L'achèvement du formulaire I-9 pour chaque employé est une affaire sérieuse - Sérieusement
Le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, est le formulaire exigé par le Department of Homeland Security - Services américains de citoyenneté et d'immigration (USCIS) pour documenter l'admissibilité à un emploi aux États-Unis. En tant qu'employeur, vous devez remplir un formulaire I-9 pour chaque employé que vous embauchez.
Tous les employés, citoyens et non-citoyens, embauchés après le 6 novembre 1986, doivent remplir la section 1 du formulaire I-9 au moment de l'embauche. L'employeur est responsable de s'assurer que la section 1 du formulaire I-9 est en temps opportun et correctement remplie par l'employé.
L'employeur doit vérifier la vérification de l'emploi et s'assurer que les sections 2 et 3 du formulaire I-9 sont correctement remplies. Les employeurs doivent remplir la section 2 du formulaire I-9 en examinant les preuves de première main (documents originaux, non expirés) d'identité et d'admissibilité à l'emploi dans les trois (3) jours ouvrables suivant le début de l'emploi.
L'employé doit être physiquement présent et ses documents originaux doivent être examinés en personne. L'employé qui examine les documents originaux doit signer la section 2 de l'I-9.
Le formulaire vérifie que vous avez vérifié deux formes d'identification approuvées qui prouvent que l'employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis.
Les employeurs ou leur représentant autorisé doivent remplir la section 3 lorsqu'ils revérifient qu'un employé est admissible à travailler aux États-Unis. Lors de la réembauche d'un employé dans les trois ans suivant la date à laquelle le formulaire I-9 a été rempli à l'origine, les employeurs ont la possibilité de remplir un nouveau formulaire I-9 ou de remplir la section 3.
Périodiquement, vous devez vérifier les formulaires I-9 pour vous assurer que vous avez un formulaire rempli pour chaque employé. Vous devez vérifier la véracité et l'exhaustivité et conserver les preuves de l'audit et de toute formation reçue par les membres du personnel qui remplissent ou stockent les I-9.
Emplacement des formulaires I-9 remplis
Vous voudrez conserver tous les I-9 des employés, ainsi que la documentation qui les accompagne, dans un fichier personnel distinct pour ces raisons.
Le gouvernement peut inspecter ces formulaires. Si les employés du gouvernement inspectent vos formulaires I-9, vous ne voulez pas leur permettre d'accéder aux fichiers personnels de vos employés et aux informations confidentielles qu'ils contiennent.
Donc, dans l'intérêt de la confidentialité des employés et de l'accès restreint, vous voulez isoler vos employés I-9 dans un dossier qui est spécifiquement dédié au stockage I-9.
Cela protège la vie privée de vos employés et évite à l'employeur de devoir répondre à d'autres questions soulevées par le contenu du dossier du personnel. Vous pourriez involontairement ouvrir votre entreprise à une enquête accrue par les employés d'USCIS. Evite ça.
Enquête actuelle sur le fichier I-9
Selon l'ICE (Immigration and Customs Enforcement) des États-Unis, le gouvernement peut inspecter vos I-9: «Le processus d'inspection administrative est initié par la signification d'un avis d'inspection lorsqu'un employeur contraint la production des formulaires I-9.
"Selon la loi, les employeurs disposent d'au moins trois jours ouvrables pour produire les formulaires I-9. Souvent, ICE demandera à l'employeur de fournir des pièces justificatives, qui peuvent inclure une copie de la liste de paie, des statuts, et les licences commerciales. "
La tendance actuelle est que ICE augmente ses efforts d'application. Les employeurs ont de plus en plus fait face à des accusations criminelles contre les gestionnaires, les propriétaires et les membres du personnel des RH pour avoir omis de remplir et de conserver correctement les formulaires I-9 pour chaque employé. Les entreprises ont de plus en plus reçu des amendes importantes et ont été exclues.
Les employeurs doivent prendre les formulaires I-9 au sérieux. Sérieusement. Faut-il en dire plus?
Voir un formulaire I-9 actuel et compléter les instructions pour sa mise en œuvre à la Department of Homeland Security - US Citoyenneté et Immigration Services (USCIS).
Aussi connu comme: dossiers d'employés, dossiers d'employés, dossiers de ressources humaines, documentation