquement aux candidats dès la réception du CV.

Soutien à la clientèle pour le système de suivi des demandeurs

• L'adoption complète par l'utilisateur dépend du niveau de support client fourni par le fournisseur pendant et après la mise en œuvre.

• Une équipe de support facilement disponible, dédiée à gérer les problèmes de l'entreprise et des utilisateurs tout en utilisant les meilleures pratiques de l'industrie.
• Le plus haut niveau de soutien disponible sans frais pour votre entreprise.

Évaluation des fournisseurs de systèmes de suivi des candidats

Il est recommandé de demander une demande de propositions (DP) auprès de fournisseurs potentiels que votre comité a décidé d'examiner. Ceci est votre opportunité d'obtenir des éclaircissements sur n'importe quel sujet pour aider votre comité à déterminer si le logiciel de suivi des candidats peut faire le travail requis. Votre comité devrait considérer les questions majeures suivantes pour concevoir une DP efficace:

• Le système soutient-il les principales préoccupations de votre comité? Cela rejoint la partie précédente du processus d'évaluation. Vous devez connaître complètement votre processus avant de pouvoir déterminer les fonctions dont vous avez besoin. Votre comité ne peut être distrait par des solutions qui pourraient offrir des fonctions qui ne sont pas votre priorité principale. Même si elles peuvent sembler attrayantes, de nombreuses fonctionnalités et fonctionnalités flashy ne créeront aucune valeur pour votre organisation si elles ne seront pas adoptées par vos utilisateurs.

• Le fournisseur a-t-il installé le système dans une autre organisation de taille similaire?
• Votre comité devrait avoir accès à des références qui peuvent vous donner un aperçu sur des questions telles que la satisfaction et le suivi de la clientèle, le processus de mise en œuvre et les frais cachés. Rappelez-vous, les fonctionnalités n'ont aucune valeur sans une forte adoption par l'utilisateur.
• Qu'est-ce que le processus de mise en œuvre implique? Avoir un taux d'adoption réussi commence par la bonne mise en œuvre. Vous voulez être sûr que votre fournisseur choisi ne laisse pas vos utilisateurs sans une formation adéquate et un soutien continu. La mise en œuvre devrait être centrée sur le processus de recrutement de votre organisation, et non apprendre à s'adapter à leur système.
  
  Vous ne devriez jamais avoir le sentiment que votre programme d'implémentation vous laissera perdu et incertain des capacités du fournisseur. Au cours du processus d'évaluation, votre comité devrait avoir l'impression que, selon les priorités et les objectifs opérationnels de votre ministère, votre mise en œuvre créera une base solide pour un long partenariat avec votre fournisseur de système de suivi des demandes. Rappelez-vous que l'adoption par les utilisateurs du système de suivi des candidatures générera un meilleur retour sur investissement.

En savoir plus sur l'évaluation des fournisseurs de systèmes de suivi des candidats

• Quelle est la vision et la stratégie de croissance du fournisseur? Le fournisseur doit faire preuve de leadership et de prévoyance en tant que leader du marché. Afin de présenter une solution complète, le fournisseur doit prendre en considération vos besoins spécifiques et se préparer au changement et à la croissance dans le futur.
• Déterminer si cette solution contribue à votre plan d'affaires global? En fin de compte, le responsable de la sélection devra probablement afficher un retour sur investissement attendu afin de justifier la solution.
  
  Le responsable de la sélection doit chercher des économies sur des sujets tels que la publicité de recrutement, la valeur pour les employés de l'utilisation des entreprises de recherche et l'optimisation des processus fournis par le fournisseur. L'entreprise devrait également économiser sur la rétention des employés et la qualité des candidats. Il peut être écrasant de créer un document détaillé de demandes de renseignements qui englobera tous les sujets nécessaires pour évaluer un système de suivi des demandeurs.

