Les gestionnaires de bureau prennent la responsabilité de s'assurer que tout le bureau ou le complexe de bureaux fonctionne bien. Cela pourrait inclure des tâches telles que la gestion et la supervision d'un ou plusieurs assistants administratifs. Les directeurs de bureau n'ont généralement pas besoin d'une formation spécialisée, mais ils ont besoin de beaucoup d'expérience pertinente et d'ensembles de compétences bien développés dans des rôles administratifs et de gestion.
Si vous désirez ce type de travail, vous pouvez améliorer considérablement vos chances d'être embauché en sachant quelles compétences et quelles expériences mettre en évidence au cours du processus de demande et d'entrevue.
Comment utiliser les listes de compétences
Regardez la liste suivante des compétences recherchées. Vous pouvez constater que vous en possédez plus que vous ne le pensiez. Utilisez les noms de vos compétences pertinentes comme des mots-clés dans votre CV et lettre de motivation, de sorte que le superviseur d'embauche peut voir clairement que vous avez ce qu'ils recherchent.
Lisez attentivement la description de poste pour connaître le taux de compétences le plus important pour votre employeur éventuel. Faites des recherches sur l'entreprise afin de comprendre l'entreprise et toute expérience ou connaissance supplémentaire que vous avez à offrir.
Lorsque vous vous préparez à votre entrevue, présentez au moins un exemple spécifique d'un moment où vous avez démontré chacune des compétences que vous prévoyez discuter. Ne vous attendez pas à ce que l'employeur éventuel prenne votre parole seul concernant votre expérience.
Important Gestionnaire de bureau
Pas tous les postes de gestionnaire de bureau exigent exactement les mêmes compétences. Cela dépend en grande partie du nombre d'assistants de bureau que vous devez superviser, du nombre de personnes qui utilisent le bureau que vous allez gérer et des types de logiciels et autres systèmes que votre employeur utilise.
Certaines compétences existent que pratiquement tous les gestionnaires de bureau efficaces ont et ne peuvent pas faire sans. Vous pouvez également consulter les listes de compétences répertoriées par métier et types de compétences.
Compétences administratives
En tant que gestionnaire de bureau, vous serez responsable d'effectuer plusieurs tâches administratives. Cela comprend l'embauche et le congédiement d'employés, l'évaluation du rendement, la formation de nouveaux employés et la supervision d'autres employés.
L'approbation des demandes officielles, la conduite des opérations commerciales générales et le maintien de la paperasserie et des dossiers personnels peuvent également relever de votre juridiction.
Vous devrez également planifier, prendre en charge le traitement du courrier, planifier et assister aux réunions. Vous pouvez être appelé à pratiquer la résolution de conflits, déléguer le travail et être aussi un décideur politique et décisionnel.
Compétences analytiques
Une partie de votre travail consistera à trouver des façons de mieux faire votre travail. Si vous pouvez identifier les inefficacités dans la façon dont votre bureau fonctionne et fournir des solutions, vous pourriez économiser beaucoup d'argent à votre employeur et épargner à vos collègues beaucoup d'aggravation.
Une grande gestionnaire de bureau se demandera continuellement, en ce qui concerne tous les processus, pratiques et procédures, "cela a-t-il un sens? Est-ce le meilleur que nous pouvons faire? »Voici une liste de compétences analytiques que vous pouvez inclure dans votre CV.
Attention au détail
En tant que gestionnaire de bureau, la responsabilité s'arrête avec vous. Vous serez responsable de la commande des fournitures de bureau correctes en temps opportun, du maintien des dossiers de manière précise et organisée, et du suivi des besoins et des problèmes de tous les autres membres du bureau. Si vous faites bien votre travail, le bureau semblera fonctionner lui-même. Si vous avez des détails erronés, d'autres personnes pourraient être incapables de faire leur travail.
Compétences en communication
Comme les assistants de bureau, vous serez souvent l'un des premiers visiteurs à voir, et vous serez parfois le seul à voir si l'un des professionnels travaillant dans votre bureau se trouve à l'extérieur. Vous devez agir en tant que réceptionniste efficace tout en effectuant simultanément vos autres tâches.
Vous pouvez également être le principal point de contact entre les différentes personnes qui utilisent le bureau et éventuellement entre votre bureau et d'autres au sein de la même organisation. Vous devrez peut-être pratiquer la résolution des conflits et déléguer le travail. Tout cela ajoute beaucoup de communication, à la fois écrite et verbale, qui doivent être précises, efficaces, amicales et professionnelles en tout temps.
Compétences informatiques
Il est important que les gestionnaires de bureau possèdent un large éventail de compétences en informatique. Les détails dépendront de votre employeur mais impliquent généralement la saisie de données, des tableurs et des tâches informatiques générales.
La gestion des bureaux peut impliquer énormément de responsabilités. Les gestionnaires de bureau travaillent généralement au sommet d'une organisation, avec leurs mains dans tous les aspects de l'entreprise. Si ce rôle central vous intéresse, passez en revue la liste des compétences pour voir si cela pourrait être une carrière pour vous.
Les questions financières
Vos responsabilités peuvent inclure la comptabilité, la facturation, la budgétisation et la comptabilité. Vous pouvez également être tenu de gérer les feuilles de paie, la petite caisse et les entrées QuickBooks. Les rapports trimestriels et semestriels peuvent également entrer dans votre domaine de compétence. À tout le moins, si votre bureau gère l'argent, vous aurez la responsabilité ultime de vous assurer qu'il est bien géré.
Compétences en leadership
En tant que superviseur de ce qui peut être un groupe important d'assistants de bureau, vous devez garder tout le monde motivé et coordonné. Vous devrez faire du travail d'équipe. Votre travail consistera à établir une norme pour le travail de tous les autres et à s'assurer que ces normes sont respectées. Diriger signifie souvent aider les autres à progresser dans leur carrière, et aider les gens à se lancer et à communiquer entre eux.
Compétences sociales
Les compétences interpersonnelles jouent un rôle important en tant que gestionnaire de bureau. Vous devrez adopter une attitude positive, accueillir les visiteurs et travailler en équipe.
Points forts
Les gestionnaires de bureau ont tendance à avoir un ensemble de compétences variées qui les aide à faire leur travail efficacement. Cela inclut le fait de prêter attention aux détails, d'être généralement flexible sur les tâches que vous aurez à effectuer et d'être fiable. Les gestionnaires de bureau doivent également être des réseauteurs, des penseurs logiques, des multitâches et des résolveurs de problèmes. La gestion du temps et l'organisation devraient être une seconde nature pour les personnes qui servent dans ce rôle.