Gérer les employés correctement et ils ne perdront pas de temps au travail
La chose la plus simple que tout gestionnaire peut faire est de blâmer leurs employés pour perdre du temps au travail grâce à une mauvaise gestion du temps qui se traduit par des bordereaux de qualité et des délais manqués. Cela se traduit par un service client médiocre, des relations internes tendues et, en fin de compte, une perte d'activité.
Si rien n'est fait, cela devient un cauchemar pour le directeur des ressources humaines d'une entreprise qui est débordé par des problèmes de performance et de discipline, un chiffre d'affaires supérieur à la normale et un recrutement continu pour combler les postes vacants. C'est comme être sur un manège qui ne s'arrête jamais.
Où le temps s'en va-t'il?
Dans des enquêtes consécutives menées par Salary.com en 2012 et 2013, à propos de Wasting Time at Work, les éléments suivants ont été découverts:
- 64% (en 2012) à 70% (en 2013) des répondants ont admis avoir perdu du temps au travail quotidiennement. Le temps perdu variait de 30 minutes à plusieurs heures chaque jour.
- Les principales activités de perte de temps étaient les suivantes: 43% des conversations avec des collègues, 34% des activités en ligne et 4% des appels textuels et personnels.
- Les raisons les plus significatives données par les travailleurs pour expliquer pourquoi ils perdaient leur temps étaient: 35% n'étaient pas assez contestés, 32% estimaient qu'il n'y avait pas d'incitation à travailler plus fort, 30% ne recevaient aucune satisfaction de ce qu'ils font et 23% s'ennuyaient carrément .
Parfois pourquoi les employés perdent du temps est évident
Dans les enquêtes de 2012 et de 2013, les employés ont indiqué que trop de réunions constituaient la plus grande perte de temps dans leur milieu de travail. D'autres réponses intéressantes à la question du sondage, «Quelle est la plus grande distraction dans votre lieu de travail?» Étaient:
- Collègues inefficaces: 17%
- Autres collègues: 17%
- Politique de bureau: 13%
- Travail occupé: 13%
- Autre: 11%
- Et enfin, mon patron: 8%
Blâmer vos employés peut être le moyen le plus facile d'expliquer le gaspillage de temps. Mais, vous devez vous demander, que faites-vous (ou ne faites-vous pas) qui les autorise ou les encourage à perdre du temps? Les réponses et les solutions peuvent exister juste sous votre nez. Voici 5 possibilités.
Minimiser le gaspillage de temps commence avec le leadership
Un leader efficace est seulement aussi bon que l'équipe qu'ils développent (former correctement) et diriger (définir les attentes et les objectifs). Si le leader n'est pas efficace, l'équipe ne sera pas performante sur une base régulière.
Si le leader ne fixe pas les attentes de l'équipe, l'équipe établira la sienne et fera ce qu'elle veut, y compris en gaspillant autant de temps que possible.
La plupart des gens ne feront que ce qu'on leur demande de faire. Si on ne leur demande pas de faire quelque chose de précis ou si les instructions sont trop vagues ou trop vagues, il n'est pas surprenant qu'ils perdent du temps et ne parviennent pas à atteindre un niveau de productivité satisfaisant.
Il n'est pas étonnant que lorsqu'on les interroge sur la raison pour laquelle ils perdent du temps, ils donnent des réponses comme «pas assez défié», «pas d'incitation à travailler plus fort» ou «manque de satisfaction au travail». membres de l'équipe. Lorsque le leader fait un mauvais travail de direction, l'équipe décide ce qu'elle va faire et quand elle a envie de le faire.
Au début: Partir du temps gaspiller au travail
La solution au défi du temps perdu commence au moment de l'embauche. Si un dirigeant n'a pas une vision claire de l'endroit où il veut prendre son organisation à l'avenir, alors il ne peut pas embaucher les bonnes personnes.
Pourquoi? Parce qu'il ne connaît pas la personne idéale, il devrait embaucher en termes de compétences, de capacités et d'adéquation culturelle nécessaires pour faire de la vision une réalité.
Donc, sans la vision, le leader augmente les chances d'embaucher les mauvaises personnes - ceux qui ont tendance à perdre du temps ou à ne donner que le strict minimum en termes de performance. Les dirigeants doivent avoir une vision claire et spécifique, avec une description définitive des emplois nécessaires et le type de personnes pour remplir ces emplois pour avoir une équipe productive.
Les membres de l'équipe ont besoin d'attentes claires
Une fois que les employés sont embauchés, assurez-vous que chacun des membres de votre équipe sait exactement ce qu'ils sont censés faire et comment et quand ils sont censés le faire. Plus important encore, chaque membre de l'équipe doit comprendre pourquoi ils font ce qu'ils font. Ils ont besoin de savoir comment ils s'intègrent dans la vision que vous créez.
Quand les gens voient comment ce qu'ils font contribue à l'effort total, il leur est plus facile de se rallier à la cause et de voir leur but. Les équipes qui ont un but, et perçoivent leur contribution à l'objectif, ont tendance à ne pas se laisser distraire et à perdre du temps au travail.
Définir, communiquer et mesurer les attentes en matière de performances
Le leader doit savoir comment définir et communiquer des attentes de performance réalistes pour ce qui doit être fait. Une fois défini et communiqué, le leader doit suivre et tenir l'équipe responsable de répondre à ces attentes.
Les attentes vous permettent de mesurer les résultats. Si vous ne pouvez pas mesurer les résultats, vous ne pouvez pas gérer le processus pour atteindre les résultats souhaités. En l'absence d'attentes ou d'efforts pour tenir les gens responsables de les rencontrer, l'équipe établira ses propres attentes et ne rencontrera que celles qu'elle s'est fixées.
Si les employés savent que leur performance est mesurée de façon objective, cohérente et constructive, ils sont moins susceptibles de se perdre et de perdre du temps.
Il ne s'agit jamais de la gestion du temps
Comme je l'ai mentionné au tout début, la solution pour combattre les employés qui gaspillent du temps au travail commence avec vous, le leader, et les attentes et les responsabilités que vous établissez. Soyons clairs, la solution n'a rien à voir avec la gestion du temps car on ne peut pas gérer le temps - ça continue à avancer.
Ce que vous pouvez gérer, c'est vous, et comment vous utilisez le temps disponible que vous avez au travail. Je l'appelle votre gestion. Passez le temps d'enseigner à votre équipe votre gestion en conjonction avec tout ce qui est discuté ici, puis reculez et laissez-les faire ce dont ils ont besoin et ce qu'ils veulent faire.