• Au-delà des caractéristiques et des fonctions, votre comité devrait être sûr de discuter de la capacité du fournisseur à servir de partenaire à long terme pour votre organisation. À mesure que votre comité mène son processus d'évaluation des fournisseurs, vous devez vous assurer de tenir compte de facteurs tels que:
• Stabilité financière: Faire preuve de diligence raisonnable sur les états financiers de tous les fournisseurs éventuels à l'étude. Vous constaterez que c'est un sujet parfait à travers lequel votre collaborateur du comité financier peut vous guider.
• Qualités des partenaires stratégiques: Pour offrir une solution complète, certains fournisseurs s'associent à d'autres sociétés de services afin d'offrir à leurs clients une gamme de services plus complète. Votre comité devrait être au courant des partenariats qui sont impliqués avec les fournisseurs concurrents. L'information peut fournir un aperçu du partenariat possible entre votre entreprise et le fournisseur.
• Capacités de recrutement: Indépendamment de la taille de votre entreprise, vous devez vous assurer que le fournisseur peut prendre en charge le cycle de vie complet des employés, du suivi des candidats, de l'intégration, de la planification de la relève à l'intégration. Cela empêchera votre entreprise de se développer à partir de sa solution, ce qui entraînera probablement une aggravation, une nouvelle évaluation et des frais d'implémentation coûteux.

• Développement de produits futurs: Assurez-vous que le fournisseur communique une solide compréhension des défis auxquels fait face le recrutement maintenant et dans le futur. Le fournisseur que vous choisissez doit être à la pointe de la technologie et des nouvelles de l'industrie afin de s'adapter à vos besoins changeants et de s'assurer que les configurations de la solution sont utilisées à leur plein potentiel.

• Intégration avec SIRH: Bien que vous souhaitiez que votre collaborateur du comité de TI fournisse des commentaires à ce sujet, il ne devrait pas inciter votre comité à utiliser un système de suivi des demandes qui ne desservira pas adéquatement le ministère dans son ensemble. N'importe quel fournisseur mérite d'être considéré devrait fournir la capacité de déplacer des informations clés de son système dans votre système HRIS avec un minimum de difficulté.

Résumé de la sélection des fournisseurs pour les systèmes de suivi des candidats

Le calendrier d'un processus de sélection d'un fournisseur pour un système de suivi des candidats peut varier d'un mois à six ou plus à compléter. Voici un calendrier suggéré qui permettra à votre comité de prévoir un échéancier pour le processus de sélection des fournisseurs pour un système de suivi des demandeurs.

Veuillez noter que ceci est susceptible d'être modifié en fonction d'une date de mise en œuvre préférée.

Calendrier pour la sélection de votre fournisseur pour les systèmes de suivi des candidats

• Former un comité de sélection - 1 semaine
• Identifier les besoins de l'entreprise - 1-2 semaines

Évaluer objectivement les fournisseurs par rapport aux besoins identifiés de l'entreprise avec le processus suivant:

1. Créer une longue liste de fournisseurs possibles - 1 semaine
2. Demander des demandes de propositions pour clarifier un sujet ou une préoccupation - 4 semaines
3. Créez une liste en utilisant vos critères d'évaluation clés - 1-2 semaines

1. Finaliser un fournisseur - 3-6 semaines
2. Démontrer divers systèmes - le plus tôt possible
3. Présentations de vente - dès que possible
4. Visites de sites - au besoin

Gardez à l'esprit que l'objectif principal d'un système de suivi des candidats est de responsabiliser vos utilisateurs. Les membres du comité devraient être en mesure de reconnaître et de valoriser les outils technologiques, l'optimisation des processus, la vision de l'entreprise et le soutien à la clientèle afin de réduire stratégiquement les fournisseurs à une liste restreinte de possibilités réelles.

Il est probable que votre liste restreinte ne comporte pas beaucoup de différences fonctionnelles distinctives; il est donc important de garder à l'esprit les éléments les moins tangibles de ce fournisseur.

Votre comité devrait se tourner vers des sources d'information telles que le site Web du fournisseur, les groupes de discussion, les portails de ressources humaines et les salons professionnels. Connectez-vous avec des collègues d'autres entreprises dont la taille, les besoins et l'industrie sont similaires afin d'apprendre de leurs expériences.

Le partenariat avec un fournisseur axé sur le service qui correspond le mieux à la vision et aux objectifs futurs de votre organisation s'avérera précieux pour tous les acteurs clés de l'évaluation, de la sélection et de la mise en œuvre de votre système de suivi.

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