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Comment gérer les téléphones de travail occupés et gérer le volume d'appels élevé

Conseils pour aider les femmes propriétaires d'entreprise à travailler plus efficacement à la maison

Votre téléphone d'affaires sonne-t-il? Si les appels sont liés à votre activité et vous aident à générer des revenus, cela peut indiquer que votre entreprise connaît une croissance plus rapide que celle que vous pouvez gérer seule. Mais de nombreuses petites entreprises publient désormais des informations téléphoniques sur des sites Web et des blogs et finissent par être inondées de nombreux appels qui ne sont qu'une perte de temps.

Gérer une entreprise prospère nécessite d'utiliser le téléphone pour rester en contact avec vos clients, clients et autres contacts commerciaux importants. Si vous vous retrouvez au téléphone toute la journée et que vous ne parvenez pas à accomplir d'autres tâches importantes, voici quelques conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps de communication.

Astuce de gestion du temps: vous travaillez pour vous - mais c'est encore un travail!

Si vous travailliez à l'extérieur de la maison, votre employeur restreindrait ou interdirait probablement les appels téléphoniques personnels à l'heure de l'entreprise. Lorsque vous travaillez à domicile, vos heures de travail doivent être autant que possible dédiées aux appels professionnels.

Être votre propre patron ne devrait pas être considéré comme une licence pour établir de bas niveaux de travail pour vous-même. Vous devez traiter le travail indépendant comme un travail avec de vraies responsabilités et établir les règles de base nécessaires à votre réussite.

Des conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps passé sur les appels téléphoniques comprennent:

  • Planification des appels personnels, pas des appels professionnels: utilisez les heures de travail pour passer et prendre des appels professionnels. Faire des appels personnels pour les rendez-vous sur votre "heure du déjeuner" ou le plus tôt possible dans la journée.
  • Évitez les appels sociaux pendant les heures de travail: Puisque vous devez appeler la plupart de vos contacts professionnels pendant les heures d'ouverture «normales», laissez votre famille et vos amis attendre de vos nouvelles jusqu'au week-end ou après les heures d'ouverture. Vous serez moins stressé et plus concentré sur qui vous parlez que le prochain appel que vous avez à faire.
  • Organisez-vous: Ne notez jamais les notes d'appel téléphonique sur des bouts de papier! Acheter un bloc-notes de téléphone où vous pouvez enregistrer les appels et conserver vos notes en un seul endroit. Les coussins de style carnet avec des copies carbone sont les meilleurs. Ils contiennent des centaines de messages en un seul endroit et vous pouvez déchirer des pages et avoir toujours une copie carbone dans le livre.
  • Ne répondez pas à chaque appel que vous recevez : La messagerie vocale n'est pas l'un des sept péchés capitaux. Il n'y a rien de mal à laisser les appels aller à la messagerie vocale si vous êtes submergé. Vous pouvez prendre des messages après les heures où les choses sont moins agitées.

    Tirez parti des fonctionnalités et des périphériques de gestion des appels high-tech

    • Utiliser l'identification de l'appelant - un must pour les propriétaires de petites entreprises : Si vous savez qui vous appelle, il est plus facile de décider si vous avez le temps ou non de prendre l'appel. C'est un excellent moyen de filtrer les appels personnels, les appels de télémarketing et même les appels auxquels vous ne voulez pas parler.
    • Inscrivez votre maison, votre entreprise et vos téléphones cellulaires au Registre national de numéros de télécommunication exclus: arrêtez les interruptions non désirées chez les télévendeurs. Même si vous avez un numéro non répertorié, à moins que vous ne vous enregistrez avec la liste Ne pas appeler, les avocats du téléphone peuvent toujours vous appeler légalement.
    • Bloquer les appels téléphoniques indésirables: utilisez les services et les appareils de rejet d'appels anonymes pour empêcher les appelants ayant leurs propres informations bloquées de vous appeler. La plupart des appels entrants bloqués proviennent de personnes avec qui vous ne souhaitez pas parler - comme les télévendeurs!
    • Bloquer vos propres informations d'identification de l'appelant: L' utilisation d'une fonction de blocage d'identification de l'appelant sur les téléphones professionnels est légale à moins que vous ne sollicitiez ou ne télémarketing votre entreprise. Bloquer vos propres informations d'identification de l'appelant peut aider à garder vos informations de contact hors des listes de télémarketing. Ceci est particulièrement important si vous effectuez des appels fréquents pour obtenir des devis, collecter des informations sur les prix ou effectuer des achats par téléphone.

      Conseils juridiques par téléphone pour les femmes et autres propriétaires de petites entreprises

      • Le blocage des appels est-il légal pour les entreprises?
      • Lois sur les téléphones cellulaires

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